Dati di stampa parte 1 – Raccolta, report e analisi

Per l’ambiente IT, una buona decisione richiede informazioni puntuali e precise. Questa serie di articoli tratta i temi della raccolta, reportistica e analisi dei dati di stampa da più fonti. Anzitutto, pensiamo a come raccogliere i dati ed evitare buchi neri nelle metriche di stampa.

Considerando il titolo di questo articolo, la domanda seguente può sembrare bizzarra, eppure è importante chiedersi: “perché dovrei raccogliere i dati di stampa?”

Le risposte sono diverse, a seconda del ruolo che si ricopre. Di seguito alcuni esempi:

• Il proprietario di un servizio di stampa gestito centralmente desidera riaddebitare i costi di stampa ai singoli reparti per allocare o recuperare i costi delle risorse di stampa. Inoltre vorrebbe sapere quali stampanti e dispositivi multifunzione (MFD) vengono utilizzati al di sopra o al di sotto delle rispettive capacità, o quali non sono mai utilizzati.
• Il responsabile per la diramazione delle informazioni di impatto ambientale desidera conoscere i volumi di stampa e la conseguente impronta ambientale.
• L’addetto al miglioramento dei servizi desidera capire perché vengono stampati determinati tipi di documenti, così da poter sia ottimizzare il servizio per utenti finali e clienti, sia migliorare l’efficienza e ridurre i costi.
• L’esperto della sicurezza desidera conoscere tutti i dettagli relativi ai lavori di stampa: chi, cosa, dove e quando.

Da questi interrogativi è possibile individuare i punti dati che permettano di analizzare e presentare le informazioni in modo efficace. Questo è infatti un importante aspetto della reportistica: comprendere quali siano le informazioni necessarie, e raccogliere i dati specifici. Gli esempi di cui sopra richiedono i dati inerenti il lavoro di stampa fisico: numero di pagine, a colori o b/n, fronte retro o un solo lato, data/ora e altri. Per ottenere il quadro completo, tali dati dovranno essere accompagnati da altre informazioni, ad esempio utente, reparto, ubicazione e origine.

Ora che abbiamo capito quali dati raccogliere, dove è possibile reperirli? Per lo più, nelle organizzazioni di grandi dimensioni, le potenziali fonti di dati di stampa utili sono quattro:

• Stampanti
• Server per spool di stampa
• Dispositivi client
• Applicazioni centralizzate quali SAP, ERM, Mainframe e altre.

“Facilissimo!” Immagino la vostra reazione… basta solo ottenere i dati delle stampanti, eseguire i report e il gioco è fatto. Sicuramente, molte stampanti utilizzano i dati DBA (Device-based Accounting) o JBA (Job-based Accounting) e offrono un’ampia gamma di informazioni utili sull’attività di stampa. Ai fini della nostra raccolta dati, questo sembrerebbe il punto di partenza ideale. Tuttavia, quando si tratta di processi di stampa, è raro che tutto fili liscio (e chi lavora in questo ambito sa quanto sia vero): molti dispositivi di stampa non dispongono della funzione DBA né tengono traccia dell’origine del lavoro di stampa. In caso di applicazioni centralizzate, al massimo queste potrebbero indicare l’utente remoto o di sistema. A questo si aggiunge che stampanti di etichette, piccoli dispositivi di stampa e quasi tutti i dispositivi più datati in genere non dispongono di funzioni di contabilità.

Sembrerebbe quindi che i server per lo spool di stampa siano il punto di raccolta migliore. Di sicuro dovrebbero segnalare cosa è in corso di stampa. Tuttavia, un’indagine più approfondita rivela che l’attività dei server per spool di stampa sia più mirata allo spooling e al routing del traffico di stampa piuttosto che alla registrazione di ciò che viene effettivamente stampato. Inoltre, dopo il passaggio al cloud e all’infrastruttura centralizzata, le aziende preferiscono evitare di indirizzare i file tramite i server di stampa tradizionali in modo da ridurre al minimo il traffico di rete e l’infrastruttura server.

Sebbene i dispositivi client possano fornire una lettura utile su quanto viene inviato a un server di stampa o direttamente a una stampante client, sfortunatamente non consentono di accedere facilmente ai dati e tanto meno offrono funzioni di reportistica.

Server per spool di stampa, dispositivi client e stampanti inoltre potrebbero non tenere conto della stampa proveniente da applicazioni centralizzate, che può arrivare a rappresentare il 50% del volume di output dell’organizzazione. Questo è particolarmente vero nel caso in cui l’applicazione centrale comunica direttamente con la stampante o usa spooling Linux, UNIX o z/OS. Altro problema: molte applicazioni legacy e/o centralizzate possono utilizzare diversi nomi utente o account di sistema per stampare le informazioni per conto dell’utente, perdendo così preziosi metadati relativi al lavoro di stampa. Le applicazioni Mainframe e SAP contengono anche metadati specifici dell’applicazione che spesso si perdono durante la trasmissione a un server o a una stampante.

A questo punto è necessario individuare i dati che sono disponibili, dove si trovano e come raccoglierli.

Le soluzioni software per la contabilità di stampa interagiscono solo con una o due di queste potenziali fonti di informazioni, con livelli di dati e accuratezza variabili. Una raccolta efficace dei dati di stampa spesso non solo permette di raccogliere informazioni da tutte e quattro le fonti indicate, ma anche di ampliarle durante il processo di stampa e/o di raccolta da altre fonti, quali Active Directory.

Nel valutare il software per la contabilità di stampa aziendale, solo andando oltre le fonti di stampa più ovvie è possibile evitare di cadere nel buco nero dei dati di stampa.

La seconda parte di questa serie esaminerà l’utilizzo dei dati raccolti per la reportistica di routine.