Impresión de datos, parte 1: recopilación, generación de informes y análisis

Para tomar decisiones correctas sobre su entorno de TI, necesita información precisa en el momento justo. En esta serie de publicaciones del blog, trataré la recopilación, los informes y los análisis de los datos de impresión procedentes de diversas fuentes. Antes que nada, pensemos en cómo recopilar los indicadores de impresión y evitar lagunas.

Si tenemos en cuenta el título de este artículo, la siguiente pregunta podría resultar un poco extraña; aun así, merece la pena cuestionarnos el motivo por el que queremos recopilar datos sobre la impresión.
La respuesta puede variar según su perfil. Veamos algunos ejemplos:

• Como propietario de un servicio de impresión gestionado de forma centralizada, quiero repercutir los costes de impresión a departamentos concretos para asignar o recuperar el coste que tienen los recursos de impresión. Además, quiero saber qué impresoras y dispositivos multifunción (MFD) están sobreutilizados, infrautilizados o no se utilizan.
• Como responsable de facilitar información de impacto medioambiental, quiero saber cuáles son nuestros volúmenes de impresión y cómo afectan al entorno.
• Como profesional de la mejora de servicios, quiero comprender por qué la gente imprime determinados tipos de documentos, para así mejorar el servicio que ofrecemos a usuarios finales y clientes, al tiempo que mejoramos la eficiencia y reducimos los costes.
• Como experto en seguridad, quiero saber quién ha imprimido qué, cuándo y dónde.

Plantearnos estas preguntas nos permite comprender los datos que necesitamos para analizar y presentar la información de manera eficaz. Este es un aspecto importante de los informes: saber qué información se necesita y, posteriormente, recopilar esos datos concretos. Las preguntas anteriores requieren información sobre el trabajo de impresión físico: número de páginas, color o blanco y negro, doble cara o una cara, fecha y hora, etc. Para tener una perspectiva global, estos datos deben complementarse con otra información, como usuario, departamento, ubicación y origen de la información.

Ahora que ya sabemos qué datos queremos recopilar, ¿dónde podemos obtenerlos? La mayoría de grandes organizaciones cuentan con cuatro fuentes potenciales de datos de impresión que podemos usar:

• Impresoras
• Servidores de impresión spool
• Dispositivos cliente
• Aplicaciones centralizadas, como SAP, ERM, mainframe, etc.

«¡Esa es fácil!» Seguro que su respuesta es que simplemente hay que recopilar los datos de las impresoras y ejecutar los informes. Es cierto que muchas impresoras ofrecen un montón de información útil sobre la actividad de impresión con datos de contabilidad basada en dispositivos (DBA) o contabilidad basada en trabajos (JBA). Estos datos representan un punto de partida ideal para nuestra labor de recopilación de datos de impresión, pero —cualquiera que haya trabajado con impresoras sabe que siempre hay un «pero»— muchos dispositivos de impresión no cuentan con funcionalidad de DBA ni registran la procedencia del trabajo de impresión. Cuando se trata de aplicaciones centralizadas, estas pueden simplemente informar al usuario remoto o del sistema. Además, las impresoras de etiquetas, los dispositivos de impresión más pequeños y casi todos los dispositivos antiguos normalmente no ofrecen funciones de contabilidad.

Los servidores de impresión spool parecen ser el siguiente mejor punto de recopilación de datos. Lo normal es que tengan conocimiento de lo que se imprime, ¿no? Si profundizamos en nuestro análisis, veremos que los servidores de impresión spool se centran más en el envío a spool y la redirección del tráfico de impresión que en registrar lo que se imprime. Con la migración a la nube y las infraestructuras centralizadas, las empresas también buscan evitar la redirección de archivos mediante servidores de impresión tradicionales, con el fin de minimizar el tráfico de la red y la infraestructura de servidores.

Los dispositivos cliente pueden ofrecer datos útiles sobre lo que el cliente envía a un servidor de impresión o directamente a una impresora cliente. El problema es que no ofrecen un mecanismo sencillo para acceder a los datos o generar informes de ellos.

Además, los servidores de impresión spool, los dispositivos cliente y las impresoras pueden no estar incluidos en la arquitectura de impresión de aplicaciones centralizada, y esta puede representar hasta la mitad de la salida de una organización. Este hecho adquiere especial relevancia cuando la aplicación central se comunica directamente con la impresora o utiliza spools de Linux, UNIX o z/OS. Otro de los problemas es que muchas aplicaciones antiguas o centralizadas pueden usar varios nombres de usuario o cuentas del sistema para imprimir la información en nombre del usuario, lo que provoca que se pierdan valiosos metadatos del trabajo de impresión. Normalmente, las aplicaciones mainframe y SAP también contienen metadatos específicos de aplicaciones que suelen perderse durante la transmisión a un servidor o una impresora.

Por tanto, necesitamos saber qué datos están disponibles, dónde se encuentran y cómo podemos recopilarlos.

Las soluciones de software de contabilidad de impresión suelen interactuar únicamente con una o dos de estas fuentes de información potencial, con distintos niveles de datos y precisión. Para recopilar los datos de impresión de una forma eficaz, es habitual que haya no solo que recopilar la información de las cuatro fuentes anteriores, sino también complementar esos datos durante el proceso de impresión o recopilación desde otros orígenes, como Active Directory.

Cuando evalúe las posibilidades de software para la contabilidad de impresión en su empresa, mire más allá de las fuentes de impresión más obvias para evitar las lagunas de datos de impresión.

En la segunda parte de esta serie, analizaremos el uso de los datos recopilados para informes rutinarios.