Consideraciones finales sobre los servicios gestionados de impresión
Llegamos al final de nuestra serie de cuatro artículos sobre si los servicios gestionados de impresión (MPS, por sus siglas en inglés) realmente satisfacen todas sus necesidades de impresión. Ya abordamos por qué el origen de su impresión es importante. También explicamos la lógica de disponer de una visión consistente de auditoría y seguimiento de la impresión a través de todos los dispositivos (tanto gestionados como no gestionados), aplicaciones y plataformas.
Ahora tomemos ese concepto global de sus MPS y apliquémoslo a la impresión pull (a efectos de simplicidad, me referiré genéricamente a este tipo de impresión como «impresión pull»). Si me hubieran preguntado meses atrás sobre esta tecnología, probablemente habría mencionado la reducción de las impresiones y el despilfarro como sus principales ventajas. Hoy en día, aunque sigo pensando que el uso de esta tecnología produce una reducción de estas impresiones y este despilfarro, las opiniones de los clientes indican que esta reducción es a menudo más modesta de lo anticipado. Los ahorros suelen medirse en términos del número total de páginas eliminadas del spool durante la noche en forma de porcentaje de las que realmente se imprimieron. Pero la realidad es que esto no provoca la impresionante reducción de impresiones que a menudo se menciona.
Hace poco, mi jefe compartió la historia de un cliente cuyo único objetivo desde el inicio era aumentar la confidencialidad y la seguridad de los documentos. Cuando le preguntaron al cliente sobre las ventajas adicionales en cuanto a reducción de las impresiones y el despilfarro, e incluso una «mejor experiencia del usuario», ¡el cliente sonrió y sugirió que tal vez ese fuese el caso para otros pero no para su empresa! Más bien al contrario, de hecho. El cliente esperaba recibir opiniones negativas a causa de que los usuarios tenían que autentificarse en un dispositivo antes de poder recibir el output. Pero esto no era importante para este profesional de las TI; lo que le importaba era la integridad de los datos de la organización, fuera como fuera. Puesto que uno de los requisitos desde el inicio había sido que todo el output (no solo el output de Windows) pasara por la solución de impresión pull, se trataba de una postura lógica.
El razonamiento de la organización era que su información crítica de negocio (y altamente protegida) no residía en Windows sino en zSeries, UNIX y otras plataformas. ¿Por qué querrían proteger el acceso a la impresión desde el escritorio Windows y no a sus datos de negocio? ¡Un razonamiento válido! Como subrayé en mi artículo anterior, es posible, beneficioso y muy deseable reunir todo el output procedente de todas las plataformas en su solución de impresión pull, así que tal vez debería considerar incluir ese requisito en su solicitud de propuestas de MPS.
Demos un paso atrás y examinemos los documentos que se eliminan cada noche del spool de impresión pull debido a que no fueron recogidos por los usuarios que los imprimieron. Este es un indicador primario a partir del cual se calculan los ahorros de la impresión pull. ¿Pero son realmente necesarios cualquiera de estos documentos? De nuevo, la experiencia sobre el terreno indica que a menudo lo son y que suelen ser reenviados a impresión (a menudo más de una vez), lo cual pone en cuestión el auténtico valor de la reducción de las impresiones y el despilfarro derivada de la impresión pull. Personalmente, creo que la estimación del 10 % de ahorro de Gartner es más realista.
Así que una vez más miramos más allá de la típica propuesta de valor de los MPS y nos preguntamos: ¿existe una forma mejor de enviar un documento (o un subconjunto de documentos) para reducir las impresiones y el despilfarro?
En primer lugar, ¿cuáles son las alternativas a la copia física en papel? Durante años, las personas han convertido documentos en formato PDF y los han hecho circular por sus empresas de forma electrónica. Pero cambiar aplicaciones críticas de negocio heredadas en el origen para enviar documentos en formato electrónico en lugar de hacerlo en papel puede generar problemas y riesgos para la empresa. Las habilidades para proyectos de este tipo no abundan y suele ser necesario afrontar más cambios críticos para la empresa. Como consecuencia, el riesgo para la continuidad de negocio inclina la balanza a favor de la opción de «no hacer nada».
Tomemos el ejemplo de un empresario que imprime cien copias de un informe diario de salidas de ventas de 1000 páginas. A continuación, cada copia impresa se envía a los directores de cien sucursales diferentes. Cada director de sucursal necesita ver el informe de salidas de ventas de su propia sucursal pero no de las demás. Así que la primera acción del director de ventas una vez recibido el informe es encontrar su propio informe de diez páginas y tirar las otras 990 páginas. Este procedimiento se repite en otras 99 sucursales.
El problema es obvio, igual que la solución. ¿Pero quién tiene estómago para reprogramar las aplicaciones heredadas para generar archivos PDF individuales que contengan los informes de salidas de ventas específicos de cada sucursal? «¡Yo no!» gritan los involucrados, ya que el esfuerzo y el riesgo superan los beneficios. ¿Pero qué sucedería si pudiera producir informes individuales de cada sucursal en formato PDF y ponerlos a disposición mediante una plataforma de visualización segura en línea realizando solo cambios externos a la aplicación?
Esto representa una rápida victoria y una oportunidad de generar enormes reducciones en el número de impresiones, además de mejorar la eficiencia del proceso de negocio. Cada director de ventas podría recibir un correo electrónico con un enlace hacia el informe de salidas de ventas en línea apenas milésimas de segundo después de completar el proceso de la aplicación. Ya no hay necesidad de esperar a la impresión y es una jugada ganadora para todos dentro de la empresa. Existen dos vías de obtener financiación: a través del grupo de responsabilidad social corporativa (CSR, por sus siglas en inglés) o del grupo de optimización de negocio. ¡Considerando que este proyecto genera una reducción de la impresión del 99 %, debería generar un gran interés por parte de todos los implicados!
Como mencioné en mi primera entrada, esta serie de artículos nunca tuvo por objetivo atacar la propuesta, el negocio o a los proveedores de servicios gestionados de impresión. Un MPS es una sólida inversión pero podríamos, y deberíamos, exigir más. Incluya el output de las aplicaciones de negocio en todos los elementos de su solicitud de propuestas. Vaya más allá de la impresión dúplex y monocromo como «iniciativas verdes» en su MPS y busque auténticas reducciones de las impresiones que puedan mejorar sus áreas de negocio. Exija mejor visibilidad sobre lo que se está imprimiendo, de forma que pueda tomar decisiones razonadas en cuanto a la entrega del output.
Una consideración final y una oportunidad que se pierde casi siempre: cuando escriba una solicitud de propuestas, pregunte qué reducciones en la infraestructura de impresión pueden lograrse para fomentar su iniciativa de simplificación de las TI. Sospecho que le ofrecerán una reducción del número de impresoras. ¿Y eliminar infraestructuras redundantes como los servidores de impresión? No abordaré este tema ahora, ya que ha sido tratado en profundidad por uno de mis colegas aquí. Pero si está pensando en un nuevo MPS, asegúrese de levantar todas las piedras en busca de ahorros de costes. Podría sorprenderle gratamente lo que encuentre.