¿No hay tiempo para hacer cambios? Entonces es hora de un cambio.

Imagina este escenario: estás sentado en un bote y estás tan ocupado sacando agua del casco que no tienes tiempo para arreglar la fuga. ¿Es lo mismo cuando se trata de cuidar de sus problemas de impresión? ¿Se encuentra en modo reactivo en lugar de en modo proactivo? Entonces es hora de echar un vistazo más de cerca a su estrategia de gestión de impresión. En visitas al cliente, experimento muchas situaciones de este tipo. Cada situación es compleja y única. Pero con el tiempo, han surgido ciertos denominadores comunes que parecen aumentar la complejidad de la administración, así como la probabilidad de problemas.

Tomemos, por ejemplo, el tema de la gestión de formularios en SAP. Normalmente, un cliente comienza ajustando los formularios estándar de SAP para satisfacer sus necesidades particulares ... mientras que se olvida de especificar configuraciones como impresión simplex/dúplex o selección de bandeja de papel. Posteriormente, estos formularios se copian y se crean nuevas variaciones, y en algún momento hay de 500 a 1000 formularios sin seleccionar la bandeja de papel. Para implementar la selección de bandeja de papel, se crea un objeto SAP para cada dispositivo físico y bandeja de papel separada. Para cada tipo de dispositivo posible (controlador), se crean varias copias para manejar esta configuración de bandeja. Estos objetos de la impresora obtienen nombres como la Impresora 1_1, la Impresora 1_2, etc. Para 100 impresoras físicas, rápidamente terminan con 300 definiciones de impresora. Cuando más tarde quieras hacer un cambio, tienes tantos controladores y formularios para modificar que te quedas sin tiempo.

Sin embargo, es posible reducir la complejidad de la gestión de resultados de SAP y otros procesos empresariales basados ??en el servidor sin requerir mucha intervención. Mediante un análisis inteligente de los datos de impresión y los metadatos, es posible controlar los recursos de la impresora en el servidor de impresión sin necesidad de cambiar los formularios SAP. De esta forma, puede especificar la selección de bandeja de papel para formularios utilizando sólo los datos contenidos en los documentos.

¿Cuántas incidencias de Help Desk relacionadas con la impresión tiene su organización? ¿Qué problemas persisten? ¿Con qué frecuencia el usuario final ha podido resolver los problemas por su cuenta? ¿Serían tales problemas inevitables, o alguien podría haberlos impedido que ocurrieran en el primer lugar?

La monitorización proactiva de la impresión puede ayudarle a identificar y manejar muchos problemas potenciales en las primeras fases del proceso, a menudo antes de que causen problemas reales para la impresión del usuario final.

Para cada cola de impresión definida, ¿existe realmente una impresora física o mantiene colas fantasmas en el servidor de impresión para las que ya no existen las impresoras correspondientes? Muchas organizaciones carecen de una comprensión clara de cómo se utiliza su parque de impresión y qué dispositivos todavía existen. Es muy común que los departamentos soliciten que se agregue una impresora a la red y luego se olvide de solicitar la desactivación cuando se elimina.

Una extensa auditoría de datos de impresión le puede dar una imagen clara y ayudar, con el tiempo, a “dimensionar correctamente” el parque de impresión. Las colas huérfanas se pueden eliminar, las impresoras sobreutilizadas o subutilizadas se pueden sustituir por otras más apropiadas. Incluso puede descubrir qué aplicaciones basadas en servidor todavía tienen colas definidas para impresoras físicas que ya no existen.

Estos son sólo tres ejemplos para ilustrar la complejidad del manejo de impresoras y datos de impresora.

Dadas las herramientas adecuadas, puede solucionar fácilmente estas complejidades sin una reestructuración de tiempo de su entorno. Al final, desea un sistema de gestión de impresión ligero y fácil de administrar que minimice los errores. Nuestro enfoque consta de cuatro fases:

• Centralización
• Simplificación
• Optimización
• Modernización

En la Fase 1, establecemos una plataforma estable y de alto rendimiento para la gestión de impresión. Esto hace posible seguir y supervisar proactivamente todas las actividades de impresión. El número de interrupciones relacionadas con la impresión disminuye. El despliegue se realiza muy rápidamente y los cambios no afectan las aplicaciones.

En la Fase 2, examinamos sus flujos de trabajo. La consolidación de definiciones de impresora, controladores y tipos de dispositivos deriva en una reducción de la carga del procesador, incluso en los servidores de aplicaciones. En esta fase, estamos mucho más cerca de lograr una relación uno a uno entre las colas de impresión y las impresoras físicas. Esto simplifica enormemente la administración de las aplicaciones centrales. Por ejemplo, los administradores de SAP Basis suelen descargar muchas tareas relacionadas con la impresión en el Centro de Help Desk.

Con un sistema de control centralizado y versátil, los clientes disponen de las herramientas necesarias para realizar cómodamente las fases 3 y 4 en las que optimizan y modernizan sus procesos de negocio. Esto incluye la optimización de inventario y muchos otros temas que se discutirán en futuras publicaciones de este blog.

Sé que hay mucha información a considerar. Si tiene alguna pregunta, no dude en ponerse en contacto con su gerente de cuentas local de LRS o en contacto con nosotros directamente en eominfo@LRS.com. ¡Gracias!