Diez preguntas para seleccionar el Software de Consolidación de Impresión adecuado

Hoy en día, hay una variedad de soluciones que se ofrecen para la consolidación de servidores de impresión. Esto es bastante interesante, considerando que hace 20 años, todos usábamos servidores de impresión sin preguntar por qué.

¿Qué ha cambiado? Ahora podemos elegir cómo estructurar nuestro entorno de impresión, y hay algo muy atractivo en eliminar servidores de impresión. En primer lugar, el mantenimiento de estos servidores es costoso y lleva mucho tiempo. Sin mencionar el impacto ambiental con el alto consumo de electricidad y almacenamiento. Entonces tiene sentido considerar las alternativas.

Con el creciente número de soluciones de consolidación de impresión, ¿cómo elegir el más adecuado para usted? Aquí hay diez preguntas para seleccionar el software de consolidación del servidor de impresión:

1. ¿Cuánta de nuestra impresión está basada en Windows?

¿Cómo es su organización? ¿Es usted exclusivamente un entorno Windows, o necesita más que la impresión de oficina habitual? Piense en Mac, VDI / Citrix, Epic y otras aplicaciones. Encontrará que muchas soluciones están orientadas a la impresión de Windows, por lo que si necesita imprimir desde múltiples plataformas, su lista de opciones se acorta.

2. ¿Qué características admite la solución?

Querrá una solución que consolide los servidores de impresión y gestione la impresión, así que asegúrese de preguntar si la solución ofrece todas las funciones de gestión de impresión que necesita. Piense en Pull Printing, la impresión basada en reglas, la impresión segura, las cuotas de impresión, la asignación de costes, la supervisión de dispositivos, la elaboración de informes y más. Mejor aún, descargue nuestra lista de verificación para asegurarse de no pasar por alto ninguna funcionalidad importante.

3. ¿Cómo puedo verificar las funcionalidades que dicen ofrecer los vendedores?

Este tiende a pasarse por alto, ya que nos gusta creer lo que vemos y escuchamos. Pero a menudo los vendedores hacen que las cosas se vean mejor de lo que son, por lo que es justo pedir pruebas. Por ejemplo, en lugar de preguntar cuántas impresoras se pueden admitir, intente preguntar "¿Cuál es la mayor cantidad de impresoras que actualmente tiene implantada un cliente actual?" Esta es una pequeña diferencia en la pregunta, pero asegura que obtendrá una respuesta real y no una de marketing.

4. ¿Puede proporcionar referencias reales?

Esto está relacionado con la pregunta anterior. Querrá ver y leer los nombres de las declaraciones reales de los clientes. La fiabilidad lo es todo, pero ¿qué ocurre si una solución solo se ve bien en el papel? Un buen marketing puede hacer eso. Los sitios web de algunos proveedores muestran cientos de logotipos de clientes, pero ¿son estos clientes realmente existentes? Si encuentra una descripción general de los logotipos de la empresa, seleccione los que sean más similares a su organización y solicite detalles al vendedor. Luego solicite hablar con alguien de uno o más de estos clientes para verificar la referencia. Esta es una práctica común cuando se contrata a un nuevo empleado, entonces ¿por qué no se ejerce la misma diligencia debida cuando se selecciona el software?

5. ¿Se comunica bien el software con nuestro hardware?

Los dispositivos de impresión son inteligentes hoy en día, y usted querrá una solución que pueda 'comunicarse' con sus impresoras. No solo "diga" a las impresoras qué hacer, sino que "discuta" las opciones. Por extraño que pueda parecer, eso es exactamente lo que sucede con la comunicación bidireccional. La solución de gestión de impresión y la impresora se comunican entre sí y garantizan que los trabajos de impresión se ejecuten correctamente. Asegúrese de aprovechar su inversión en hardware y asegúrese de que esta casilla esté marcada cuando elija el software de administración de impresión / consolidación de su servidor.

6. ¿Es esto un 'Una solución que se adapta a todos' o una solución a medida?

Además de la comunicación de impresora bidireccional, debe buscar interfaces con sus aplicaciones de negocio. Es probable que su organización necesite algo más que una solución "generalizada" que funcione de la misma manera en cada organización. Piense en sus aplicaciones de negocio críticas que pueden ejecutarse en una variedad de plataformas informáticas, desde el móvil al mainframe. Hay soluciones que se extienden más allá de la impresión de Microsoft Office e incluso ofrecen alternativas de copia de seguridad para la impresión. Explore las posibilidades enumerando sus plataformas y aplicaciones y solicite al proveedor que diseñe una solución hecha a medida para su entorno.

7. ¿El soporte de Pull Printing está limitado a documentos de Windows?

Sus empleados usan regularmente MS Word, Excel, PowerPoint o Adobe PDF. Envían un documento para imprimir y quieren recuperarlo en cualquiera de las numerosas impresoras en su red. Hay al menos 20 soluciones que pueden hacer eso. Pero si su empresa también necesita procesar los resultados de SAP y otras aplicaciones de negocio, la lista de soluciones es mucho más corta. Asegúrese de preguntarle al vendedor sobre todas sus opciones de Pull Printing.

8. ¿Qué tipo de soporte de alta disponibilidad se ofrece?

Los escenarios de failover y clustering son dos áreas clave para explorar. ¿Admite la solución el clúster de failover de Microsoft? ¿Utiliza el failover de DNS? ¿Se realiza a través de una base de datos espejada? ¿Es consciente del clúster? Esta es una conversación altamente técnica, pero que debe tener lugar en las etapas iniciales mientras se investigan las soluciones seleccionadas. Hay una serie de opciones y formas de garantizar una alta disponibilidad, pero esta es la única cosa que debe asegurar desde el principio.

9. ¿Qué tipo de histórico maneja esta solución?

Desea invertir en una solución a largo plazo, que le permita adaptarse a las cambiantes condiciones del mercado. Una manera fácil de garantizar el desarrollo continuo es verificar el sitio web. La mayoría de las compañías de software publican la información sobre el lanzamiento de novedades y actualizaciones en la web. ¿Cómo ha cambiado la solución? ¿Qué se ha agregado? ¿Han incorporado los cambios de mercado y cómo lo han hecho? ¿O solo han hecho actualizaciones menores a su solución? Si no está claro, entonces pregunte acerca de los cambios importantes y las nuevas características. Deberá asegurarse de esto por adelantado para que no tenga sorpresas cuando el mercado cambie y su software se vuelva obsoleto.

10. ¿Puede la solución adaptarse a los cambios en mi negocio?

El último elemento a considerar es el cambio. El mercado puede cambiar y cambiará, y también su organización. Tendrá que ser consciente de las limitaciones de cada alternativa para que, a medida que crezca, la solución pueda crecer con usted. Por ejemplo, ¿qué sucede si cambia aplicaciones o sistemas operativos? Supongamos que solo está usando Windows en este momento, pero luego deberá comenzar a usar Mac. ¿La solución está diseñada para acomodar este cambio? En el futuro, ¿será usted el responsable de contactar al proveedor para analizar formas de mejorar aún más sus procesos de negocio? Razón de más para pensar en la flexibilidad por adelantado.

En el caso de LRS, le ayudaremos a identificar una solución o combinación de soluciones que ofrezca el mayor rendimiento de su inversión actual y futura. A medida que cambie su lugar de trabajo, podremos volver a evaluar sus necesidades y ayudarle a adaptar sus sistemas sin tener que cambiar de proveedor.

Solo después de considerar preguntas como éstas y consultar a posibles proveedores, realmente comprenderá lo que le ofrecen. Hay consideraciones adicionales, pero dependen de sus preferencias. Piense en la red de soporte. ¿Es importante que el vendedor tenga una oficina central o una oficina cerca de la suya, o le gustaría comprar a través de un distribuidor que también puede proporcionar hardware y servicios? Además, ¿es importante para usted cuándo comienza el historial del proveedor? Todas estas consideraciones lo ayudarán a encontrar la combinación adecuada para su organización.

Si desea obtener más información sobre la historia y la presencia de LRS, contáctenos para una introducción o visite nuestro sitio web para obtener más información acerca de nuestra empresa y de nuestras soluciones.