I criteri di stampa: salvezza o maledizione?

Quale organizzazione non desidera abbattere i costi generali e risparmiare? La maggior parte, poi, vorrebbe anche dipendenti soddisfatti e produttivi. Ma se si chiede ad aziende e utenti qual è la maggior fonte di frustrazione sul lavoro, per entrambi in cima all’elenco c’è sempre la stampa. I documenti si stampano nel formato sbagliato, oppure non si stampano del tutto; le stampanti non sono disponibili; a volte, poi, per colpa di un criterio di stampa capita che i lavori non vengano stampati come richiesto dall’utente.

Queste situazioni sono sempre problematiche, ma l’ultima, in particolare, si colloca a metà tra gli obiettivi dell’organizzazione e le esigenze degli utenti. Ovviamente, le aziende desiderano ridurre i costi di stampa. Ma davvero desiderano farlo a discapito dei dipendenti e della loro capacità di svolgere il proprio lavoro?

Provate a immaginare la seguente situazione: un responsabile vendite si sta preparando per una riunione importante. Lavora ben oltre l’orario per finire la presentazione e altra documentazione di supporto. Ma quando lancia la stampa riceve un messaggio di errore: per stampare il lavoro è necessaria l’autorizzazione del suo superiore. 

Sono le nove di sera, e la riunione è fissata per le otto della mattina dopo. Che fare? Chiamare il suo superiore, oppure tornare a casa senza le stampe? La rigida applicazione di un criterio di stampa aziendale si è rivelata una fonte di frustrazione.

Applicare i criteri o fornire indicazioni?

Molte soluzioni per la gestione della stampa consentono di applicare regole e limitare l’uso di determinate funzioni, come la stampa a colori o le opzioni di finitura. In certi casi gli utenti non hanno alcuna possibilità di aggirare queste decisioni. In questo modo i costi si riducono senz’altro, ma davvero non esiste un’alternativa migliore? Dopo tutto, l’azienda ha investito nell’acquisto di dispositivi di stampa avanzati, e di certo desidera metterli a disposizione dei dipendenti. Perché, dunque, non incoraggiare comportamenti di stampa virtuosi, invece di ricorrere a regole inflessibili? 

Tutti, nessuno escluso, di quando in quando si dimenticano che è bene ridurre gli sprechi ed evitare, ad esempio, di stampare a colori o su un solo lato un’e-mail o un promemoria per uso interno . Può capitare di stampare un messaggio e-mail di due pagine, la seconda delle quali viene immediatamente buttata perché contiene solo la firma, magari seguita dal paragrafo che sollecita a non stampare il messaggio se non strettamente necessario (e che, per inciso, è costato all’azienda anche una stampa a colori). 

Che fine ha fatto l’ufficio senza carta?

La digitalizzazione non ha avuto sull’ambiente ufficio l’impatto sperato e l’ideale dell’ufficio senza carta è ancora ben lungi da diventare realtà. Anzi, a quanto pare la tecnologia ha sortito l’effetto opposto. Le persone preferiscono ancora i documenti stampati perché possono annotare appunti accanto al testo e conservarli per ogni evenienza. E poi c’è il problema dell’archiviazione. Sebbene gli archivi digitali siano sempre più diffusi, l’archiviazione su carta è ancora la norma, se non obbligatoria per legge in alcuni settori. Ma anche quando quest’obbligo non esiste, c’è chi preferisce disporre della documentazione cartacea per eventuali esigenze future. 

Ecco perché siamo ancora alle prese con la carta e la stampa, e perché è necessario gestire questo aspetto con la massima efficienza di costo possibile. Esistono vari, semplici metodi per ridurre i costi della stampa senza causare disagi ai dipendenti, come il responsabile vendite di cui sopra. Non vi è alcuna necessità di applicare regole di stampa inflessibili. Una soluzione potrebbe essere incoraggiare comportamenti di stampa virtuosi, senza privare gli utenti della possibilità di scelta. Che non sia necessario stampare a colori un semplice messaggio e-mail è ovvio per tutti, ma pochi pensano a modificare le impostazioni di stampa. Per aiutare i dipendenti in questo senso si possono stabilire configurazioni standard per determinate code di stampa, in modo da evitare gli sprechi e privilegiare comportamenti meno costosi. Non occorre dunque forzare la stampa in bianco e nero o fronte-retro, basta impostarla come metodo di stampa predefinito.

Bilanciare praticità e costi

Anche se le stampanti a disposizione sono molteplici, è evidente che tutti tendono a usare il dispositivo più vicino. E perché non dovrebbero? Ben pochi utenti conoscono il costo di stampa per pagina dei singoli dispositivi, e non ha senso pretendere un tale livello di consapevolezza. Ma una soluzione esiste.

Perché non fornire agli utenti un’anteprima dei costi associati a tutte le stampanti che si trovano nelle vicinanze? Una volta consapevoli delle differenze è probabile che siano più propensi a scegliere l’opzione meno costosa. È proprio questo il senso dei criteri di stampa basati su regole: evitare i costi superflui e offrire agli utenti la possibilità di scegliere le opzioni di cui hanno bisogno per mantenere invariata la produttività.

Ma torniamo al nostro responsabile vendite. Con criteri di stampa flessibili che permettono di ignorare le impostazioni di stampa predefinite anche senza l’approvazione di un superiore, avrebbe potuto terminare il lavoro senza inconvenienti. Avrebbe lanciato la stampa, modificato le impostazioni del caso, e ricavato materiale impeccabile da presentare il giorno dopo alla riunione.

Con l’adozione dei giusti criteri di stampa, l’azienda può ottenere il meglio sotto ogni aspetto: dai documenti, agli utenti, fino a profitti. Basta solo il software adatto e una buona dose di buon senso.