Política de impresión: ¿bendición o maldición?
Todas las organizaciones desean ahorrar dinero y reducir los costes fijos. Muchas también quieren que sus empleados sean felices y productivos. Pero cuando se les pregunta sobre las mayores frustraciones de sus empleados, la impresión se sitúa entre las primeras de la lista, tanto para compañías como para usuarios. Los documentos no se pueden imprimir o llegan en el formato equivocado. Las impresoras no están disponibles. O, en algunos casos. una política de impresión impide que los trabajos se impriman de la forma en que el usuario solicitó.
Todas estas situaciones son problemáticas pero esta última se encuentra en la intersección entre los objetivos de su organización y las necesidades de sus usuarios. Por supuesto, desea recortar los costes de impresión. Pero, ¿desea hacerlo a costa de que sus empleados no puedan hacer su trabajo?
Imagine esto: un director de ventas está preparando una importante reunión. Trabaja muchas horas extra para acabar la presentación y los materiales anexos. En el momento de enviar los documentos a imprimir, aparece un mensaje diciendo que necesitará la aprobación de su superior para imprimir el trabajo.
Son las nueve de la noche y la reunión es a las ocho de la mañana del día siguiente. ¿Qué puede hacer el trabajador? ¿Llamar a su superior o irse a casa sin los materiales adecuados? La política de impresión de su empresa le ha provocado una frustración porque se aplicó de forma inflexible.
Aplicación obligatoria respecto a directrices
Muchas de las soluciones de gestión de impresión le permiten aplicar reglas y restringir el uso de determinadas funciones, como opciones de color y acabado. En algunos casos, los usuarios no pueden cambiar estas decisiones. Es una forma segura de reducir los costes pero ¿es una forma inteligente de hacerlo? Al fin y al cabo, ha invertido en dispositivos avanzados de impresión. Es muy probable que desee que la gente los pueda usar. Así que, ¿cómo fomentar un uso sensible de la impresión en lugar de aplicar reglas estrictas?
A todos nos conviene un recordatorio ocasional para reducir conductas derrochadoras, como mandar a imprimir continuamente memorandos internos o correos electrónicos a todo color y por una sola cara. Incluso a usted. Piense en la última vez que imprimió un correo electrónico y ocupó dos páginas. La segunda la tiró inmediatamente porque solo contenía la línea de firma, quizás seguida de una frase del tipo «por favor, piense en el medio ambiente antes de imprimir este correo electrónico» (que, curiosamente, también le cuesta a la compañía un clic en color).
¿Dónde quedó la oficina sin papel?
La digitalización no ha provocado el impacto esperado sobre el entorno de la oficina. No estamos ni siquiera cerca de tener un entorno de trabajo sin papel. Como mucho, la tecnología ha provocado el efecto contrario. A las personas les gusta imprimir las cosas. Les gusta hacer anotaciones junto al texto y conservar el papel a efectos de registro. Luego está el problema del archivo. Los archivos digitales están emergiendo, sin duda, pero mantener registros de archivos impresos sigue siendo la norma e incluso es obligatorio (por ley) en algunos sectores. Y aunque no lo sea, a algunas personas simplemente les gusta el hecho de que exista un rastro de papel almacenado para cuando sea necesario en el futuro.
Esto explica por qué seguimos lidiando con el papel y la impresión, y por qué es un área que debería manejarse de la forma más rentable posible. Existen formas sencillas de reducir inmediatamente sus costes de impresión sin generar frustración entre los empleados, como en el caso del director de ventas del ejemplo anterior. La impresión basada en reglas no tiene por qué ser tan inflexible. Puede ser una forma de fomentar una conducta de impresión sensible sin arrebatarle al usuario su poder de decisión. Cualquiera puede entender que no es necesario imprimir un correo electrónico en color, pero pocas personas se acuerdan de cambiar los ajustes cuando imprimen. Puede ayudar a sus empleados estableciendo configuraciones estándar para determinadas colas de impresión con el objetivo de que sea más fácil imprimir de forma rentable que de forma derrochadora. Para hacerlo, no necesita obligar a imprimir a dos caras o en un solo color, basta con que sea el método de impresión por defecto.
Mantener el equilibrio entre comodidad y coste
Aunque tenga varias impresoras, notará que las personas suelen imprimir en el dispositivo más cercano. A fin de cuentas, es lo lógico, ¿no? Pocos usuarios conocen el coste de impresión por página de cada dispositivo y no es razonable esperar ese nivel de conocimiento. Pero puede ayudarles con eso.
¿Qué pasaría si presentara a los usuarios una vista previa del coste en todos los dispositivos cercanos? Una vez que vean las diferencias, es más probable que elijan la opción menos cara. Una política de impresión basada en reglas es precisamente esto: una forma de evitar costes de impresión innecesarios pero ofreciendo al personal la capacidad de usar las opciones que necesitan para seguir siendo productivos.
Volvamos al director de ventas. Gracias a una política de impresión flexible que le permita cambiar los ajustes de impresión por defecto sin la aprobación de su superior, esta persona podría haber acabado su trabajo sin el más mínimo atisbo de frustración. Habría mandado a imprimir, habría cambiado los ajustes en función de sus necesidades y habría podido tener materiales espectaculares para causar una gran impresión durante la reunión del día siguiente.
Una buena política de impresión corporativa puede hacer que todo en su empresa se vea mejor: sus documentos, sus usuarios e incluso sus resultados finales. Todo lo que necesita es un pequeño software y mucho sentido común.