Chi stampa cosa, dove e quando?

Bentornati. Le settimane scorse vi ho raccontato come assicurarvi un contratto per servizi di stampa gestiti (MPS) che tenga conto di ogni aspetto. Abbiamo visto le origini dell’output e quale influenza possono avere sul valore dell’investimento MPS. Questa settimana parleremo del “chi, cosa, dove e quando” della stampa, e più specificamente di “contabilità e auditing”.

Presumo che abbiate già un accordo per servizi di stampa gestiti, o per lo meno che stiate pensando di sottoscriverne uno. Occorre stabilire se tutti i dispositivi attualmente in uso sono considerati o meno dall’accordo. L’esperienza dimostra che i clienti spesso stipulano più di un accordo MPS, e inoltre utilizzano dispositivi che non rientrano in nessun contratto. 

Tanto per fare un esempio: nei settori manifatturiero/dello stoccaggio/della logistica, le stampanti termiche per etichette sono essenziali per lo svolgimento dell’attività aziendale. Eppure, benché si tratti di dispositivi specializzati, in genere non rientrano in alcun contratto MPS. Un cliente con cui mi è capitato di lavorare, una banca nella fattispecie, aveva due accordi MPS distinti. Il primo era per i dispositivi della sede centrale (MFD di grandi dimensioni con un rapporto utenti/dispositivo molto elevato, ma che producono stampe dalla minima importanza critica o urgenza). C’era poi un altro contratto MPS stipulato con una seconda società per la rete della filiale, con obiettivi molto più aggressivi per le riparazioni. L’obiettivo del cliente era fornire il miglior servizio per ciascuna serie di requisiti. Vi erano inoltre altri dispositivi che non rientravano in nessuno dei due contratti. 

Com’è possibile avere sempre sotto controllo chi stampa, cosa, dove e quando se le informazioni contabili provenienti da diversi fornitori MPS possono presentare formati diversi e non si hanno dati sui dispositivi non coperti da questi contratti? Dai report degli MPS è possibile almeno risalire a chi ha eseguito la stampa? Generalmente no oppure, come abbiamo avuto modo di vedere in un post precedente, solo con un account utente di Windows, dove l’output proveniente da applicazioni “mission critical” come SAP viene classificato nella categoria “altro”. 

Le funzionalità di reportistica degli MPS fungono principalmente da meccanismo per la fatturazione (del fornitore MPS verso il cliente) e non vi aiutano a comprendere i comportamenti di chi usa la stampa o a trasferire i costi sugli utenti finali. Di conseguenza, i report MPS si basano sull’utilizzo a livello di dispositivo e tipicamente indicano il numero di pagine, se la stampa è a colori o in bianco e nero, e a volte se è in fronte-retro o su una sola facciata. In un post precedente sulle origini dell’output abbiamo parlato di sicurezza e riservatezza dei documenti. Tuttavia, se visualizziamo la sola attività di stampa del sottogruppo di dispositivi inclusi nel contratto, non abbiamo modo di comprovare se un documento (ad esempio una dichiarazione dei redditi annuale) sia stato trasmesso o meno. Come pure non siamo in grado di stabilire chi ha stampato un certo documento riservato, né dove è stato inviato.

Per gestire i costi di stampa a livello aziendale occorre una visione costante e dettagliata (a livello di dispositivo, documento e utente) di tutto quanto viene stampato, indipendentemente dal tipo di dispositivo o dal fornitore MPS. In questo modo sarà possibile anche generare report di audit completi. Con il tempo, l’analisi di questi dati diventa una disciplina continua, e non solo una risposta tattica a una violazione della riservatezza o un esercizio di determinazione dei valori di riferimento prima di richiedere un preventivo per un MPS. 

Tra la mie storie preferite sui clienti c’è quella di un’azienda con circa 60.000 utenti che si limitò a pubblicare sul portale interno le statistiche di stampa a livello di utente e i relativi costi. Nel giro di una settimana, e senza intraprendere alcun’altra azione, le stampe si erano ridotte del 10% circa e non grazie a nuove politiche di stampa né al cosiddetto “pull printing”, ma unicamente in seguito a un cambiamento comportamentale. Massimo risultato con il minimo sforzo. 

La stessa azienda si avvalse delle funzionalità di reportistica per individuare il responsabile quando un documento altamente riservato venne stampato, lasciato nella stampante e poi prelevato da un’azienda esterna. La funzionalità “pull printing” avrebbe potuto prevenire questa violazione, ma poiché il report proveniva da un processo SAP, questo sarebbe stato possibile solo se tutto l’output di SAP fosse stato trasmesso tramite “pull printing”, ma ben poche aziende ci pensano.

E voi, pensate di avere attualmente una visione a 360° della stampa in azienda? Sia dal punto di vista dell’audit e della conformità, che dal punto di vista dell’utilizzo? Se non si comprende a fondo la situazione di partenza, com’è possibile stabilire l’obiettivo da conseguire con i servizi di stampa gestiti? Spesso, prima di richiedere un preventivo per un contratto MPS, le aziende ricorrono a un metodo assai curioso per stabilire i valori di riferimento relativi all’uso della stampa: lo chiedono direttamente ai fornitori di servizi di stampa gestiti che dovranno presentare l’offerta. (Ripeto, questo non è un articolo contro gli MPS, ma francamente una situazione simile non è riscontrabile in nessun altro settore. È un po’ come chiedere all’oste se il vino è buono.) 

Mediante un approccio costante e coerente alla contabilità e all’auditing di stampa su tutti i dispositivi gestiti e non gestiti, potrete assumere il controllo dei costi di stampa, nonché della protezione dei documenti. Per quanto riguarda l’uso della stampa, conoscendo la situazione attuale potrete riuscire a ridurre da soli l’utilizzo dei dispositivi, anche senza MPS.  

A livello di utente e documento, dovete essere in grado di sapere: Cosa viene stampato, dove, quando e da chi. Dovete ricevere tutte queste informazioni in modo immediato e costante.

E per finire, cercando di trarre il massimo dall’investimento MPS, il mio consiglio è di ridurre i volumi di stampa, ovvero, probabilmente il maggior valore aggiunto dei servizi di stampa gestiti. Arrivederci trauna settimana circa. 

Steve