Il posizionamento dell’azienda nell’era digitale
Stampare o non stampare, non è questo il problema. Si tratta in ogni caso di esigenze reali e tali rimarranno per il prossimo futuro. I principali analisti del settore prevedono il declino lento ma costante dei documenti stampati. Ma il concetto mistico di “ufficio senza carta” non si profila ancora all’orizzonte. Tuttavia, un fatto è molto chiaro: i contenuti (l’output) delle applicazioni continuano ad aumentare. Chiedete a chiunque operi nel settore dell’archiviazione.
Il passaggio dai documenti cartacei a quelli digitali dipende più dal modo in cui i processi aziendali, i dipendenti e i clienti fruiscono e gestiscono i contenuti digitali. Sebbene la carta sia un mezzo utilizzato da secoli, e spesso privilegiato, presenta alcuni svantaggi. Con la diffusione dei dispositivi a basso costo dotati di funzioni di visualizzazione di alta qualità, sempre più persone preferiscono visualizzare i documenti e altri contenuti digitali in formato elettronico. Un trend destinato a durare? Sicuramente, ma in ogni caso i documenti stampati non spariranno da un momento all’altro, per una serie di motivi.
Recentemente il mio collega Brent Black ha scritto un post, “La botte piena e la moglie ubriaca”, in cui descrive i vantaggi ottenuti dall’implementare un’architettura di stampa ibrida nell’azienda. E ora io voglio parlare di un’altra soluzione “ibrida” che è possibile realizzare con questo stesso sistema di gestione dell’output. Potete inviare l’output di un’applicazione (ad esempio, un documento aziendale) a una vasta gamma di dispositivi di stampa, oppure potete inviarlo in formato digitale a destinazioni elettroniche. Oppure potete fare entrambe le cose: stampare un documento e archiviarne una copia elettronica per un utilizzo futuro.
Questo stesso sistema di gestione dell’output è in grado di trasformare dinamicamente il documento, dal formato originale al formato richiesto, per una determinata destinazione. Inoltre raggruppa in modo intelligente i documenti provenienti da applicazioni d’origine differenti e in diversi formati di dati, e quindi li consegna come un unico documento. In poche parole, la soluzione LRS opera come middleware e separa le applicazioni a monte dalle complessità della distribuzione dei documenti a valle.
Gestione dell’output vs. gestione di stampa
Non è necessario modificare le applicazioni per supportare una nuova destinazione o un formato di dati diverso. Il sistema di gestione dell’output separa numerose funzioni dall’applicazione e le sposta su un livello di servizio indipendente dal dispositivo e dalla piattaforma. Questo quindi semplifica e accelera la consegna di nuovi servizi senza dover modificare le applicazioni. A loro volta, queste consentono di concentrarsi sulla creazione di contenuti e di modificare il formato di consegna e la destinazione in qualsiasi momento. Si tratta di una differenza fondamentale, spesso non compresa appieno, tra la gestione dell’output e il software per la gestione della stampa (a volte indicato come “software di gestione della stampante”). Pensate a un sistema di gestione di stampa come a un “sottoinsieme” della gestione dell’output.
In sostanza, un sistema di gestione dell’output si concentra sull’acquisizione e sulla consegna di contenuti digitali. È solo questione di “in quale formato deve essere consegnato” e “dove è diretto”. La stampa è solo una delle opzioni possibili, benché ancora molto importante negli ambienti aziendali odierni.
La soluzione LRS offre tutta la flessibilità necessaria, e se il capo un bel giorno decidesse che le fatture per una ditta non dovranno più essere stampate, ma inviate per e-mail come allegati PDF, sarà possibile rispondere “OK, capo! Già da oggi?"
In LRS non ci concentriamo esclusivamente sulla stampa. Siamo consapevoli che le esigenze aziendali cambiano continuamente, spinte da nuove tecnologie e dai trend del mercato in continua evoluzione. Inoltre conosciamo bene la costante pressione delle aziende nel ridurre i costi, migliorare la produttività e dare un reale impulso all’innovazione. Lo abbiamo ben chiaro in mente. Ecco perché abbiamo sviluppato una serie di prodotti che supportano funzionalità avanzate per la distribuzione dei documenti.
I più longevi di noi potranno addirittura essere testimoni dell’ultimo documento stampato (ma non trattenete il respiro, mi raccomando). Comunque, non serve che vi preoccupiate. È confortante sapere che con la soluzione LRS che avete oggi potrete affrontare le esigenze di distribuzione attuali e future. E se i documenti stampati/cartacei dovessero scomparire dagli uffici, sarete in grado di gestire la migrazione da cartaceo a digitale con grande anticipo su tale evento teorico.
Poco importa se i documenti vengono distribuiti in formato cartaceo o elettronico. Almeno per noi. E questa è una considerazione importante, nel prendere una decisione d’acquisto. Chiamateci per ulteriori informazioni su come LRS può posizionare la vostra azienda nell’era digitale.