La maggior parte di noi lo fa più volte al giorno. A volte nei luoghi più strani. Spesso con risultati sorprendenti.
Di cosa parlo? Delle ricerche su Google, ovviamente! E quando riguardano l’argomento stampa, a noi di LRS interessa conoscere le domande a cui le persone cercano una risposta. Alcune sono alquanto divertenti, del tipo: “come stampare senza stampante”; altre non te le aspetti proprio, ad esempio “che cos’è la stampa a impatto zero” o “che cos’è la stampa centralizzata”. Noi esaminiamo i risultati proposti da Google, sperando di trovare pagine del sito Web di LRS... In fin dei conti, la stampa è un argomento che conosciamo bene.
Dallo studio ufficio di Springfield, Illinois... la Top Ten delle domande sulla stampa:
10. In che modo posso stampare le e-mail dal mio telefono/tablet?
Le soluzioni di stampa da mobile consentono di stampare da dispositivi mobili quali telefoni e computer portatili.
Se la vostra azienda utilizza il software LRS, è sufficiente scaricare l’app VPSX Print da App store o Google Play store e seguire le istruzioni per configurarla. È molto facile: servono solo l’URL dell’azienda e i vostri dati di accesso. È possibile stampare documenti da subito, comprese le e-mail, su qualsiasi stampante. La configurazione può essere eseguita anche tramite la scansione di un codice QR o un link con cui verificare l’accesso. Fate clic qui per saperne di più.
9. Quanti tipi di cloud computing esistono?
Le strutture di cloud computing sono diverse, e il primo passo è determinare la configurazione. Vi sono tre tipologie generali: privata, pubblica (condivisa) e ibrida.
I motivi per cui le organizzazioni scelgono l’una o l’altra sono diversi, ma in genere la decisione verte sulla questione del controllo. L’uso di una struttura cloud pubblica impedisce la personalizzazione. La scelta è limitata (qui trovate ulteriori informazioni). Molte corporate scelgono il cloud privato per l’ampia personalizzazione che permette. Naturalmente, ciò comporta un costo più elevato e un maggiore impegno di manutenzione. Per tenere tutto sotto controllo, alcune scelgono una forma di cloud computing ibrida, in cui l’hosting è in spazi cloud condivisi per i programmi standard, e privati per quelli business-critical.
8. Cos’è la stampa a IP diretto?
La stampa a IP diretto non è altro che un metodo per stampare senza necessità di server. Il file viene inviato direttamente dalla workstation dell’utente alla stampante di destinazione.
La stampa a IP diretto presenta alcuni vantaggi, tra cui la riduzione del consumo di banda larga e il fatto che il buon esito della stampa non dipende dalla disponibilità di un server di stampa. Se la rete locale funziona, funziona anche la stampa. Gli aspetti negativi della stampa a IP diretto sono invece l’assenza della gestione di stampa e il rischio di violazioni della sicurezza. Tuttavia alcune soluzioni combinano i vantaggi della gestione di stampa centralizzata con quelli della stampa a IP diretto. In pratica offrono tutti i benefici e zero svantaggi.
7. Che cosa si intende per “stampa centralizzata”?
La maggior parte delle domande riguarda i servizi cloud, ma la stampa centralizzata va oltre. Il termine indica che la stampa è controllata centralmente da un unico sistema.
I dispositivi sono gestiti da un pannello di controllo che consente agli amministratori IT di applicare le modifiche a livello globale. In questo modo gli utenti non hanno problemi e il personale IT applica gradualmente le modifiche per ogni ufficio o sede. Può essere realizzata mediante una soluzione di stampa sul cloud, ma anche con altri software, tra cui LRS Output Management. Oltre alla riduzione dei compiti amministrativi e alla praticità per l’utente finale, i vantaggi della stampa centralizzata comprendono anche l’identificazione e la risoluzione rapida dei problemi. Qui è possibile saperne di più sulla gestione centralizzata delle stampanti.
6. Come si aggiunge una stampante?
Per questa domanda possono esservi molte risposte. Forse anche troppe. Per gli utenti finali, la mappatura delle stampanti è un’attività molto complessa, soprattutto in ambienti desktop virtuali.
Anche quando si lavora con Windows, connettersi a una stampante può essere un vero problema. Per questo molte aziende usano soluzioni che consentono ai dipendenti di collegarsi alle stampanti in modo intuitivo, ad esempio tramite un portale di stampa self-service: le persone possono individuare le postazioni su una mappa, cercare caratteristiche specifiche e così via, riducendo l’interazione con l’help desk e aumentando la produttività. Quindi, per rispondere alla domanda iniziale, dipende dal mezzo utilizzato, che si tratti della funzione Aggiungi stampante di Windows o di uno strumento più intuitivo. La mappatura delle stampanti è trattata in maggior dettaglio in questo articolo.
5. Come si aggiunge una stampante per la stampa cloud?
Questa è una domanda interessante e molto frequente. Ci interessa perché la stampa sul cloud è pensata per facilitare l’accesso alle stampanti, e quindi non dovrebbe essere necessario imparare ad aggiungere le stampanti. Mentre negli ambienti di stampa tradizionali la mappatura delle stampanti è un’operazione complessa, per la stampa nel cloud non rappresenta un problema. Con un semplice login (Microsoft Azure) si accede a tutte le stampanti di rete. Si effettua la ricerca in base ai requisiti del lavoro di stampa (b/n, fronte-retro, a colori, con punti metallici ecc.), si seleziona la stampante appropriata più vicina e si preme il tasto di stampa. Non dovrebbe servire altro.
4. Qual è la differenza tra cloud e server?
Qualsiasi servizio nel cloud implica sempre un server... solo che non si trova presso il cliente. Le aziende che passano al cloud spesso usano un modello SaaS:
non devono gestire il software, lo usano solo per ciò di cui hanno bisogno, e ottengono una soluzione standardizzata, identica per tutti gli utenti. Le soluzioni on-premise acquistate dal cliente, invece, necessitano di un server che, come il software, richiede manutenzione. Se per qualche motivo il server diventa indisponibile, il software a sua volta diventa inaccessibile con conseguente interruzione dei processi aziendali: una situazione indesiderabile ma talvolta inevitabile, se il software è on-premise. La si può prevenire passando a un modello SaaS con soluzioni cloud.
Una soluzione cloud è gestita dalla società di hosting. Gli aggiornamenti vengono eseguiti dal provider il quale, in caso di interruzione, se ne assume la responsabilità. Inoltre, poiché le licenze e la manutenzione dei server sono onerose, le soluzioni nel cloud offrono un vantaggio economico. Rispetto all’investimento iniziale e ai costi degli aggiornamenti, il software è pagato in base alle condizioni contrattuali e in termini di costi si rivela quasi sempre più efficiente.
Il motivo principale per cui le aziende preferiscono non passare al cloud con un servizio di hosting esterno è la limitazione che ne deriva. Molte corporate richiedono modifiche specifiche per eseguire il software nel proprio ambiente. A volte optano per soluzioni in hosting nel cloud, ma con una struttura di cui esse stesse sono pienamente responsabili. In altre parole, continuano a utilizzare uno o più server, facendosi carico della manutenzione e del supporto che ne derivano. Ma le persone che interrogano Google per le soluzioni cloud, desiderano altro: cercano una configurazione SaaS che sia alternativa alle soluzioni basate su server di proprietà.
3. Qual è la funzione di un server di stampa?
Una cosa è chiara: rispetto a qualche decennio fa, oggi i server di stampa hanno meno funzioni. Un tempo il compito del server di stampa era tradurre un lavoro di stampa nel linguaggio della stampante.
Nel frattempo, però, le stampanti si sono evolute diventando dispositivi smart, al pari di quelli utilizzati per generare i lavori di stampa. Nonostante i server di stampa abbiano perso una delle loro principali funzioni, molte organizzazioni li utilizzano ancora per gestire la stampa interna. Ogni lavoro di stampa arriva al server, dove viene esaminato per verificare proprietà, autorizzazioni degli utenti e altro. Inoltre, il server controlla la disponibilità e la capacità della stampante. Se tutto funziona come dovrebbe, il server inoltra il lavoro alla stampante e ne memorizza i dati ai fini della reportistica. Oggi, questa è la funzione principale di un server di stampa. Tuttavia, molte soluzioni di stampa possono fare altrettanto, senza ricorrere a un server di stampa.
2. Perché le aziende passano al cloud?
In un certo senso, questa domanda ha già trovato risposta, ma possiamo aggiungere altro. Un tempo, per i processi aziendali ci si affidava ai server.
Oggi la tecnologia quanto mai avanzata e l’aumento esponenziale dei requisiti hanno determinato infrastrutture IT altamente complesse. Passando al cloud si può ridurre tale complessità. Inoltre, si abbattono i costi e si migliorano stabilità e prevedibilità. Il costo mensile resta fisso. Come gli stipendi dei dipendenti: se si assumono più persone, i costi aumentano; se si dimettono, diminuiscono. In assenza di cambiamenti, tutto rimane stabile. Sebbene siano variabili, i costi sono prevedibili.
Le soluzioni di proprietà e on-premise non offrono le stesse garanzie. Molte organizzazioni preferiscono abbandonare il concetto di proprietà, e ottenere piuttosto le funzionalità di cui hanno bisogno senza assumersi altri obblighi se non il canone mensile.
1. Cos’è la stampa a emissioni zero?
La risposta breve è che la stampa a emissioni zero non esiste. Ogni stampa produce un’emissione di CO2. Tuttavia, è possibile ridurre l’impatto.
Come? Utilizzando carta riciclata o stampando in fronte/retro. Oppure non stampando i documenti che probabilmente finiranno nel cestino. Oggi, l’ambiente è un tema fondamentale e la questione dell’ambiente di lavoro a basso consumo di CO2 è di grande rilievo. Addirittura, alcune aziende puntano a un ufficio completamente senza carta ma la maggior parte è orientata a ridurre al massimo il consumo. Sebbene i moderni dispositivi di stampa consumino meno elettricità e le loro emissioni di CO2 siano già minime, non significa che dobbiamo continuare a stampare senza considerare l’impatto ambientale. Ogni passo, non importa quanto piccolo, aiuta a ridurre la nostra impronta di CO2. La stampa a emissioni zero potrebbe non essere fattibile, ma la stampa ecologica è certamente un obiettivo raggiungibile.
Con questo, concludiamo la nostra top ten delle domande più ricercate su Google in materia di stampa. Per qualsiasi domanda su LRS, non esitate a scriverci all’indirizzo eominfo@lrs.com.