La oficina del futuro no está tan lejos.

La transformación forma parte inherente del mundo empresarial desde tiempos inmemoriales. Pero, lo cierto es que las transformaciones solían ser más sencillas y no tan disruptivas como las percibimos actualmente.

El término digitalización es muy amplio y, según su sector y mentalidad, deja mucho lugar a la interpretación. Para un director de información puede significar ancho de banda e infraestructura escalable, mientras que para otro supone una forma de trabajar radicalmente nueva, como puede ser el caso de la automatización y el aprendizaje automático, conocido en inglés como machine learning. El significado que esta palabra adopta depende del nivel de madurez de su organización y de las necesidades empresariales de su sector.

Un rasgo que la mayoría de estas definiciones tienen en común es que en los procesos de trabajo del futuro habrá un cambio. Lógicamente, este cambio también afecta a la tecnología que tendremos que proporcionar y que el usuario final consumirá. Por tanto, el espacio de trabajo digital o el espacio de trabajo del futuro está próximo, y la forma en la que nuestros clientes van a consumir los servicios de TI internos tiene que cambiar, ya que los usuarios trabajarán desde cualquier parte, con todo tipo de dispositivos y mediante aplicaciones y herramientas nuevas muy especializadas.

Los motivos por los que adoptar este cambio resultan obvios:

1. Eficiencia empresarial: proporcionar entornos de trabajo a medida y muy específicos ayuda a los empleados a trabajar más rápido y con una mayor eficiencia.
2. Cambio cultural por empleados más jóvenes: contratar a nuevo talento con conocimientos digitales será vital para las empresas, pero esta generación tiene motivaciones distintas de las nuestras. El dinero no es una motivación suficiente para ellos, buscan el equilibrio entre el trabajo y la vida personal, y quieren trabajar en un entorno de trabajo atractivo y que inspire. La imagen de la empresa es, como poco, igual de importante que el aspecto puramente económico. La vida privada y la vida laboral se fusionarán y estarán estrechamente vinculadas.
3. Agilidad y velocidad: en una era de copiar y pegar con acceso a una cantidad de datos ilimitada, la única ventaja sostenible que podrá tener una empresa será la velocidad. En el futuro, ser el primero y más rápido que la competencia supondrá una diferencia definitiva.
4. Usabilidad: si su servicio de TI no ofrece un alto nivel de satisfacción del usuario y autoservicios que el usuario puede consumir, el uso disminuirá y esto afectará a su productividad empresarial.

Puede que la oficina del futuro sea más eficiente, pero el camino hasta llegar a ese futuro está lleno de baches en forma de complejidad técnica y cultural. Es frecuente que la digitalización requiera una enorme cantidad de esfuerzo, ya que la infraestructura y la organización de TI heredadas se mantienen. Está claro que estos dos aspectos deben cambiar. Personalmente, a mí me gusta distinguir entre Digitalización y Digitización. Este segundo término significa preparar y cambiar la infraestructura y el middleware que harán posible la digitalización. Las organizaciones de TI deben cambiar para convertirse en un proveedor de servicios integral responsable de un equipo concreto, en lugar de ser un equipo especializado responsable de un silo técnico determinado.

Analicemos el sencillo ejemplo del output de documentos. La impresión es solo una de las facetas de la gestión de documentos, la digitalización de documentos es otra y, la seguridad (p. ej., con una solución de impresión pull y cifrado), otra parte más de ella. Para esta faceta del servicio de TI, las empresas todavía cuentan con un mínimo de tres equipos distintos más. Cada uno de ellos se centra en su propio silo tecnológico, relacionado con la procedencia del output y hacia dónde se debe dirigir. ¿No cree que es la misma situación que se da en su empresa? Piénselo de nuevo: si un usuario tiene un problema de impresión, varios equipos actúan para revisar sus silos tecnológicos. El equipo de ordenadores de usuarios se encarga de la capa de dispositivos, el equipo de servidores de impresión revisa el middleware (configuración de controladores, gestión de colas, etc.) y todavía nos queda el equipo de dispositivos de impresión, responsable del dispositivo de impresora y el lector de tarjetas de la solución de impresión pull. Todo esto adquiere una complejidad aún mayor si el trabajo de impresión se va a enviar desde un dispositivo móvil o en un entorno virtual como Citrix o VMware.

Emmm… todavía tenemos además la impresión en aplicaciones back-end, por ejemplo desde sistemas SAP. Algunas de estas aplicaciones son totalmente necesarias para el negocio, como el software que gestiona la impresión en procesos de logística y producción, como etiquetas, documentos de flete, listas de preparación de pedidos, etc. Si no puede imprimir documentos como estos, su actividad neurálgica se detendrá. Esto provocará que su equipo base de SAP reciba una incidencia que tendrán que resolver. Puede que su red no sea el problema, ya que no es posible establecer comunicación con la impresora. Bueno, y no olvidemos que algunos de sus sistemas funcionan ahora en la nube, lo que genera otro problema cuando se trata de imprimir y otro silo técnico que tenemos que tener en cuenta en este contexto.

Como puede ver, la complejidad es enorme, y resulta que un aspecto sencillo como la impresión afecta directamente a la productividad de su negocio. La opción lógica es optimizar la arquitectura para este servicio de TI y modificar su organización de soporte según corresponda. En lugar de tener silos técnicos independientes, puede que quiera establecer un equipo de impresión centralizado capaz de detectar y resolver todos los problemas anteriores. Esto no solo resulta importante para la impresión, sino para todos sus servicios de TI. Cuantas más aplicaciones, herramientas y dispositivos tenga, más necesario resulta simplificar su entorno.

Las soluciones que le ayudan a reducir la complejidad y a ofrecer una visión integral y centralizada son una manera de conseguir un nivel de digitización que puede posibilitar la digitalización. Sin embargo, resulta importante no olvidar el cambio cultural que conlleva migrar su organización de TI de intervinientes independientes hacia equipos orientados a servicios. No es una labor sencilla, ya que nuestros compañeros técnicos están encantados con sus sistemas y aplicaciones de diez años de antigüedad, en los que se consideran expertos. Y no podemos culparlos de ello.

Transformación digital: la cuestión no es «si...», sino «cuándo»

En cierto modo, la transformación digital nos lleva a recorrer más y más el camino del cambio. Por poner un ejemplo, hoy no siempre podemos comprar algo y ser su dueño, sino que pagamos por acceder a una función concreta. Lo que buscamos es la productividad, no la solución.

Actualmente, cada vez son más las organizaciones que están migrando a un mundo digital en el que buscan software como servicio (SaaS) en lugar de un producto que pueden o necesitan poseer. Para adaptarse a este mundo con éxito, las empresas deben educarse y aprender de otros líderes del sector. Investigar por usted mismo no le permitirá llegar muy lejos. Ayuda tener un socio de confianza al lado, más aún si se trata de uno con experiencia de campo y que está dispuesto a aprender de su negocio y a ayudarle a desarrollar una estrategia a largo plazo. Implementar una solución puntual tras otra puede resolver problemas durante un cierto tiempo, pero no suele ser una estrategia de éxito y pronto le generará otros problemas más importantes. Debe desarrollar una visión integral del servicio que su organización necesita, en lugar de generar más silos técnicos aislados.

Piense en grande, empiece a pequeña escala

Puede que haya escuchado que, la mejor forma de comerse un elefante es dándole un bocado tras otro. El software de LRS lleva casi cuatro décadas garantizando la distribución segura y fiable de documentos esenciales para garantizar la continuidad de los procesos de negocio de sus clientes.

En lugar de ofrecer soluciones puntuales que abordan retos documentales concretos, ofrecemos un paquete de productos integrados que gestionan todos los aspectos de la captura, aplicación de formato, protección y distribución de documentos. Además, todos los productos de la solución son de tamaño reducido. Nuestro paquete Enterprise Output Management es una solución integral que permite a nuestros clientes olvidarse de los silos técnicos para digitalizar, imprimir y escanear documentos en toda la arquitectura empresarial; desde el mainframe hasta los dispositivos móviles, desde los ordenadores de sobremesa hasta la nube y desde el back-end hasta la excelencia empresarial.

Nos gusta aconsejar a nuestros clientes que piensen en grande pero empiecen a pequeña escala. Las organizaciones pueden, y de hecho lo suelen hacer, comenzar con uno o más de nuestros módulos del paquete EOM y ampliar con el paso del tiempo al ritmo que marcan las necesidades de su empresa. La ventaja es que, cuando sus necesidades cambian, la naturaleza modular de la solución LRS garantiza que puedan añadir funcionalidad con un esfuerzo y coste mínimos, al tiempo que protegen la inversión que han realizado en el entorno actual.

LRS le ofrece comenzar ahora y preparar su arquitectura para los retos de digitalización a los que tendrá que enfrentarse en el espacio de trabajo del futuro. Con nuestro paquete de software EOM puede eliminar todas las soluciones puntuales que tenga implementadas para imprimir desde sus distintos canales técnicos. De esta forma no solo eliminamos los componentes de software, sino también cientos de servidores de impresión y de autenticación de impresión pull presentes en su organización. Por otro lado, también se reducen considerablemente los esfuerzos de gestión de incidentes y cambios. IDC afirma que el uso de software de LRS reduce las labores de soporte en un 80 % y aumenta la estabilidad en un 99 %. Cuando se combinan estas características con nuestras herramientas de autoservicio para usuarios, se suele lograr una mayor satisfacción del usuario y un caso de negocio convincente. Más importante aún es el hecho de que preparará su organización para el futuro de la digitalización, al ofrecer una estructura central estandarizada para todos los servicios de impresión, escaneado y digitalización de documentos basada en una única solución.

Sea cual sea la manera en la que la organización elija imprimir, LRS es capaz de gestionarla desde un punto de control centralizado y sin correr el riesgo de interrupciones de actividad provocadas por fallos de impresión.

¿Qué deparará el futuro a las empresas que inicien una relación con LRS hoy? Nuestros clientes pueden tener la certeza de que nuestras soluciones atenderán sus necesidades. Nadie puede saber qué nos traerá el futuro pero, desde una perspectiva de output de documentos, LRS lo tiene cubierto. Hoy, mañana y mucho más adelante.