Druckdaten Teil 2 - Auswertung der Drucknutzung
In dieser Trilogie der Blog-Posts diskutieren wir, wie Sie Ihre Druckdaten aus verschiedenen Quellen sammeln, melden und analysieren können. Der erste Blog behandelte die Datenerfassung und wie Sie schwarze Löcher in Ihren Druckdaten vermeiden können. In dieser zweiten Ausgabe werden wir die Erstellung, Planung und Lieferung von Berichten für Prozesse, wie Rückerstattungen, Kostenzuordnungen und grundlegende Zusammenfassungen des Managements besprechen.
Traditionell beschäftigte sich die Druckbuchhaltungssoftware in erster Linie mit tabellarischen Berichten. Wie der Name schon sagt, stellen tabellarische Berichte Daten in Zeilen und Spalten dar. Diese sind ideal für normale periodische Transaktionsberichtsaufgaben, wie monatliche Abteilungskostenberichte für Rückerstattungen. Die Berichte umfassen oft den Druck nach Benutzer, Drucker, Standort und Gruppierung durch eine Abteilung oder Kostenstelle.
Eine weitere gängige Art von Berichten ist der "TOP N"-Bericht für Dinge wie Benutzer, Geräte, Farbbenutzer usw. Diese werden sehr oft mit ansprechenden Grafiken, wie Kreis- oder Balkendiagrammen dargestellt. Bei einigen Anbietern von Druckmanagementsystemen hat dies zu einem Wettbewerb um die Erstellung der größten Berichtsmenge geführt. Einige Programme bieten über 100 Standardberichte. Auf den ersten Blick klingt das beeindruckend, aber viele dieser Berichte sind einfach Top-10-Berichte, die mehrfach als Kreisdiagramm, Balkendiagramm und Liniendiagramm dargestellt werden.
Nach dem tabellarischen und TOP N-Format, ist die endgültige Berichtskategorie das Dashboard und die Zusammenfassung der Berichte. Diese bieten eine Momentaufnahme der Druckaktivitäten innerhalb des Unternehmens für einen bestimmten Zeitraum.
Natürlich ist es das Hauptziel, Ihre Daten einsehen und nutzen zu können, aber es gibt noch ein paar andere wichtige Überlegungen zum Reporting bei der Auswahl einer Druck- oder Output-Management-Lösung.
Wie werden Sie die Berichte verteilen und welches Format wird für Ihre Interessengruppen am nützlichsten sein? Die Lösung sollte es Ihnen ermöglichen, die Erstellung und Verteilung der Berichte flexibel zu planen. Eine weitere Überlegung ist es, das Berichtsformat für verschiedene Arten von Benutzern anpassen zu können. Für Benutzer, die keine zusätzlichen Formatierungen vornehmen möchten, können die Formate PDF, PowerPoint, TIFF oder MHTML eine gute Wahl sein. Das Microsoft Word-Format könnte einem Benutzer helfen, der Daten für einen Newsletter anpassen und veröffentlichen muss, während Excel, CSV oder XML ideal für einen Benutzer geeignet sind, der die Daten bearbeiten oder in einen anderen automatisierten Prozess einfügen muss.
Manchmal können Geschäftsinteressenten einen Bericht anfordern, für den Sie in der Liste der Standardberichte kein geeignetes Format finden. Wie können Sie in diesem Fall einen passenden Bericht erstellen oder die Berichtsbezeichnung ändern?
Die Antwort ist ein flexibles Berichtssystem, das mit frei verfügbaren Tools Berichtsdefinitionen erstellen und ändern kann. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, unabhängig von externen professionellen Dienstleistungen zu bleiben.
So, jetzt haben wir unsere Druckdaten gut formatiert und sind bereit sie an Endanwender zu verteilen. Großartig. Aber Sie haben bestimmt immer noch dieses kalte Gefühl in der Magengrube, wenn Sie das Wort 'GDRP' oder eine der unzähligen anderen Datenschutzbestimmungen hören! Obwohl keine Softwareanwendung wirklich behaupten kann, dass sie GDPR "Konform" ist, können sie so konzipiert sein, dass sie das Leben der Datenverantwortlichen erleichtert. Ihre Berichtsplattform sollte einen granularen Zugriff auf die Berichte und die zugrunde liegenden Daten ermöglichen. Im Idealfall sollte dies nur den Zugriff auf einzelne Berichte gemäß der Datenschutzrichtlinie Ihres Unternehmens ermöglichen und mit Active Directory gesichert sein.
Im dritten Teil werden wir untersuchen, wie Datenanalyse helfen kann, Daten zu visualisieren und weitere Erkenntnisse zu gewinnen.