L’ufficio del futuro è a portata di mano.

Da sempre, la trasformazione è parte del business. Tuttavia, un tempo le trasformazioni presentavano meno complessità e non erano così sconvolgenti come le percepiamo oggi.

La digitalizzazione è un termine molto ampio e, a seconda del settore e della mentalità, lascia molto spazio all’interpretazione. Un CIO la intende come banda larga e infrastruttura scalabile, un altro può considerarla un modo completamente nuovo di lavorare, come nel caso dell’automazione e dell’apprendimento automatico. Il significato dipende dal livello di maturità dell’organizzazione e dalle esigenze aziendali del settore.

Punto comune tra la maggior parte di queste definizioni è che anche i processi di lavoro futuri andranno incontro a un cambiamento e naturalmente questo influisce anche sulle tecnologie che dovremo rendere disponibili per gli utenti finali. In un certo senso, il digital workplace, o luogo di lavoro del futuro, è alle porte. Le modalità con cui i nostri clienti utilizzano i Servizi IT interni dovrà cambiare, in quanto gli utenti lavoreranno ovunque, su qualsiasi dispositivo e con nuove applicazioni e strumenti molto specializzati.

Le ragioni di questo cambiamento sono evidenti:

1. Efficienza aziendale: gli ambienti di lavoro personalizzati e molto specifici supportano i dipendenti nel lavorare più velocemente e in modo più efficiente.
2. Cambiamento culturale con i dipendenti più giovani: il reclutamento di nuovi talenti con competenze digitali sarà fondamentale per le aziende, tenendo conto però che questa nuova generazione è sospinta da motivazioni diverse dalla nostra. I soldi, da soli, non sono sufficienti. I nuovi dipendenti desiderano un equilibrio tra vita professionale e vita privata, ma anche ambienti di lavoro interessanti e stimolanti. L’immagine aziendale è importante almeno quanto l’aspetto puramente economico. La vita privata e la vita lavorativa si fonderanno e vivranno in simbiosi.
3. Agilità e velocità: nell’era del copia/incolla in cui si ha accesso a una quantità infinita di dati, la velocità sarà l’unico vantaggio sostenibile per un’azienda. Nel futuro, essere primi e più veloci dei concorrenti sarà un elemento di distinzione.
4. Usabilità: se il reparto IT non offre un livello di soddisfazione degli utenti elevato e servizi self-service, l’utilizzo diminuirà con conseguente impatto negativo sulla produttività aziendale.

L’ufficio del futuro sarà più efficiente, ma il viaggio verso quel futuro è denso di complessità tecniche e culturali. Spesso la digitalizzazione richiede un enorme impegno, in quanto l’infrastruttura legacy e l’organizzazione IT non vengono smantellate. È chiaro che entrambe devono subire delle trasformazioni. Personalmente ritengo che occorra distinguere tra digitalizzazione e allestimento della stessa. Questo secondo caso contempla la preparazione e la modificazione dell’infrastruttura e del middleware per consentire la digitalizzazione. Le organizzazioni IT devono orientarsi a divenire fornitori di servizi completi e responsabili di un team specifico, anziché un team specializzato preposto a un determinato silo tecnico.

Prendiamo un semplice esempio quale l’output del documento. La stampa è solo un aspetto della gestione dell’output, la digitalizzazione dei documenti un altro, e la sicurezza (ad esempio con una soluzione pull printing e la crittografia) ancora un’altra parte di essa. Tale sfaccettatura pertiene al servizio IT, e le aziende dispongono di almeno tre o più team diversi, con altrettanti silos tecnologici, riferiti all’origine e alla destinazione dell’output. Pensate che ciò non avvenga nella vostra organizzazione? Riflettete... se un utente ha un problema di stampa, più team si precipitano a controllare i propri silos tecnici. Il team dei desktop si occupa del problema a livello del dispositivo, il team dei server di stampa controlla il middleware (impostazioni driver, gestione code e altro), infine interviene il team dei dispositivi di stampa, responsabile del dispositivo di stampa e del lettore di schede usati nella soluzione di pull printing. Il tutto diventa più complesso se il lavoro di stampa viene inviato da un dispositivo mobile o all’interno di un ambiente virtuale come Citrix o VMware.

Senza parlare poi della stampa dalle applicazioni di back-end, ad esempio dai sistemi SAP. Alcune rappresentano delle vere criticità per le aziende, come il software che gestisce la stampa nei processi di logistica e produzione (etichette, bolle di trasporti, elenchi di autorizzazioni e così via). L’impossibilità a stampare tali documenti manda in blocco l’intera attività core aziendale. Di conseguenza, il team di base SAP riceve un ticket di assistenza. Dato che la stampante non è raggiungibile, forse è un problema di rete. Da non dimenticare: alcuni sistemi ora sono in funzione nel cloud, con ulteriori problemi di stampa e altri silos tecnici da considerare.

Come potete vedere, la complessità è enorme e un’attività semplice come la stampa influisce direttamente sulla produttività aziendale. È quindi sensato razionalizzare l’architettura per questo servizio IT e modificare di conseguenza l’organizzazione di supporto. Anziché disporre di silos tecnici distinti, è possibile creare un team di stampa centralizzato capace di rilevare e risolvere tutti i problemi di cui sopra. È importante non solo per la stampa, ma per tutti i servizi IT. Maggiore è il numero di applicazioni, strumenti e dispositivi disponibili, tanto più importante è semplificare l’ambiente.

Le soluzioni che aiutano a ridurre la complessità e a fornire una visione olistica e centralizzata sono un mezzo per raggiungere un livello di allestimento finalizzato alla digitalizzazione. Tuttavia è importante considerare anche il cambiamento culturale implicito, derivante dal distaccare l’organizzazione IT dalle singole parti interessate per trasformarla in team orientati ai servizi. Sappiamo bene quanto sia difficile: i nostri colleghi tecnici amano i sistemi e le applicazioni ormai decennali di cui sono esperti. Del resto, come biasimarli?

Trasformazione digitale: nessun dubbio, solo certezze

In qualche modo, la trasformazione digitale ci spinge sempre più avanti lungo la strada del cambiamento. Un esempio? Attualmente non è sempre possibile acquistare qualcosa e possederlo: nella realtà, paghiamo per accedere a una determinata funzione. Ciò che ci preme è la produttività, non la soluzione.

Oggi, un numero crescente di organizzazioni si sta spostando verso un universo digitale in cui il software è considerato un servizio (SaaS) anziché un prodotto da possedere. Per entrare efficacemente in questo universo, le aziende devono istruirsi e imparare dagli altri leader del settore. Uno studio autonomo non potrà portare più lontani dal punto in cui ci si trova ora. Poter contare su un partner fidato al proprio fianco è utile, soprattutto se ha esperienza nel settore ed è disposto a conoscere a fondo l’attività aziendale ed aiutare a sviluppare una strategia a lungo termine. Con l’implementazione di diverse “singole soluzioni” si possono risolvere appunto singoli problemi, per qualche tempo, ma non è una strategia costruttiva e presto si dovranno affrontare problemi di maggiore portata. Anziché ricorrere a più silos tecnici isolati, è necessario sviluppare una visione olistica del servizio richiesto dall’organizzazione.

Pensare in grande, iniziare in piccolo.

Conosciamo tutti il vecchio adagio: “Qual è il modo migliore per mangiare un elefante? Un boccone alla volta. Da quasi 40 anni, il software LRS garantisce una consegna affidabile e sicura dei documenti critici per garantire la continuità dei processi aziendali dei clienti.

Anziché fornire soluzioni singole che affrontano le problematiche individuali inerenti i documenti, offriamo una suite integrata di prodotti che gestisce tutti gli aspetti dell’acquisizione, della formattazione, della protezione e della consegna dei documenti. Accade proprio così: i singoli prodotti della soluzione rappresentano un piccolo boccone dell’intera porzione. La nostra suite Enterprise Output Management è una soluzione olistica che consente ai clienti di sbarazzarsi dei silos tecnici per la digitalizzazione, la stampa e la scansione di documenti nell’intera architettura aziendale. Mainframe e mobile, desktop, cloud e back-end: eccellenza aziendale completa.

Ci piace consigliare ai clienti di “pensare in grande ma iniziare in piccolo”. Le organizzazioni possono, e spesso lo fanno, iniziare con uno o più moduli della suite EOM ed espandersi nel tempo, man mano che cambiano le esigenze aziendali. Poiché tali cambiamenti avvengono in un tempo futuro, la natura modulare della soluzione LRS consente di aggiungere le funzionalità con sforzo e costo minimi, proteggendo al contempo gli investimenti affrontati per l’ambiente attuale.

LRS permette di iniziare da subito, e preparare l’architettura alle problematiche della digitalizzazione che si affronteranno in futuro nell’ambiente di lavoro. Grazie alla suite software EOM, è possibile eliminare tutte le soluzioni di stampa singole per i diversi canali tecnici. In questo modo, l’organizzazione può eliminare non solo i componenti software, ma anche i numerosi server di stampa e di autenticazione pull printing. La riduzione inoltre, agisce significativamente sull’impegno dedicato alla gestione degli incidenti e del cambiamento. IDC segnala che l’uso del software LRS restituisce un tasso di supporto inferiore dell’80% e un aumento di stabilità pari al 99%. Unitamente ai nostri strumenti self-service, questo conduce a una maggiore soddisfazione degli utenti e a un business case sorprendente. Un aspetto ancora più importante è che la soluzione preparerà l’organizzazione per il futuro della digitalizzazione, fornendo una struttura portante per tutti i servizi di stampa, scansione e digitalizzazione dei documenti basati su una singola soluzione.

Indipendentemente dalle scelte di stampa dell’organizzazione, LRS può gestirle tutte da un punto di controllo centralizzato, senza correre il rischio di interruzioni del processo di business a causa di errori di stampa.

Cosa riserva il futuro alle organizzazioni che iniziano oggi una relazione con LRS? La certezza che le nostre soluzioni provvederanno a tutte le loro esigenze. Nessuno può sapere cosa riserva l’avvenire ma, almeno per tutto ciò che concerne l’output dei documenti, LRS ha una soluzione. Oggi, domani e di certo in futuro.