Sichere Dokumente in einer unsicheren Welt
Wenn „Wissen Macht ist“, wie Francis Bacon behauptet hat, täten Institutionen gut daran, dieses Wissen zu schützen. Dennoch vergeht kaum eine Woche ohne Meldungen eines schwerwiegenden Sicherheitsverstoßes im Dokumentenbereich. Laut einer Studie des IT-Analyseunternehmens Quocirca halten nur 15 % der Unternehmen ihre Druckinfrastruktur für sehr sicher. Derselbe Bericht besagt, dass „70 % der Befragten angaben, dass sie bereits Opfer von einem oder mehreren versehentlichen Datensicherheitsverstößen im Zusammenhang mit Ausdrucken wurden“.
Aufgrund der strengen Gesetzgebung zum Schutz medizinischer Daten bemühen sich auch Krankenhäuser und andere Gesundheitsdienstleister, ihre Sicherheitslücken zu schließen. HIPAA, HITECH und andere Bestimmungen zwangen Unternehmen, die Verwaltung ihrer Pflegeunterlagen und Sicherheitsmaßnahmen dafür auf den Prüfstand zu stellen. Wer seine Protected Health Information (PHI) nicht angemessen schützt, kann schnell auf der berüchtigten „Wall of Shame“ der Datenschutzverletzungen landen.
Sicherheit von Pflegeunterlagen: Bedrohungen und Gegenmaßnahmen
Beim Schutz von Pflegeunterlagen konzentrieren sich viele Unternehmen ausschließlich auf externe Bedrohungen. Intelligente Maßnahmen für die Netzwerksicherheit und die Verwendung von SSL (TLS) können einige der Risiken abwehren. Eine sichere Druckumgebung im Gesundheitswesen beginnt jedoch mit der Zugriffskontrolle. Ein News-Bericht von Gartner aus dem Jahr 2011 riet Unternehmen, „Drucker als intelligente Geräte zu behandeln, die geschäftlichen Systemen Schaden zufügen können“, und „sicherzustellen, dass Ihre Drucker und Multifunktionsgeräte sich hinter der Firewall Ihres Unternehmens befinden“.
Doch selbst die sicherste Festung birgt interne Sicherheitsbedrohungen. Drucker und Queues sollten so konfiguriert sein, dass nicht autorisierte Benutzer keinen Einblick in die Druckaufträge der Queue erhalten. Professionelle Software für Output Management vereinfacht die Konfiguration und gibt Administratoren gleichzeitig wertvolle Audittools an die Hand, mit denen sie unbefugten Zugriff auf Dokumente erkennen und abwehren können. Im Gesundheitswesen gilt definitiv „Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser“.
Das Dokument, das am einfachsten zu schützen ist, ist das Dokument, das gar nicht erst gedruckt wurde. Statt einen Druckauftrag dem nächstgelegenen Drucker zuzuweisen, kann ein Unternehmen Benutzern über einen E-Mail-Link den Zugriff auf eine geschützte elektronische Version ermöglichen. Indem Benutzer Dokumente erst anzeigen müssen, bevor sie sie drucken (statt umgekehrt), können IT-Abteilungen den Dokumentenzugriff elektronisch verfolgen und gleichzeitig die Kosten für Papier und andere Verbrauchsgüter senken.
Anwendungsfall für Pull-Printing
Wenn ein physischer Ausdruck erforderlich ist, stellt Pull-Printing eine effektive Methode zum Schutz vor unbefugtem Zugriff auf Dokumente dar. In einer Pull-Printing-Umgebung werden vom Benutzer gesendete Druckaufträge nicht direkt an einen Drucker weitergeleitet. Stattdessen werden die Dokumente gespeichert (zurückgehalten), bis der Benutzer sich am Multifunktionsdrucker oder dem entsprechenden anderen Ausgabegerät authentifiziert. Nachdem er eine ID-Karte eingesetzt, einen PIN-Code eingegeben oder sich anderweitig authentifiziert hat, wählt der Benutzer eines oder mehrere Dokumente in der Queue für den Druck aus.
Pull-Printing bietet zahlreiche Vorteile. Indem Druckaufträge einbehalten werden, bis der betreffende Benutzer sich am Gerät befindet, vermeiden diese Systeme, dass vertrauliche Daten im Ausgabefach liegen und nicht abgeholt werden. Jeder erfolgreiche Druckjob wird protokolliert, um einen Auditpfad zu schaffen, der Unternehmen bei der Einhaltung der HIPAA-Bestimmungen unterstützt. Eine Studie von Gartner kam zu dem Schluss, dass 10 % der gedruckten Dokumente nie von den Benutzern abgeholt werden. Diese Verschwendung lässt sich durch eine Pull-Printing-Lösung vermeiden, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt.
Maßnahmen zur Verbesserung der Dokumentensicherheit sind nicht länger nur Luxus, sondern ein Muss. Die sicheren Druckfunktionen einer echten Output Management-Lösung der Enterprise-Klasse unterstützen Gesundheitsdienstleister beim Schutz der PHI ihrer Patienten – und ihres eigenen Rufs.