Come affrontare la sicurezza di stampa e la conformità in un ambiente di servizi di stampa gestiti
Molte grandi imprese hanno esternalizzato i loro ambienti di stampa a terze parti che si occupano di tutto ciò che riguarda la stampa e la consegna dei documenti. Ma cosa ci si può aspettare da una terza parte quando si tratta di conformità? Ad esempio, quale parte sarà responsabile per i compiti relativi al prossimo regolamento GDPR? L'onere della conformità resterà al fornitore di servizi esterni o all'impresa stessa?
Una cosa è certa, in caso di violazione dei dati, sarà l'impresa che paga l'ammenda. Sebbene ci si possa aspettare che i processi di stampa eseguiti dal provider di servizi di stampa gestiti siano conformi al GDPR, questo è tutt'altro che garantito. Ci sono molte idee sbagliate circa la stampa conforme al GDPR. Uno di questi equivoci è l'idea che solo la stampa pull garantirà la conformità al GDPR. In realtà, questa è solo una mezza verità. Quanta fiducia si può dare a un provider che offre semplicemente una soluzione di stampa pull?
Quando si esamina in materia di conformità, la stampa merita altrettanta attenzione di qualsiasi altra area che coinvolga la gestione dei dati. Su chi riporre la propria fiducia per l'attuazione di sistemi conformi al GDPR se non sui vostri team in-house che generano i dati tanto per cominciare? Il primo passo nella conformità è quello di valutare potenziali fattori di rischio di essere violati dei server di stampa e/o delle code di stampa. Allo stesso modo, il personale può cercare le istanze di documenti stampati che vengono scartati senza considerare la natura riservata delle informazioni.
Solo dopo l'identificazione di tali fattori di rischio avrebbe senso discuterne con un provider MPS. Sarebbe quindi possibile chiedere quali misure consiglierebbe per prevenire eventuali problemi futuri con la conformità al GDPR. Queste misure dovrebbero andare oltre le raccomandazioni ovvie in merito alla stampa ed indirizzare invece gli argomenti verso, ad esempio, i flussi di dati digitali. Ogni volta che un utente stampa, i dati vengono inviati a un server e quindi alla stampante tramite WAN o LAN. O nel caso di stampa IP diretta, i dati possono viaggiare sulla rete locale senza attraversare un server. Quanto sicuri supponete che siano i dati nell’attraversare la rete? Il provider MPS dovrebbe essere in grado di rispondere a questa domanda e di raccomandare modi per massimizzare la sicurezza.
Quando tutto è detto e fatto, anche quando i servizi sono esternalizzati, la vostra impresa è in ultima analisi responsabile per la conformità alla normativa. La corretta due diligence dovrebbe tradursi in una soluzione che impedisca ai dati riservati di essere visualizzati da utenti non autorizzati o di accedere in modo improprio durante i processi di stampa. I flussi di dati digitali sono soggetti a esposizione e devono pertanto essere protetti allo stesso modo dei dati stampati. Maggio si sta rapidamente avvicinando e il GDPR presto entrerà in vigore, quindi siate sicuri di esaminare ogni processo di output, anche quelli che possono essere stati esternalizzati. Meglio essere sicuri che dispiaciuti!
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