Guardare e non toccare

Negli Stati Uniti, come in altri paesi, vige un detto simile all’italiano “Chi rompe paga, e i cocci sono suoi”. Negli Stati Uniti è conosciuto anche come “la regola di Pottery Barn”. In realtà non ha nulla a che vedere con la nota catena di arredamento, ma ricorda a chi entra in un negozio di maneggiare con cura la merce esposta.

Analogamente, nei musei la prima regola è “Guardare e non toccare”. Infatti, mentre il prezzo di gran parte delle merci al dettaglio può essere facilmente sostenuto dal negoziante, gli articoli esposti nei musei hanno un valore immensamente maggiore e difficilmente possono essere riparati o addirittura sostituiti.

Con l’insorgere della crisi dovuta alla pandemia di COVID-19, si è assisto alla migrazione online di moltissime esperienze, e alla crescita esponenziale del lavoro a distanza. Questa migrazione online include i processi aziendali i cui flussi di lavoro, in precedenza, richiedevano, oltre alla presenza fisica, l’intervento di più soggetti.

Sono perciò molte le aziende che hanno sviluppato flussi di lavoro ad hoc, anche se si tratta per lo più di un’evoluzione delle prassi abituali. Stiamo parlando di modalità operative che prevedevano lo spostamento degli addetti all’interno dell’edificio, da dispositivo a dispositivo, da schermo a schermo, da stanza a stanza, per effettuare tutte le attività incrementali richieste fino al raggiungimento dell’obiettivo.

Tali attività si sviluppano quasi tutte in modo organico.

Come eravamo...

Una volta, gli utenti finali erano abituati ad eseguire l’accesso ai tipici terminali dallo schermo verde connessi ai computer mainframe. La persona addetta (chiamiamola Sophie) inseriva il codice della transazione, compilava determinati campi in uno o più moduli su schermo, quindi richiedeva l’esecuzione del processo. Da qualche parte, una stampante si metteva in moto e stampava alcune pagine. Donna, l’operatrice, prendeva i report dalla stampante e li impilava in bell’ordine in attesa che Al, dell’ufficio corrispondenza, venisse a ritirarli. Le stampe venivano poi collocate in buste di carta manila, e una di queste, contenente le stampe del suo lavoro, prima o poi approdava alla scrivania di Sophie. Indipendentemente dal seguito, a quel punto ben tre persone avevano già manipolato fisicamente le stampe.

Ma i tempi cambiano, così come i processi aziendali. Nel frattempo, Al è andato in pensione e l’azienda ha risparmiato denaro eliminando la stampante centralizzata, così ora Donna può concentrarsi sui clienti, invece di impilare stampe. Il processo su mainframe di cui si occupava Sophie c’è ancora, ma adesso Sophie compila i moduli utilizzando un’app a finestre sul suo desktop. Le stampe vengono inviate a un dispositivo di stampa nei pressi della sua scrivania.

Stampa “zero-touch” senza inconvenienti

Sophie aveva letto il recente articolo sulla stampa zero-touch pubblicato sul blog dal mio collega Massimo, perciò punta la chiavetta di sicurezza verso il dispositivo e ritira le sue stampe.

A un certo punto, Sophie deve trasferire i contenuti in una nuova applicazione server che gestisce l’output dai clienti della sua unità aziendale. Quindi, dopo aver ritirato le stampe, va allo lo scanner in fondo al corridoio, vi inserisce i fogli stampati e invia al proprio indirizzo e-mail una scansione del documento in formato PDF. A quel punto, Sophie scarica il file PDF sul desktop e lo carica nella nuova applicazione.

Anche in questo caso l’operazione prevede una sequenza di passaggi, ciascuno dei quali probabilmente aveva una sua logica durante la fase di evoluzione dei flussi di lavoro. E poi un po’ di movimento fa sempre bene, no? Ma come la mettiamo ora che Sophie deve lavorare da casa? Interrompere quel processo aziendale può risultare molto costoso.

La soluzione: “Guardare e non toccare!”

Nei primi tempi dell’emergenza COVID, un cliente di LRS si trovò appunto ad affrontare un problema di processi aziendali di questo tipo dovuto alle nuove esigenze di telelavoro. Quando i dipendenti non possono recarsi al lavoro, le stampe rimangono semplicemente in coda nello spooler e l’intero flusso di lavoro si interrompe.

Con la soluzione software PageCenterX di LRS, per questo processo business-critical siamo riusciti a introdurre, per questo cliente, un modello basato sulla visualizzazione senza stampa. Invece di stampare automaticamente il report, la soluzione VPSX è stata configurata in modo da trasferire direttamente l’output su un archivio PageCenterX, dove viene poi memorizzato. Inoltre, con la soluzione PageCenterX, gli utenti finali possono visualizzare i documenti online, risparmiando sui costi di stampa.

E nel caso dell’applicazione server di terzi a cui era destinato il PDF? Anche in questo caso, PageCenterX ha permesso di salvare la situazione. La funzionalità di sottoscrizione di PageCenterX, infatti, consente agli utenti di ricevere un messaggio e-mail con un collegamento ipertestuale al documento, oppure di ricevere il documento in allegato. Inoltre, durante il processo è possibile convertire automaticamente e nell’immediato i documenti di testo in PDF.
Per le organizzazioni preoccupate delle implicazioni sulla sicurezza di tali messaggi e-mail, è possibile configurare il server della posta elettronica in modo da impedire l’invio dei documenti al di fuori dell’organizzazione.

Oggi la nostra “Sophie”, lavorando da casa, accede al suo portatile, esegue la transazione, e dopo pochi secondi riceve un file PDF contenente il collegamento a un archivio di PageCenterX e la versione testuale del report direttamente nella propria casella di posta. In più, dato che anche il file PDF è di tipo testuale, e non un’immagine, ha dimensioni minori ed è possibile eseguire ricerche al suo interno senza ricorrere a software OCR. A questo punto, Sophie può trasferire il PDF all’applicazione server,

il tutto assolutamente in modalità zero-touch.