Zehn druckspezifische Fragen, die Ihre Mitarbeiter Ihrem Helpdesk stellen
Wenn Sie bei Google nach den häufigsten Helpdesk-Fragen suchen, finden Sie das Thema Druckerprobleme oft irgendwo unter Punkt 6 oder 7. Druckprobleme rangieren in der Regel gleich hinter dem "blauen Bildschirm des Todes" (vollständiger Absturz), Passwortproblemen und Internetgeschwindigkeit und -konnektivität. Da die meisten Unternehmen nach wie vor stark auf das Drucken angewiesen sind, zeigt dieser hohe Rang solcher Listen, wie lästig Ausgabeprobleme sind.
LRS widmet sich in erster Linie der Lösung von Output-bezogenen Problemen unserer Kunden. Normalerweise beginnen diese Gespräche mit einer Diskussion über die Probleme, die nach Ansicht des Kunden in seinem Unternehmen gelöst werden müssen. In der Regel beginnen wir mit der Frage, welche Druckanfragen, wenn überhaupt, beim Helpdesk des Kunden eingehen. Hier sind die häufigsten Fragen, die uns Unternehmen, die unsere Kunden geworden sind, mitgeteilt haben:
- Warum werden meine Dokumente nicht gedruckt?
- Wie kann ich einen Drucker hinzufügen (oder löschen)?
- Warum wird mein Farbdokument schwarzweiß gedruckt?
- Wie kann ich von meinem Telefon drucken?
- Warum gibt mein Ausweis meine Druckaufträge nicht frei?
- Wie kann ich ein Problem mit dem Druckspooler beheben?
- Warum ist mein Drucker offline?
- Warum kann ich meine Druckaufträge nicht auf dem Druckerbedienfeld sehen?
- Wie kann ich den Druck eines Dokuments abbrechen?
- Wo kann ich die Druckereinstellungen ändern?
Nach dem Einsatz der LRS Output Management-Software verzeichnen Unternehmen in der Regel eine 50-prozentige Verringerung der druckbezogenen Helpdesk-Anfragen. Einer der Hauptgründe für diesen Rückgang ist das Endbenutzer-Selbstbedienungs-Druckerportal, ein intuitives, browserbasiertes Tool, das Endbenutzer bei der Suche und Installation von Druckern unterstützt, indem es Bilder von Büroplänen anzeigt. Dank dieses intuitiven, visuellen Ansatzes ist es sehr einfach, einen Drucker in der Nähe zu finden, der über die spezifischen Funktionen verfügt, die der Mitarbeiter benötigt.
Die Druckerzuordnung gilt als eine der größeren Herausforderungen, denen sich die IT-Abteilung stellen muss. Daher war dies auch die erste und zweite Herausforderung, die wir in unserer Blog-Serie über IT-Herausforderungen behandelt haben. Durch die Möglichkeit, Drucker zu suchen und auszuwählen, die den Druckanforderungen entsprechen (Farbe, Heften, Binden usw.), ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass Mitarbeiter ihre Dokumente in einem falschen Format drucken.
Das Druckerportal bietet auch dem Endbenutzer Transparenz, da die Mitarbeiter den Status ihrer Druckaufträge schnell überprüfen können. Sie können einen Auftrag anhalten oder aus der Warteschlange löschen oder ein anderes Gerät zum Drucken auswählen, wenn der gewählte Drucker offline ist. Dies gibt den Benutzern ein höheres Maß an Autonomie als in einer herkömmlichen Umgebung, in der für alle derartigen Anfragen ein Eingreifen des Helpdesks erforderlich war. Die bereits erwähnte Verringerung des Helpdesk-Aufkommens um 50 % ist das Ergebnis einer IDC-Studie, die unter LRS-Kunden durchgeführt wurde. Anekdotisch haben wir von prozentualen Helpdesk-Zahlen im Bereich von 85-95 % gehört. Stellen Sie sich vor, wie das die Produktivität Ihrer Benutzer und IT-Mitarbeiter verbessern könnte.
Wenn Sie Ihre IT-Abteilung entlasten und die Anzahl der druckbezogenen Helpdesk-Anrufe reduzieren möchten, würden wir Ihnen gerne das Selbstbedienungsportal für Endbenutzer vorführen. Es kann Ihren Mitarbeitern wirklich helfen, schneller und einfacher zu drucken. Denn wenn Benutzer den Helpdesk kontaktieren müssen, hat das nicht nur Auswirkungen auf die IT-Ressourcen. Es bedeutet auch einen Produktivitätsverlust für den Benutzer, der das Ticket ursprünglich eingereicht hat und der wahrscheinlich bereits Zeit damit verbracht hat, das Problem zu lösen. Die Selbstständigkeit der Benutzer kommt sowohl der IT als auch den Endbenutzern zugute. Genau darum geht es beim LRS Output Management.