Approches et stratégie à l’ère du Covid-19

L’année 2020 marque le 25e anniversaire de mon arrivée à LRS. Et quelle année ! Personne n’aurait pu prédire combien le monde, l’économie et nos vies allaient changer… ni la vitesse à laquelle ces changements sont arrivés. En vingt-cinq ans, j’ai connu la soi-disant mort de l’ordinateur central (petit indice : il s’avère que ce n’est pas tout à fait vrai), l’ascension de l’informatique décentralisée, la renaissance de l’informatique centralisée (connue aujourd’hui sous le nom d’architecture client léger ou VDI), et la quête de l’insaisissable bureau sans papier. Mais jamais je n’aurais pensé assister aux dégâts qu’une pandémie peut causer au monde de l’informatique, aux documents et à notre mode de vie.

Le Covid-19 frappe, les entreprises ripostent

Après le choc, nos clients ont très vite adapté leur entreprise et leurs activités à cette nouvelle réalité. J’ai ma petite idée quant à la rapidité de leur réaction, mais j’en parlerai dans un prochain article. J’aimerais tout d’abord partager quelques exemples concrets dans l’espoir que cela vous donne quelques idées utiles pour votre propre entreprise.
Afin de limiter la propagation du coronavirus, un grand nombre d’entreprises (dont LRS) ont ordonné à leurs salariés de passer en télétravail. Ce changement immédiat et drastique du lieu de travail a eu un impact sur notre manière de travailler, d’interagir avec nos collègues, et sur l’usage/l’impression/le partage des documents essentiels. Mais pour certaines entreprises, le télétravail n’est pas une option. Les hôpitaux ont bien évidemment besoin de personnel, et doivent rester ouverts au public. La nourriture doit être distribuée afin que nous puissions rester confinés chez nous. Les transports doivent continuer à fonctionner afin que les biens puissent arriver à destination.
Les documents jouent un rôle essentiel dans toutes ces industries, et les acteurs majeurs ont tous une infrastructure de gestion d’output robuste en place. Mais les documents papier sont considérés comme de potentiels vecteurs de la maladie. Une solution « Zero Touch » est mise en place. Voici comment certains clients de LRS se sont adaptés :

L’industrie alimentaire

Un producteur mondial de viandes et d’aliments transformés emploie des salariés en Amérique du Nord et dans le monde entier. Dans une journée normale, ils génèrent plus de 1 600 rapports papier qui sont imprimés à distance sur des appareils dans toute l’entreprise. Maintenant que la plupart de ces employés sont en télétravail, ils souhaitent transmettre ces documents par email à l’aide de l’extension VPS/Email de leur logiciel de gestion d’output de LRS. C’est grâce à l’approche modulaire et holistique de la solution de gestion d’output de LRS que l’entreprise a pu passer à l’envoi de documents par email aussi rapidement et facilement. Pas de changements d’applications nécessaires, pas de reformatage, pas de problème.

La vente en gros & la distribution

L’un des plus grands grossistes de produits frais et d’épicerie d’Amérique du Nord fournit à d’innombrables magasins de tout le pays les produits nécessaires aux citoyens pendant le confinement. Quand leurs clients, les principales enseignes de grande distribution, présentes sur quasiment tout le territoire américain, leur ont demandé d’éliminer les documents d’expédition, de facturation et autres, le grossiste a cherché à passer à l’envoi de documents par email et en PDF.

LRS travaille avec ce client pour passer du support papier au support électronique à l’aide de plusieurs produits d’extension LRS. Comme beaucoup de grandes entreprises dont les processus d’expédition sont au format papier, le client utilise des formulaires pré-imprimés avec des imprimantes haut volume et à haute vitesse. Les équipes de LRS collaborent avec le client afin de convertir ces documents papier au format électronique pour transmettre les documents en mode zero touch. Afin que ces documents soient accessibles en ligne plus longtemps, ainsi que pour assurer une meilleure continuité des opérations, l’entreprise a la possibilité de stocker et de visualiser ces documents avec la solution d’archivage de LRS compatible avec un navigateur PageCenterX.

Le transport ferroviaire & intermodal

Quand il faut déplacer de grandes quantités de biens en urgence, le transport ferroviaire et le transport intermodal par conteneurs jouent un rôle capital dans la société. Comme pour les entreprises mentionnées plus haut, une société de transport du Fortune 500 devait passer rapidement à un système de documents zero touch, pour la sécurité de ses employés comme pour celle de ses clients. Le transport ferroviaire est une industrie strictement réglementée qui génère énormément de documents. Afin de respecter les directives gouvernementales et de s’assurer que rien ne manque, aucun conteneur ne peut quitter la gare de triage ou la gare intermodale sans les documents nécessaires.

Encore une fois, cette entreprise dispose déjà d’un système de gestion d’output holistique conçu pour transmettre n’importe quel document, de n’importe quelle source, sous n’importe quelle forme, vers n’importe quelle destination papier ou électronique. Alors même si la conversion de manifestes d’expédition imprimés, de formulaires de matières dangereuses, etc. aura un impact considérable sur les processus de travail pour les travailleurs en première ligne, d’un point de vue de gestion d’output, ce n’est pas si compliqué que ça. Notre équipe technique estime qu’il faut entre cinq à sept jours pour déployer le logiciel, ce qui prend moins de temps que la configuration et la distribution des tablettes à tous les ingénieurs et les ouvriers des chantiers navals.

S’il y a bien une chose que j’ai appris ce mois-ci, c’est que les clients de LRS comptent parmi les plus entreprenants et les plus dévoués au monde. Ces qualités, combinées à la flexibilité de notre logiciel et à l’approche créative de résolution de problèmes de nos équipes techniques, sont impressionnantes. Il s’avère qu’une stratégie de gestion d’output solide facilite l’exécution de changements tactiques en un temps record.

Prenez soin de vous, lavez-vous les mains et continuez à nous parler de vos problèmes d’impression. Ensemble, nous sortirons de cette crise plus forts que jamais.