Un approccio olistico per progettare un’infrastruttura più semplice

Immaginate un ufficio pieno di dipendenti felici, dove tutti i sistemi funzionano perfettamente senza errori e senza confusione. Il lavoro viene elaborato rapidamente e le merci e i servizi vengono consegnati in tempo o in anticipo. Per molte persone, questo probabilmente suona come una favola. In realtà, ogni organizzazione affronta ostacoli di tanto in tanto... forse anche ogni giorno o ogni ora. Malfunzionamento o crash di sistemi, e lotta da parte del gruppo IT per ottenere che le cose funzionino.

I sistemi di stampa non fanno eccezione. In media, le chiamate all’helpdesk relative alla stampa rappresentano tra il 20% e il 60% di tutte le richieste di servizio. Quindi, è fondamentale avere una solida infrastruttura IT che possa risolvere rapidamente questi problemi di stampa.

La vera domanda è perché così tante organizzazioni lottino con la gestione della stampa e, cosa più importante, cosa si può fare per migliorarla? Un problema è che la maggior parte delle organizzazioni adotta un approccio frammentato, che si occupa di ogni singolo problema appena si evidenzia, anziché prendere l'intera organizzazione in considerazione. Questo è particolarmente problematico nelle grandi imprese, dove un'infrastruttura IT solida è la chiave per la produttività.

Più grande è l'organizzazione, più importante è valutare olisticamente i requisiti di business relativi alla stampa. Invece di reagire rapidamente ad ogni problema che sorga, si potrebbe (e si dovrebbe) prendersi del tempo per pensare al quadro generale. Questo può sembrare ovvio, ma pochissime imprese effettivamente seguono questo consiglio. In realtà, le organizzazioni che trarrebbero maggior vantaggio da questo approccio olistico alla stampa - le aziende multinazionali, globali, con molte sedi remote - spesso lottano per capitalizzare su di esso.

Districare gli spaghetti

Abbiamo aiutato le organizzazioni ad affrontare le loro sfide di stampa per quasi 40 anni. Durante quel tempo, abbiamo visto quasi di tutto. Abbiamo assistito a situazioni in cui le organizzazioni hanno implementato diverse soluzioni di stampa in ogni ufficio. Vediamo ancora situazioni in cui le aziende eseguono software diverso per front-end (Office) e back-end (applicazione) di stampa. Il loro modo di affrontare i problemi di stampa in crescita è di solito semplicemente aggiungere più server. Questo è comprensibile; data la loro mancanza di una soluzione scalabile, sarebbe quasi impossibile risolvere i problemi una volta che si sono verificati. Così aggiungono server, che aumentano la complessità. Ciò si traduce anche in varie parti interessate che spendono un sacco di tempo a risolvere problemi relativi alla stampa.

Immaginate un diagramma di rete con linee che collegano tutti i server di stampa situati negli innumerevoli uffici remoti di una grande organizzazione. Da ciascuno di questi server di stampa sul diagramma partono linee che mostrano le connessioni a decine, o centinaia, o anche migliaia di stampanti di rete.

Qui in LRS, ci riferiamo scherzosamente a questa foto come al "diagramma degli spaghetti". Come un piatto di pasta traboccante, i molti grovigli rendono difficile determinare dove finisca un filo e inizi l'altro. Vediamo centinaia di questi diagrammi all'anno, e non ce ne sono due simili. Ma mentre guardiamo i clienti che lottano per rappresentare i loro attuali sistemi di stampa, è evidente che questa è la prima volta che alcuni di loro pensino di stampare partendo da  una visione complessiva aziendale.

Si consideri una società con un complicato ambiente di stampa di rete come questo. Ora immaginate il processo di problem solving quando un dipendente schiaccia il pulsante di stampa e non succede nulla. Cosa è andato storto? Era l'applicazione stessa? Era il server? La stampante non era disponibile? La stampante non è stata in grado di elaborare il processo? C'è stata un'interruzione di rete? Ognuno di questi potenziali errori richiede probabilmente un reparto diverso per diagnosticare e risolvere il problema. Nel frattempo, i processi aziendali si fermano... l'ultima cosa che ogni azienda vuole.

Un software più semplice, una soluzione migliore

C'è un modo migliore, però. Immaginate una soluzione che sostituisca tutti i server di stampa (Windows), le soluzioni di stampa più disparate e l’hardware specializzato. Una singola soluzione che gestisca il processo di stampa dall'invio di stampa fino a quando un documento arriva fisicamente nel vassoio di output. Tutto con un'interfaccia in grado di monitorare e tenere traccia di tutti i processi di stampa e che può determinare in qualsiasi momento dove i dati risiedano. I problemi sono identificati e/o risolti rapidamente, senza perdere tempo prezioso. Tale soluzione supporta qualsiasi applicazione, qualsiasi piattaforma e qualsiasi stampante.

Forse avete già visto queste parole. È il nostro slogan in LRS. Offriamo una soluzione unica che può essere distribuita in tutti gli uffici di tutto il mondo, senza la necessità di Windows Print Server e con un unico punto di controllo per il reparto IT.

Prendiamo ad esempio una società globale con i dipendenti che stampano da SAP, Citrix, e normali applicazioni Windows. Come la maggior parte delle aziende, hanno una soluzione separata di gestione della stampa per ciascuno di questi tipi di stampa. Il reparto IT è suddiviso in gruppi che hanno la responsabilità di uno di questi sistemi. Il team SAP è responsabile della risoluzione dei problemi relativi alla stampa da SAP. C'è un mix di server in ogni posizione, tutti gestiti dal team di Windows. In caso di un problema, si devono prima determinare l'origine del documento (come spiegato in precedenza), quindi decidere chi deve risolvere il problema. Il dipendente potrebbe avere bisogno di parlare con diversi gruppi, il che significa che per determinare la causa e risolvere il problema ci potrebbe volere molto tempo. Nel frattempo, le ore passate su questo rapidamente aumentano e le scadenze critiche non vengono assolte.

Al contrario, immaginate un'altra grande azienda che ha dipendenti che stampano da SAP, Citrix e normali applicazioni Windows. In questo scenario, aggiungiamo il requisito per la stampa di codici a barre e Unicode. Questa volta, l'azienda ha adottato un approccio olistico alla gestione delle stampe. E’ stato implementato il software di output management  VPSX Enterprise™ che gestisce tutti i processi di stampa, compresi i lavori di stampa Unicode e barcode, senza bisogno di hardware specializzato. Si verifica ancora un errore di stampa. Il dipendente chiama l'helpdesk. La persona di supporto che risponde accede all'interfaccia amministrativa e trova i processi di stampa inviati da questo dipendente. Trova rapidamente l'origine del problema e reindirizza il processo a un'altra stampante o risolve il problema. Ci vogliono non più di pochi minuti prima che il business possa continuare come al solito.

Può sembrare che lo scenario di cui sopra sia troppo bello per essere vero, ma è destinato a mostrare come la stampa possa essere gestita senza il ‘piatto di spaghetti’. Il primo passo verso l'attuazione di una soluzione olistica è quello di elencare i requisiti di tutti coloro che sono coinvolti. Può essere una sfida analizzando tutto insieme, ma una volta compiuta, si tradurrà in molti anni in cui la stampa non sarà  più una sfida. Che avvantaggia tutti gli stakeholder e i dipendenti che stampano documenti importanti su base giornaliera.

Sei pronto a saperne di più? Contatta il nostro team di professionisti e lascia che vi aiuti a ottenere il controllo sul vostro ambiente di stampa.