Adottare politiche di stampa per ridurre costi e supportare

Nel mondo degli affari, esistono due grandi categorie di stampa: non discrezionali e discrezionali.

Ammettiamolo, i documenti cartacei spesso svolgono un ruolo fondamentale in molti processi aziendali, e non esistono no, se o peró, se è necessario stampare.

Ad esempio, non riceverai il nuovo gadget che hai ordinato online finché qualcuno non stampa un’etichetta col codice a barre e lo mette sul pacchetto. Semplice.

Tuttavia, molti documenti stampati rientrano nella categoria discrezionale, in particolare quelli stampati dai lavoratori. “Calendario del campionato calcio”, qualcuno? Stampa solo fronte invece di fronte/retro. Stampa a colori invece di usare l’opzione monocromatica. Tutto torna. I tuoi utenti non hanno idea di quale sia il costo della stampa di un documento, non è una cosa a cui si pensa molto. Ancora, la tua azienda vuole ridurre i costi e raggiungere i suoi obiettivi di sostenibilità. Come è possibile cambiare il comportamento degli utenti, in modo da stampare di meno e in modo piú efficiente?

Una risposta breve è l’implementazione di una politica di stampa (fondata su regole); consente alle aziende di definire le politiche di stampa per i loro utenti desktop di Windows che ridurranno i costi e aiuteranno a raggiungere gli obiettivi aziendali di sostenibilità. (“Green IT”). Semplici esempi di politiche che includono la stampa fronte-retro (duplex) per ridurre il consumo di carta, la “modalitá economica” per ridurre l’uso del toner/inchiostro, la stampa in bianco e nero per ridurre il costo dei colori, ecc. Le politiche possono essere definite per singoli utenti o per gruppi di utenti per una maggior flessibilità operativa; possono anche applicarsi a stampanti specifiche, orari stabiliti del giorno o addirittura giorni della settimana. Il software LRS Enterprise Output Management supporta tale capacità. La nostra soluzione permette la definizione, la gestione e il controllo delle politiche di stampa centralizzati, semplificando le attivitá amministrative.

Quando le politiche di stampa vengono definite o modificate, gli aggiornamenti vengono automaticamente installati nei desktop degli utenti in tutta l’azienda. Pensa a questo come un’estensione logica della capacità di gestione automatica dei driver di stampa esistenti fatta da LRS.

La soluzione LRS supporta l'interazione con gli utenti tramite messaggi pop-up sul desktop, fornendo un meccanismo per influenzare il comportamento della stampa e ridurre i costi.
Gli utenti possono vedere i costi dei loro documenti in base alle opzioni di stampa selezionate. Con l’ esperienza, potranno capire il legame tra i costi e le opzioni di stampa come semplice/doppia, monocolore/colore, ecc. Per esempio, si consideri il seguente scenario di una politica di stampa:

Messaggio pop-up di stampa iniziale

Dopo che l’utente ha selezionato le opzioni di stampa

In questo caso, l'utente ha selezionato il colore, la stampa solo da un lato e l'utilizzo normale del toner quando ha selezionato il proprio lavoro di stampa ed una politica di condizione è stata identificata come applicabile”. L’utente viene informato delle raccomandazioni e puó semplicemente selezionare “OK” per accettarle.

Tuttavia, questa politica è stata impostata per dare la possibilitá all’utente di ignorare una o piú azioni  e l’utente ha deciso di ignorarle completamente. Hai notato il grande cambio nel costo stimato che appare nell’angolo in basso a sinistra del messaggio pop-up?

Bill Veeck, un noto proprietario del franchising e promotore della Major League Baseball, ha detto una volta: "Cerco di non rompere le regole, ma solo per provare la loro elasticità".
Nel caso della stampa discrezionale, il concetto di elasticità può essere vantaggioso per entrambe le parti, gli utenti e l'azienda.

Rendi consapevoli gli utenti sulle politiche di stampa che si desidera seguire, in modo che possano comprendere nel modo migliore come la loro scelta di opzioni di stampa influenza il costo.
Tuttavia, si consiglia di autorizzarli a prendere la decisione giusta quando vedono una legittima necessità aziendale di ignorare la politica e di stampare un documento a colori su un solo lato.

Naturalmente, l'organizzazione può scegliere di non consentire agli utenti di ignorare un'azione di criterio (ad esempio, forzare sempre la stampa sui due lati) in alcune situazioni.

La soluzione LRS offre all'organizzazione una grande flessibilità, in modo da creare politiche significative per diversi utenti, gruppi, località, stampanti, ecc. Bisognerebbe trovare un equilibrio tra le politiche di stampa "soft" e "hard" per ottenere la soluzione ideale. In combinazione con la capacità di LRS di tenere traccia dell'attività di stampa dell’utente, l'organizzazione può misurare i risultati delle sue politiche di stampa e ottimizzarne il perfezionamento nel tempo. Questo è uno dei molti modi in cui LRS può aiutare la tua organizzazione a ridurre i costi e raggiungere i propri obiettivi aziendali. In questo modo, aiuterai anche l'ambiente e darai ai tuoi utenti la flessibilità di fare il proprio lavoro.