5 Gründe, warum Menschen das Drucken ignorieren

Die Welt der Informationstechnologie ist von einem ständigen Wandel geprägt. Zentralisierte Mainframe-Umgebungen wichen Client-Server-Architekturen, die später mit Hilfe von Thin-Clients und Mobile Computing die Anwendungen wieder zentralisierten. Inzwischen revolutioniert das Cloud Computing, ein Ansatz, der vor zehn Jahren noch ein unscharfes Konzept war, die Dinge erneut. Und irgendwann wird auch das durch eine neuere Idee ersetzt werden.

Unabhängig von der Art und Weise, wie Unternehmen ihre Geschäftsanwendungen mit den Menschen verbinden, die sie nutzen, bestand schon immer die Notwendigkeit zu drucken. Warum eigentlich? Weil Dokumente oft das einzige greifbare Artefakt all der wertvollen Daten sind, die verarbeitet werden. (Sie glauben mir nicht? Versuchen Sie einmal, Ihr Haus, Ihr Auto oder Ihre Krankenversicherung in die Hand zu nehmen.)

Wenn Dokumente also so wichtig sind, warum wird das Drucken dann scheinbar immer hintenangestellt?

Wir haben einige Aussagen von Unternehmen gehört, die erklären, warum sie der Art und Weise, wie ihre Organisationen gedruckte Dokumente erstellen, formatieren und verteilen, nicht mehr Aufmerksamkeit schenken:

1. "Wir drucken heute nicht sehr viel, und wir planen, in Zukunft noch weniger zu drucken".

Nun, das mag die Meinung einiger Mitarbeiter sein, aber die Experten sehen das anders. Nach Angaben von IDC drucken Unternehmen weltweit etwa 3 Billionen Seiten pro Jahr. Diese Zahl mag im letzten Jahr, als die Menschen nicht im Büro waren, leicht zurückgegangen sein, aber einige sagen voraus, dass die Seitenzahlen im kommenden Jahr steigen werden, und die Einführung von MFPs in Büroumgebungen wird sich beschleunigen. Diese Geräte fügen Scanfunktionen und eine Automatisierung des Dokumenten-Workflows zu dem hinzu, was früher eine einfache Angelegenheit war, nämlich Toner auf Papier zu bringen. Selbst wenn das physische Druckvolumen abnimmt, wird die Notwendigkeit, Dokumente sicher zu verwalten, bestehen bleiben.

2. "Drucken ist keine große Sache. Du klickst auf Drucken, gehst zum Drucker und holst dein Dokument ab. Wie schwer kann das sein?"

Zur Verteidigung derjenigen, die diese Meinung vertreten, sei gesagt, dass das Drucken für sie normalerweise einfach ist. Das liegt oft daran, dass sie in der Organisation weit oben angesiedelt sind und ein hochqualifiziertes Team von Technikern haben, die dafür sorgen, dass sie nie ein Druckproblem haben. Nicht jeder im Unternehmen erhält dieses Serviceniveau. Wenn Sie die Mitarbeiter fragen, die die MFPs, Drucker und andere Hardware konfigurieren und warten, die Druckertreiber auf den verschiedenen Servern installieren und aktualisieren und die vom Benutzer gemeldeten Druckprobleme beheben, werden Sie feststellen, dass das Drucken doch nicht so einfach ist. Vor allem, wenn es um das Drucken aus Backend-Systemen wie SAP, Oracle oder EMR-Lösungen geht. Ineffizientes oder fehlerhaftes Drucken kann sich auf die Leistung dieser wichtigen Geschäftsanwendungen auswirken. Und das wiederum wirkt sich auf das Endergebnis aus.

3. "Okay, Drucken ist vielleicht nicht einfach, aber es ist wie das Wetter. Probleme treten auf und man kann sie nicht ändern, man muss einfach damit umgehen."

Eine tolle Analogie. Überlegen Sie, wo Sie sich während eines Hurrikans oder eines Tornados am liebsten verschanzen würden. Stellen Sie sich nun einen ähnlich robusten Zufluchtsort in Form eines Output Management Systems vor. Ein System mit Qualitäten wie automatischer Fehlerbehebung, verschlüsselter Zustellung des Druckverkehrs sowohl während der Bewegung der Dokumente im Netzwerk als auch im Ruhezustand auf einem Spool-Server. Ein System, das automatische Druckertreiber-Updates für die gesamte Drucklandschaft durchführt und eine sehr detaillierte Buchführung bietet, um sowohl die Dokumentensicherheit als auch die Druckkosten zu verfolgen.

Die Verwaltung des Druckaufkommens durch den Einsatz zahlloser unterschiedlicher Windows-Druckserver mag an einem sprichwörtlichen "sonnigen Tag" gut funktionieren, aber wenn sich am Horizont Gewitterwolken bilden, ist eine vollständig integrierte Output Management Lösung eine sicherere und attraktivere Option. Und in großen Unternehmen regnet es immer irgendwo.

4. "Meine Abteilung hat Wichtigeres zu tun. Die Optimierung von Druckprozessen hat für uns keine Priorität."

Auch das mag wahr sein. Aber es ist ein Problem, mit dem sich jemand in Ihrem Unternehmen - oder Ihr Managed Print Service (MPS)-Anbieter - befassen muss. Und deren Fähigkeit oder Unfähigkeit, Dokumentenprobleme effektiv und zeitnah zu lösen, kann sich direkt auf die Produktivität aller Mitarbeiter Ihrer Abteilung auswirken. Es ist also in jedermanns Interesse, zu verstehen, wie Druck- und Dokumentenprobleme gehandhabt werden.

5. "Wir haben bereits eine Drucklösung. Mehr als eine, um genau zu sein. Und eine Lösung zum Scannen von Dokumenten. Und ein elektronisches Dokumentenarchiv. Und..."

Dann sind Sie nicht allein. Wenn Organisationen wachsen, mit anderen Unternehmen fusionieren, in weitere Teile der Welt expandieren usw., neigen sie dazu, die vorhandenen Systeme beizubehalten und bei Bedarf neue hinzuzufügen. Irgendwann ist es jedoch sinnvoll, einen Schritt zurückzutreten, die gesamte Umgebung zu überprüfen und Redundanzen nach Möglichkeit zu beseitigen. Das Ersetzen von einem halben Dutzend älterer Druck-, Scan- und Content-Management-Systeme durch eine einzige, skalierbare Output Management Lösung kann die Komplexität und die Kosten reduzieren. In der Tat kann eine integrierte Lösung für das Dokumentenmanagement den Kunden einen ROI von mehr als 400 % und eine Amortisationszeit innerhalb von sechs Monaten bieten.

Wie bei vielen Dingen - dem Zustand Ihrer Reifen, der Leistung Ihres Heizkessels usw. - vergisst man den Druck leicht, bis die Dinge anfangen, kaputt zu gehen. LRS kann Ihnen helfen, potenzielle Probleme und Ineffizienzen zu erkennen, bevor sie sich auf Ihr Unternehmen auswirken. Alles, was Sie tun müssen, ist, sich an uns zu wenden.