Dieci domande inerenti la stampa che i dipendenti rivolgono al vostro help desk
Se cercate su Google quali sono le domande poste più comunemente a un help desk, spesso trovate che quelle correlate alle stampanti occupano la sesta o settima posizione. Queste domande compaiono generalmente dopo la "schermata blu di errore o della morte" (crash completo), i problemi di password e la velocità e connettività di Internet.
Poiché la maggior parte delle organizzazioni continua a fare molto affidamento sulla stampa, l’elenco dimostra natura estremamente gravosa dei problemi legati all’output.
LRS è dedicata innanzitutto a risolvere i problemi dei clienti correlati all’output di stampa. Di solito, le chiamate iniziano con una disamina dei problemi che, secondo il cliente, devono essere risolti all’interno dell’organizzazione. Iniziamo generalmente chiedendo quali eventuali domande inerenti la stampa ha ricevuto l’help desk aziendale. Segue un elenco delle domande più comuni comunicateci dalle aziende che sono diventate nostre clienti:
- Perché i miei documenti non vengono stampati?
- Come faccio ad aggiungere (o ad eliminare) una stampante?
- Perché il mio documento a colori viene stampato in bianco e nero?
- Come posso stampare con il cellulare?
- Perché il mio badge non lancia i miei lavori di stampa?
- Come risolvo un problema di spooler di stampa?
- Perché la mia stampante è offline?
- Perché non riesco a vedere i miei lavori da stampare sul pannello della stampante?
- Cosa posso fare per interrompere la stampa di un documento?
- Dove posso modificare le preferenze della stampante?
Una volta adottato il software LRS Output Management, i clienti riscontrano solitamente una riduzione del 50% delle chiamate all’help desk per problemi legati alla stampa. Uno dei motivi principali di questa riduzione è l’utilizzo del Portale di stampa self-service per gli utenti, uno strumento intuitivo basato sul browser che aiuta gli utenti a trovare e installare le stampanti ingrandendo immagini delle planimetrie aziendali. Questo approccio visivo e intuitivo rende estremamente facile l’individuazione di una stampante ubicata nelle vicinanze e dotata delle specifiche capacità richieste dal dipendente.
La mappatura delle stampanti è considerata una delle maggiori sfide cui i dipartimenti IT devono far fronte. Pertanto, nella nostra serie di articoli Blog sulle Sfide IT, abbiamo affrontato sia la prima che la seconda sfida. Potendo cercare e selezionare le stampanti che soddisfano i requisiti di stampa (colore, pinzatura, rilegatura, ecc.), è meno probabile che i documenti vengano stampati in un formato errato.
Il portale di stampa fornisce anche visibilità all’utente finale in quanto i dipendenti possono controllare velocemente lo stato dei loro lavori di stampa. Possono mettere in pausa o cancellare un lavoro dalla coda o scegliere di stampare su un dispositivo diverso se quello selezionato è offline. Questo conferisce agli utenti un livello di autonomia maggiore rispetto a quello offerto in un contesto tradizionale nel quale tutte queste domande richiedono l’intervento dell’help desk. La riduzione del 50% di richieste all’help desk di cui ho parlato in precedenza è il risultato di uno studio IDC condotto tra clienti di LRS. Tra l’altro, ci sono state riferite percentuali di contatti con l’help desk che si aggirano addirittura tra l’85 e il 95%. Immaginate come una soluzione di questo tipo potrebbe migliorare la produttività dei vostri utenti e del personale informatico della vostra azienda.
Se volete alleggerire il carico di lavoro del vostro dipartimento IT e ridurre il numero di telefonate all’help desk relative ai problemi di stampa, saremo più che lieti di darvi una dimostrazione del portale self-service per gli utenti finali. Può realmente aiutare i vostri dipendenti a stampare in modo più rapido e più semplice. Perché quando gli utenti devono contattare l’help desk, non sono coinvolte solo le risorse IT. Vi è anche una perdita di produttività per l’utente che ha avviato la richiesta di assistenza, che verosimilmente ha già speso del tempo nel cercare di risolvere la situazione. Se gli utenti finali vengono messi in condizione di essere autosufficienti, tutti ne trarranno un grande vantaggio, non solo le singole persone, ma anche il dipartimento IT. E questo è esattamente ciò di cui si occupa LRS Output Management.