Tattica e strategia ai tempi del COVID-19

Il 2020 segna il mio 25° anno in LRS. E che anno! Nessuno avrebbe potuto prevedere quanto sarebbero cambiati il mondo, l’economia e le nostre vite... né quanto velocemente sarebbero avvenuti tali cambiamenti. In un quarto di secolo, ho visto la presunta morte del mainframe (ma pare che non sia vero), l’ascesa dell’informatica decentralizzata, la rinascita dell’informatica centralizzata (oggi nota come architettura thin-client o VDI) e l’eterna ricerca dell’ufficio senza carta. Ma mai e poi mai avrei pensato di assistere alle trasformazioni a livello di informatica, documenti e modo di vivere causate da questa pandemia.

Il COVID-19 allunga un diretto, le aziende lavorano ai fianchi

Dopo un primo shock iniziale, i nostri clienti si sono rapidamente messi al lavoro per adattare le organizzazioni e i flussi di lavoro alla nuova realtà. Mi vengono in mente alcune riflessioni, sul perché siano stati capaci di reagire così rapidamente, ma le riservo per un post successivo. In primo luogo, vorrei condividere alcuni esempi del mondo reale, nella speranza che possano ispirare idee utili nelle vostre organizzazioni.

Per limitare la diffusione del Coronavirus, molte aziende (compresa LRS) hanno incaricato i propri dipendenti di lavorare da casa. Questo immediato e drammatico cambiamento di ambiente ha influito sul nostro modo di lavorare e interagire con i colleghi, ma anche sull’utilizzo, la stampa e la condivisione di documenti critici. Per alcune organizzazioni, però, lavorare da casa non è un’opzione percorribile. Gli ospedali devono ovviamente essere aperti al pubblico e dotati di personale. I generi alimentari devono essere distribuiti così da consentire agli altri di rimanere a casa. Le reti logistiche devono rimanere vitali in modo che sia possibile spedire ovunque le merci necessarie.

In tutti questi settori, i documenti svolgono un ruolo fondamentale e i principali attori dispongono di una solida infrastruttura per la gestione dell’output. Tuttavia, alcuni considerano i documenti fisici come potenziali vettori di malattia. Quello che serve è una soluzione “zero-touch”. Vediamo le soluzioni adottate da alcuni clienti di LRS:

Produzione alimentare

Un produttore di carni e alimenti lavorati di livello globale ha lavoratori nel Nord America e nel mondo. Nell’arco della giornata tipo, l’azienda genera oltre 1600 rapporti cartacei, che vengono stampati su stampanti remote in tutta l’organizzazione. Poiché la maggior parte dei dipendenti ora lavora da casa, si cerca di convertire la consegna di questi documenti al formato e-mail, utilizzando l’estensione VPS/Email al loro attuale software LRS per la gestione dell’output. La velocità e la facilità con cui l’organizzazione è passata alla consegna dei documenti via e-mail sono il risultato dell’approccio modulare e olistico della soluzione di gestione dell’output di LRS. Nessuna modifica di applicazione, nessuna riformattazione, nessun problema.

Commercio all’ingrosso e distribuzione di generi alimentari

Uno dei maggiori grossisti di prodotti e generi alimentari del Nord America fornisce a innumerevoli negozi di generi alimentari, in tutta la nazione, i prodotti necessari per sostenere i cittadini in quarantena. Quando i clienti (principali catene di supermercati in gran parte degli Stati Uniti) hanno chiesto di eliminare i documenti stampati relativi a spedizione, fatturazione e altro, il grossista ha avuto la necessità di consegnarli in formato PDF e via e-mail.

LRS collabora con loro per passare dai flussi di lavoro basati su documenti cartacei a quelli elettronici, mediante l’uso di vari prodotti di estensione di LRS. Come molte grandi organizzazioni con processi di spedizione basati su carta, il cliente utilizza moduli prestampati su stampanti ad alta velocità e a produttività elevata. I team dei servizi LRS lavorano con il cliente per convertire i moduli cartacei in formato elettronico, per la consegna dei documenti senza intervento. Per estendere la disponibilità online dei documenti e consentire una maggiore continuità operativa, l’azienda ha la possibilità di archiviare e visualizzare questi documenti nella soluzione basata su browser di LRS Archiviazione PageCenterX.

Spedizioni ferroviarie e intermodali

Quando si tratta di spostare enormi quantità di merci in tempi rapidi, il trasporto ferroviario e la spedizione intermodale di container svolgono un ruolo cruciale nella società. Come le organizzazioni menzionate in precedenza, un’azienda di trasporti Fortune 500 voleva passare rapidamente a un sistema di documenti “zero touch”, per la sicurezza di dipendenti e clienti. Il trasporto ferroviario è un settore altamente regolamentato e ad alta intensità di documentazione. Per rispettare i mandati governativi e accertare che sia tutto in ordine, i container non possono lasciare lo scalo ferroviario o l’impianto intermodale senza la documentazione appropriata.

Anche questa organizzazione dispone di un sistema olistico per la gestione dell’output, progettato per consegnare qualsiasi documento, da qualsiasi fonte, in qualsiasi forma, a qualsiasi destinazione basata su carta o formato elettronico. Ne deriva che per quanto la conversione di bolle di spedizione, moduli di materiali pericolosi e altri documenti stampati modifichi drasticamente i processi di lavoro per chi opera in prima linea, dal punto di vista del software di gestione dell’output non è eccessivamente impegnativa. Per la parte software dell’equazione, il nostro team tecnico stima un tempo di implementazione di cinque-sette giorni, probabilmente molto meno di quanto ci vorrà per configurare e distribuire i dispositivi mobili ai diversi ingegneri e operatori di cantiere.

Ciò che ho capito, in questo ultimo mese, è che LRS annovera tra i suoi clienti alcune delle aziende più intraprendenti e impegnate al mondo. Queste qualità, unite alla flessibilità del nostro software e alla capacità creativa dei nostri team tecnici nel risolvere i problemi, sono impareggiabili. A quanto pare, una solida strategia di gestione dell’output consente di eseguire rapidamente trasformazioni tattiche.

Rimanete in sicurezza, lavatevi le mani e continuate a informarci sulle sfide documentali che state affrontando. Insieme, ne usciremo più forti che mai.