Sfida IT #8 – Mobile, simple, secure
A giugno abbiamo ospitato un'altra puntata della nostra serie di webinar sul posto di lavoro digitale. Questo webinar riguardava fornire supporto alla forza lavoro mobile; la natura mutevole del lavoro rende vitale per le organizzazioni doversi adattare ai nuovi modi in cui i dipendenti svolgono il loro lavoro. Abbiamo già fatto molta strada dal normale orario d'ufficio (cioè, semplicemente lavorando dalle 9.00 alle 18.00). L'arrivo di Internet nell'ambiente d'ufficio ha cambiato radicalmente il nostro modo di condurre gli affari. Abbiamo accesso immediato ai dati, quindi tutto si muove molto più velocemente. Utilizziamo l'e-mail al posto delle telefonate o della posta cartacea. Il denominatore comune è la disponibilità immediata. Proprio come le nostre vite personali, la vita in ufficio oggi si muove velocemente.
Questi cambiamenti nella vita aziendale hanno portato le persone a lavorare da remoto o in orari flessibili. Non dobbiamo più essere fisicamente presenti in un ufficio per accedere alle sue risorse. Con i dispositivi mobili, possiamo essere online in qualsiasi posizione decidiamo di essere. Con tale flessibilità derivano sia libertà che rischio. La serie di webinar sopra menzionata si concentra sulla messa a disposizione dei dipendenti in qualsiasi luogo di determinate risorse aziendali, quali stampa e scansione, 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Ancora più importante, la serie parla molto della protezione dei dati. Ecco alcuni dei motivi per cui la protezione dei dati è così vitale all'interno del posto di lavoro digitale, non solo per la stampa e la scansione, ma per l'uso di tutte le risorse dell'azienda.
Esistono diversi scenari sul posto di lavoro, ognuno con le proprie sfide e potenziali rischi:
Lavoratori a distanza; questo gruppo accede alle risorse aziendali mentre non sono nella rete aziendale. Tale accesso avviene a casa, ma anche negli aeroporti, nei caffè, ecc. Se collegati a una rete al di fuori delle mura aziendali, i dati a cui si accede possono essere potenzialmente condivisi anche con altri.
Applicazioni personali e aziendali; i dipendenti installano applicazioni personali e le portano nell'ambiente di lavoro. Un esempio lampante sono le applicazioni di social media come Facebook e Instagram. Queste applicazioni sono spesso accessibili mentre gli utenti sono collegati alla rete aziendale. Durante la trasmissione, la visualizzazione o il download di informazioni sulla rete aziendale, l'organizzazione potrebbe rischiare di essere hackerata o di essere vittima di un virus.
Policy per BYOD; I dipendenti non ricevono più un set standard di dispositivi aziendali. Ora hanno la possibilità di scegliere l'attrezzatura che utilizzano per svolgere il loro lavoro, compresi i loro computer portatili personali, telefoni cellulari o tablet. Come nel secondo scenario, tali politiche possono esporre la rete aziendale a potenziali minacce che comportano violazioni dei dati o arresti.
Dipendenti in viaggio; Mentre quelli sopra elencati sono tutti problemi di carattere generale, volevamo includere anche un importante aspetto specifico della stampa. Le persone che lavorano in uffici che non conoscono hanno spesso difficoltà ad accedere a una stampante nelle vicinanze. O coinvolgono l'helpdesk o chiedono l'assistenza di un collega. Quest'ultima situazione esporrebbe i dati ad un potenziale utente non autorizzato e potrebbe essere considerata una violazione delle norme sulla protezione dei dati.
Sebbene la tecnologia abbia modificato il modo in cui i dipendenti svolgono il loro lavoro, i mezzi di interazione con l'informazione sono rimasti in gran parte gli stessi. Sì, un lavoratore mobile potrebbe inviare informazioni via e-mail a un altro interlocutore o addirittura inviare link a determinati tipi di informazioni tramite link di testo. Ma a seconda della natura della vostra azienda, il mezzo più appropriato per condividere le informazioni può essere la pagina stampata.
Tutti gli scenari sopra elencati sollevano preoccupazioni quando si tratta di stampare file. Le soluzioni di stampa sicura LRS includono un portale di stampa self-service per gli utenti finali che consente ai dipendenti in viaggio di identificare e installare rapidamente una stampante. La crittografia può proteggere i dati in movimento per evitare che utenti non autorizzati possano accedere a questi dati. La stampa mobile può aiutare i dipendenti remoti o in viaggio a rilasciare rapidamente i documenti su un dispositivo. È anche un componente chiave per la stampa BYOD o guest printing. E per aumentare la sicurezza, il supporto iBeacon può essere utilizzato per consentire ai dipendenti di rilasciare lavori di stampa solo quando si trovano nelle vicinanze di un dispositivo di stampa. Il massimo livello di sicurezza è garantito dalla stampa sicura. L'utente deve autenticarsi presso un dispositivo di stampa, ciò che è stato stampato e da chi è stato stampato vengono poi memorizzati in un registro di controllo.
Se sei interessato ad apprendere cosa può fare LRS per supportare la tua transizione verso il posto di lavoro digitale, contatta il nostro team di professionisti per una consulenza gratuita. Oppure, in alternativa, puoi avere maggiori informazioni visionando i webinar registrati per il Posto di lavoro digitale e Supportare i lavoratori mobili.
Altri articoli della serie Sfide IT:
IT Challenge #7 – Stampa da SAP
IT Challenge #6 – Lo spreco di carta
IT Challenge #5 – Stampa a costi contenuti
IT Challenge #4 – Risoluzione dei problemi di stampa
IT Challenge #3 – Aggiornamenti del server di stampa Windows
IT Challenge #2 – Mappatura della stampante in ambienti VDI
IT Challenge #1 – Mappatura della stampante in ambienti Windows