Meine Windowsdruck ist abgedeckt - und nun
Wie bereits in meinem ersten Artikel dieser Reihe erwähnt, ist ein Managed Print Services-Vertrag (MPS) etwas Gutes, das viele reale Vorteile und Verbesserungen bieten kann. Berücksichtigt er jedoch auch all Ihre Druckanforderungen im gesamten Unternehmen oder sollten wir nach Methoden suchen, um einen größeren Wert aus unserem MPS zu ziehen?
Im Gespräch mit Kunden und Interessenten versuche ich immer herauszufinden welche Anwendungen sie benötigen. Insbesondere interessiere ich mich dafür, welche Anwendungen ihre entscheidenden Geschäftsprozesse unterstützen. Wenn es sich um eine Bank handelt, wo wird die grundlegende Banking-Anwendung ausgeführt? (Viele der großen und etablierten Banken vertrauen noch immer auf ihren bewährten IBM zSeries-Mainframe für ihre Banking-Systeme.) In der Fertigung treffe ich häufig auf SAP oder UNIX. In der Logistik basiert das Warehouse Management System meist ebenfalls auf UNIX.
Nachdem ich diese geschäfts- und missionskritischen Anwendungen ermittelt habe, frage ich, welcher Prozentsatz der Druckaufträge von Windows-Servern stammt und welcher von anderen Geschäftsanwendungsplattformen. Die Mehrheit der Druckaufträge stammt ohne Ausnahme von nicht-windows-basierten, geschäftskritischen Anwendungsplattformen. Tatsächlich teilte mir eine führende Lebensversicherung mit, dass mindestens 75 % ihrer Druckaufträge von Policen-Verwaltungssystemen generiert werden, die unter IBM zSeries ausgeführt werden. Wie oft vergessen wir diese Plattform wenn wir unsere Druckstrategie betrachten?
Aber was macht das schon für einen Unterschied? Nun, die Vorteile einer MPS-Investition beginnen mit der Konsolidierung der Geräteanzahl. So wird ein höheres Benutzer-Geräte-Verhältnis erreicht (das können Sie auch ganz einfach selbst umsetzen, aber das werde ich künftig in einem anderen Artikel behandeln). Das MPS-Angebot umfasst auch einen Managed Service Desk mit einem Fehlerbehebungsdienst und Verbrauchsmaterialersatz zu einem festen monatlichen Preis. Aber der MPS liefert angeblich auch weitere Vorteile, wie Kostenabrechnung, Verringerung von Ausdruck-Verschwendung, Durchsetzung von Druckrichtlinien und eine sichere Dokumentenbereitstellung. Gelten diese auch für Ausgaben aus Nicht-Windows-Anwendungen, d. h. Ihre geschäftlichen Ausgaben? Wahrscheinlich nicht.
Beispielsweise zeichnen die im MPS enthaltenen Abrechnungstools Druckstatistiken für Ausgaben auf, die mit einem Windows-Benutzerkonto verknüpft werden können. Ausgaben aus Backend-Druckvorgängen über SAP oder ein bestehendes zSeries- oder iSeries-System sind jedoch nicht mit einem Windows-Benutzerkonto verknüpft. Sämtliche geschäftliche Ausgaben werden daher im Bericht der Kategorie „Sonstige“ oder „Verschiedenes“ zugeordnet. Das ist nicht gerade hilfreich, wenn Sie einen genaueren Überblick über die mit dem Druck zusammenhängenden Kosten erhalten und erfahren möchten, welche Geräte mit einer geringen, der angedachten oder einer zu hohen Kapazität beim Produktions- oder Geschäftsdruck betrieben werden.
Noch schlimmer sieht es aus, wenn Sie Pull-Printing-Lösungen verwenden möchten, die oft im Rahmen eines MPS enthalten sind. Diese Lösungen hängen ebenfalls von den Anmeldedaten des Benutzerkontos ab (z. B. zur Authentifizierung von Windows-Benutzern bei Active Directory). Sie sind daher möglicherweise nicht in der Lage, diese geschäftlichen Dokumente bereitzustellen, wenn der Benutzer sich auf einem Gerät authentifiziert. SAP-Anwendungen sind in fast allen Geschäftsbereichen vertreten und werden u. a. für HR-Funktionen eingesetzt. (Stellen Sie sich vor, ein vertrauliches HR-Dokument wird direkt an einen MFP gesendet, ohne dass zuvor eine Authentifizierung am Gerät erforderlich ist!) Dennoch sind die Druckvorgänge vom SAP-„Backend“ nicht mit den gleichen Anmeldedaten verknüpft, die bei der Authentifizierung erforderlich sind. Dadurch wird die Pull-Printing-Lösung umgangen und die Ausgabe direkt an den Drucker gesendet. In diesem Szenario enttäuscht der MPS bei seinem Versprechen, die Drucker zu konsolidieren. Schließlich muss die HR-Abteilung weiterhin viele eigene Geräte zur ausschließlichen Verwendung innerhalb der Abteilung in Betrieb haben – eine gängige Umgehungslösung, die die Offenlegung von vertraulichen Informationen vermeiden soll.
Ich könnte an dieser Stelle noch weitermachen, aber Sie haben sich inzwischen sicher ein Bild gemacht. Ihr Unternehmen generiert möglicherweise den Großteil der Ausdrucke über Methoden, die eine vollständige Ausschöpfung des MPS verhindern. Vielleicht haben Sie sich bisher auch gescheut, eine vollständige MPS-Investition vorzunehmen, da Ihre wichtigen Geschäftsanwendungen beim Drucken ihre ganz eigenen „Macken“ haben. Zu diesen Macken zählen beispielsweise die alten Mainframe-spezifischen Drucksprachen, wie Xerox und AFP, die komplexen Zugriffsmethoden und Gerätetypen in SAP-Definitionen usw. Da diese sich nicht einfach in schlichte Windows-Druckvorgänge integrieren lassen, werden sie bei einer vollständigen MPS-Bereitstellung oft ausgelassen oder verhindern diese.
Das muss zum Glück nicht so sein. Es gibt Methoden zur „Normalisierung“ dieser Ausgaben, beispielsweise mithilfe einer „persönlichen Druckerwarteschlange“, die vor der Freigabe über die Pull-Printing-Lösung authentifiziert werden muss und 100 % der Ausgaben für diese Person enthält – ungeachtet des ursprünglichen Systems oder bzw. der ursprünglichen Anwendung.
Lassen Sie mich erneut betonen (wie ich es in den kommenden Wochen noch oft betonen werde), dass es hier nicht darum geht, den MPS schlechtzumachen. Diese Investitionen liefern finanzielle und umgebungsbezogene Vorteile. Sie könnten jedoch noch mehr liefern, wenn Unternehmen einen genaueren Blick auf das große Ganze werfen würden.
Nächstes Mal schauen wir uns an, wer was wo und wann druckt. Wir sehen uns in etwa einer Woche!
Steve