La stampa pull printing può contribuire a ridurre i costi?
Come la maggior parte dei lavoratori di tutto il mondo, durante quest’anno segnato dallo scoppio della pandemia ho lavorato da casa per diversi mesi in una postazione di lavoro improvvisata. Oltre alla nuova sede lavorativa, la situazione mi ha portato una serie di nuovi colleghi: tre figli adolescenti, mia moglie e un terrier pigro, senza contare le tante nuove qualifiche lavorative: tecnico di rete, help desk di primo livello, help desk di secondo livello, analista, CSO. Ho reso l’idea?
Di tutti i ruoli che ho ricoperto in questo periodo, quello che ho apprezzato di meno è stato quello di responsabile degli approvvigionamenti IT, soprattutto per la stampa. Ero abituato a lavorare in un ambiente aziendale, dove la stampa avviene “automagicamente” e colleghi fidati si assicurano che i cassetti di alimentazione delle stampanti non siamo mai vuoti e le cartucce del toner non siano mai esaurite. Pertanto, non ero ben cosciente del tempo e del denaro necessari per mantenere in attività un ambiente di stampa molto utilizzato. In breve tempo, ero entrato in confidenza con tutto il personale del negozio di forniture per ufficio della mia zona. “Mark, già che ci sei perché non prendi anche una confezione multipla di cartucce di inchiostro nero formato XL? Magari ti eviti un viaggio la settimana prossima.”
Finché non ho iniziato a pagare di tasca mia il materiale di stampa richiesto da un intero gruppo di utenti, non mi rendevo ben conto di quante pagine vengono stampate inutilmente. Documenti in bozza stampati a colori anziché in bianco e nero. Fogli di calcolo estesi stampati su un’unica facciata anziché in fronte/retro. Una relazione di laboratorio lunga dieci pagine con un errore di battitura sulla prima pagina abbandonata in un cassetto di uscita sotto un’altra relazione di dieci pagine, praticamente identica e priva di errori.
Quando sono rientrato in ufficio insieme ai miei colleghi di LRS, ho capito perché i problemi di stampa che mi affliggevano a casa non si verificavano in ufficio: grazie alla stampa pull printing. In quanto utilizzatore della prima ora delle soluzioni di stampa pull printing e del software di stampa sicura, il personale IT di LRS ha messo a disposizione per l’uso generalizzato un numero minimo di dispositivi di output monofunzione. Di norma si utilizzano le stampanti di gruppo di lavoro, che consentono al reparto IT di tenere sotto controllo i volumi di stampa e monitorare l’uso dei materiali di consumo. I documenti inviati a una coda di stampa pull printing non vengono stampati automaticamente, ma solo dopo l’autenticazione dell’utente presso il dispositivo. Ogni volta che devo recuperare un lavoro di stampa, non devo fare altro che puntare verso la stampante la stessa chiavetta che uso tutte le mattine per entrare nell’edificio.
Varietà di scelta
Rispetto alla “concentrazione di menti informatiche” del mio ufficio domestico, il personale tecnico di LRS è molto più bravo a mantenere in attività il parco stampanti dell’azienda. A volte, però, anche i dispositivi aziendali esauriscono la carta o la cartuccia del toner. In queste rare occasioni, mi basta raggiungere il dispositivo multifunzione più vicino, puntare la chiavetta sul lettore di badge, e voilà: documenti on-demand.
Proprio come i miei recenti colleghi adolescenti in smart working, capita anche a me di fare pasticci e stampare testi contenenti errori, o usare la stampa a colori per una bozza anche se non è necessario. Utilizzando il pannello a sfioramento del dispositivo multifunzione posso annullare questi lavori di stampa prima di sprecare carta, toner e tempo. Ogni utente ha la facoltà di aiutare l’organizzazione a tenere sotto controllo i costi di stampa riducendo al minimo o eliminando le stampe superflue. E adesso che sono in grado di capire meglio in che misura i costi, anche ridotti, incidono sul totale, sono felice di fare la mia parte.
Per una serie di motivi, spero di non dover riprendere a breve il ruolo di amministratore IT da casa, ma nell’eventualità, non escludo di provare a implementare anche a casa la stampa pull printing. Oppure di trovare un modo di dedurre il costo dei materiali di consumo dalle paghette dei miei figli.