Taktiken und Strategien in Zeiten von COVID-19

2020 markiert mein 25. Jahr bei LRS - was für ein Jahr! Niemand hätte vorhersagen können, wie sehr sich die Welt, die Wirtschaft und unser Leben verändern würden... oder wie schnell diese Veränderungen kommen würden. In einem Vierteljahrhundert bei LRS habe ich den angeblichen Tod des Mainframes erlebt (Hinweis: es stellt sich heraus, dass das nicht ganz stimmt), den Aufstieg der dezentralen Datenverarbeitung, die Wiedergeburt der zentralen Datenverarbeitung (heute als Thin-Client-Architektur oder VDI bekannt) und die schwer fassbare Suche nach dem papierlosen Büro. Aber ich hätte nie gedacht, dass ich einmal erleben würde, was eine Pandemie mit der Welt der Computer, der Dokumente und unserer Lebensweise anstellen würde.

COVID-19 streikt, Unternehmen schlagen zurück

Nach einem anfänglichen Schock machten sich unsere Kunden schnell daran, ihre Organisationen und Arbeitsabläufe an die neue Realität anzupassen. Ich habe einige Gedanken darüber, warum sie so schnell reagieren konnten, diese möchte ich mir aber für einen späteren Beitrag aufheben. Zunächst möchte ich einige Beispiele aus der Praxis anführen, in der Hoffnung, dass diese einige Ideen auslösen können, die in Ihren eigenen Organisationen nützlich sein könnten.

Um die Verbreitung des Coronavirus einzudämmen, haben viele Unternehmen (einschließlich der LRS) ihre Mitarbeiter angewiesen von zu Hause zu arbeiten. Diese unmittelbare und dramatische Verlagerung des Arbeitsplatzes hat sich auf die Art und Weise ausgewirkt, wie wir arbeiten, mit Kollegen interagieren und kritische Dokumente verwenden/drucken/teilen. Für einige Organisationen ist die Heimarbeit jedoch keine Option. Krankenhäuser müssen natürlich personell ausgestattet und für die Öffentlichkeit zugänglich bleiben. Lebensmittel müssen verteilt werden, damit der Rest von uns zu Hause bleiben kann. Transportnetzwerke müssen funktionsfähig bleiben, damit Güter dorthin verschifft werden können, wo sie gebraucht werden.

Dokumente spielen in all diesen Branchen eine entscheidende Rolle und die wichtigsten Akteure verfügen alle über eine robuste Infrastruktur für das Output Management. Doch physische Dokumente werden von einigen als potenzieller Krankheitsüberträger angesehen. Eine "Zero Touch"-Lösung ist an der Reihe. Hier sehen Sie, wie sich einige LRS-Kunden anpassen:

Lebensmittelherstellung

Ein globaler Produzent von Fleisch und verarbeiteten Lebensmitteln hat Arbeiter in Nordamerika und auf der ganzen Welt. An einem typischen Tag werden über 1600 gedruckte Berichte erstellt, die auf entfernten Druckern in der Organisation ausgedruckt werden. Da die meisten dieser Mitarbeiter jetzt von zu Hause arbeiten, möchte das Unternehmen auf den E-Mail-Versand dieser Dokumente über die VPS/E-Mail-Erweiterung der bestehenden LRS Output Management Software umstellen. Die Schnelligkeit und Leichtigkeit, mit der die Organisation auf den E-Mail-Dokumentenversand umstellen könnte, ist ein Ergebnis des modularen, ganzheitlichen Ansatzes der LRS Output Management Lösung. Keine Anwendungsänderungen, keine Neuformatierung, kein Problem.

Lebensmittelgroßhandel & Distribution

Einer der größten Waren- und Lebensmittelgroßhändler Nordamerikas beliefert unzählige Lebensmitteleinzelhändler im ganzen Land mit den Produkten, die die Bürger während dieser Quarantäne benötigen. Als die Kunden - große Lebensmittelketten, die den größten Teil der USA abdecken - die Abschaffung aller gedruckten Versand-, Rechnungs- und anderer Dokumente verlangten, versuchte der Großhändler auf PDF- und E-Mail-Dokumentenlieferung umzustellen.

LRS arbeitet mit ihm zusammen, um die auf Papier gedruckten Arbeitsabläufe durch den Einsatz verschiedener LRS-Erweiterungsprodukte auf elektronische umzustellen. Wie viele große Unternehmen mit papierbasierten Versandprozessen verwendet der Kunde derzeit vorgedruckte Formulare, die auf hochvolumigen Hochgeschwindigkeitsdruckern verwendet werden. Die LRS-Dienstleistungsteams arbeiten mit dem Kunden zusammen, um diese gedruckten Formulare in elektronische Formulare umzuwandeln und so eine berührungslose Dokumentenlieferung zu ermöglichen. Um die Online-Verfügbarkeit dieser Dokumente zu erweitern und eine größere Geschäftskontinuität zu ermöglichen, hat das Unternehmen die Möglichkeit, diese Dokumente in der Browserfähigen Archivierungslösung PageCenterX von LRS zu speichern und anzuzeigen.

Schienen und intermodaler Schiffsverkehr

Wenn es darum geht, große Mengen von Gütern in Eile zu transportieren, spielen der Schienenverkehr und die intermodale Containerschifffahrt eine entscheidende Rolle in der Gesellschaft. Wie die zuvor erwähnten Organisationen brauchte auch ein Fortune-500-Transportunternehmen eine Möglichkeit, schnell zu einem berührungslosen Dokumentensystem überzugehen, um die Sicherheit seiner Mitarbeiter und Kunden zu gewährleisten. Der Schienenverkehr ist eine stark regulierte und dokumentenintensive Branche. Um den Regierungsaufträgen nachzukommen und sicherzustellen, dass nichts verloren geht, darf kein einziger Container ohne die entsprechende Dokumentation den Rangierbahnhof oder die intermodale Anlage verlassen.

Auch hier verfügt diese Organisation über ein ganzheitliches Output Management System, das entwickelt wurde, um jedes Dokument, jeder Herkunft, in jeder Form, an jeden beliebigen Papierausdruck oder elektronischen Bestimmungsort zu liefern. Während die Konvertierung gedruckter Versandmanifeste, Gefahrgutformulare usw. die Arbeitsabläufe für die Mitarbeiter an der Front dramatisch verändern wird, ist diese aus der Sicht einer Output Management Software nicht so anspruchsvoll. Unser technisches Team veranschlagt eine fünf- bis siebentägige Bereitstellungszeit für den Software-Teil der Gleichung – was wahrscheinlich schneller ist als mobile Tablets zu konfigurieren und an alle Ingenieure und Werftarbeiter zu verteilen.

Wenn ich im vergangenen Monat eines gelernt habe, dann, dass LRS einige der einfallsreichsten und engagiertesten Kunden der Welt hat. Diese Qualitäten, kombiniert mit der Flexibilität unserer Software und der kreativen Problemlösung durch unsere technischen Teams, sind beeindruckend. Wie sich herausstellt, macht es eine solide Output Management Strategie einfacher, taktische Änderungen in Rekordzeit durchzuführen.

Bleiben Sie auf der sicheren Seite, waschen Sie sich die Hände und teilen Sie uns weiterhin mit, vor welchen Herausforderungen Sie im Dokumentenbereich stehen. Gemeinsam werden wir dies stärker als je zuvor meistern.