Logiciel d’archivage : Comment sauver plus que vos documents

Quel est le point commun entre Al Capone, Richard Nixon et le cabinet d’audit Arthur Andersen, qui a fait faillite ?

Les documents. Concrètement, tous les trois ont été menés à leur perte après avoir échoué à contrôler l’accès à des documents et dossiers confidentiels relevant de leur responsabilité.

Tout le monde ou presque connaît l’histoire de la chute d’Al Capone, sujet du film Les Incorruptibles, sorti en 1987. Après avoir été soupçonné de meurtre, de racket et autres crimes, Scarface est finalement inculpé pour fraude fiscale et emprisonné à Alcatraz. Quelles ont été les preuves déterminantes ? Deux registres de comptabilité « cryptés » qui, malheureusement pour lui, contenaient toutes les preuves de ses crimes.

Il en va de même pour la présidence de Richard Nixon, entachée par la publication des Pentagon Papers, et malgré ses efforts pour empêcher des fuites de documents plus compromettants, Richard Nixon démissionne. Dans le cas d’Arthur Andersen, cabinet d’audit pour la tristement célèbre société du secteur de l’énergie Enron, les problèmes de documents n’avaient rien à voir avec la révélation d’informations, mais découlaient plutôt du fait qu’ils n’avaient pas conservé des documents clients suffisamment longtemps.

Et alors ?

Vous vous demandez sans doute quel est le rapport entre ces exemples et votre entreprise. Il y en a bien un. Dans les entreprises, des documents et autres dossiers qui enregistrent à la fois les transactions internes et externes sont créés quotidiennement. Des formulaires d’admission de patients. Des fichiers RH. Des manifestes d’expédition. Et bien d’autres encore. Être capable de savoir qui a accès à ces fichiers, où, sous quelle forme et pendant combien de temps, est essentiel. Un logiciel d’archivage peut vous aider.

Très souvent, les documents et les dossiers contiennent des informations confidentielles sur vos activités principales, c’est-à-dire l’identité de vos clients, de vos fournisseurs, de vos employés, et plus encore. En d’autres termes, c’est tout à fait le genre d’informations susceptibles d’intéresser vos concurrents. Afin de protéger ces informations, le logiciel d’archivage capture de façon sécurisée des dossiers créés numériquement (par ex. des emails, des documents en PDF) ou des documents numérisés créés par scan et les stocke dans un référentiel en ligne crypté. Une fois qu’ils sont sauvegardés dans cet emplacement sécurisé, il est possible d’enregistrer, de contrôler et même d’empêcher toute tentative de visualisation, d’impression, de transfert ou toute autre utilisation des fichiers, selon les droits d’accès de chaque utilisateur. Ainsi, même si les documents tombent entre de mauvaises mains, vous disposez des outils pour vous aider à localiser la source de la fuite.

Ce ne sont pas les seuls avantages de ce niveau de contrôle. Par exemple, une fois que les utilisateurs savent où se trouve un document sous forme électronique, ils sont moins susceptibles de l’imprimer. C’est d’autant plus vrai si le logiciel d’archivage prend en charge l’accès depuis un navigateur mobile, puisqu’il est plus facile de consulter les pages sur une tablette que de porter une pile de dossiers imprimés. Une baisse des impressions engendre une baisse des coûts d’impression, pour le plus grand plaisir des entreprises.

Un temps pour rassembler, un temps pour se débarrasser...

Il est évident que stocker des documents dans un logiciel d’archivage sécurise et simplifie la préservation des informations. Même s’il est important d’archiver des dossiers, il est tout aussi important de savoir quand et comment les détruire de manière responsable. Cela pourrait même sauver votre entreprise.

En 2001, Enron, société du secteur de l’énergie, faisait l’objet d’une enquête de régulateurs qui s’intéressaient aux pratiques commerciales douteuses. Naturellement, les autorités ont d’abord cherché à rassembler et analyser tous les documents qu’ils pouvaient trouver. Le cabinet d’audit d’Enron, la célèbre entreprise Arthur Andersen, a soudainement ordonné à son personnel de « s’assurer que les employés se conformaient » à la politique de conservation des documents. Le message implicite de cette injonction a entraîné la destruction rapide de nombreux documents papier et électroniques, vraisemblablement pour éviter qu’ils ne tombent entre les mains des enquêteurs du gouvernement.

Leçons retenues

Quiconque se souvient de la faillite d’Enron sait comment ça s’est terminé. Les dirigeants d’Enron ont été inculpés, certains sont allés en prison. Les investisseurs ont perdu des millions. Arthur Andersen, une entreprise fondée en 1913, et l’un des cinq plus grands cabinets d’audit financier, a été pour ainsi dire contrainte de cesser ses activités. Et surtout, les scandales qui ont suivi ont entraîné l’adoption de la loi Sarbanes-Oxley (SOX) en 2002, qui a établi de nouvelles règles concernant le stockage, la destruction, la conservation et l’audit des fichiers électroniques. Des lois similaires assurent également la conformité avec les réglementations gouvernementales, celles relatives aux soins de santé, et aux données des utilisateurs. À ce jour, ces règles continuent à avoir un impact sur les entreprises.

L’archivage de documents simplifie la conformité avec ce genre de réglementations en automatisant les nombreux processus liés aux documents. Les utilisateurs autorisés accèdent rapidement et facilement aux informations dont ils besoin pour faire leur travail, et les entreprises disposent d'une piste d’audit exhaustive qui précise les « qui, quoi, où, quand et comment » des documents. La conservation réglementée des documents garantit que les documents inutiles sont automatiquement supprimés en fonction des mandats des entreprises et/ou du gouvernement.

Moins de travail, une sécurité renforcée, et moins de risques de poursuites judiciaires ? Cela me semble très intéressant.

(Information : Une dizaine d’années avant l’affaire Enron, l’auteur travaillait pour l’entreprise Andersen Consulting LLP, affiliée à Arthur Andersen et aujourd’hui appelée Accenture).