Construya su plataforma digital: implemente la «impresión como servicio»
Así que usted es el nuevo director de información. ¡Felicidades! ¿Y ahora qué? La alta dirección esperará grandes cosas en el futuro próximo, como ayudar a transformar la empresa para que sea más ágil en un mercado altamente competitivo. ¿Cuáles son sus grandes planes para la transformación de TI? ¿Mejorar la seguridad? ¿Explotar las tecnologías en la nube públicas y privadas? ¿Implementar TI bimodales? Sí, la lista es larga y los días no son suficientemente largos (por no hablar del presupuesto y de la búsqueda de talento). Hoy en día, para ser un director de información exitoso, debe pensar de forma más inteligente en lugar de más concienzuda. Debe probar nuevos enfoques y pensar de forma rompedora. Hacer las cosas de la forma tradicional no le conducirá a la línea de meta, al menos no antes de que acabe su vida profesional.
Tengo una idea que le ayudará con sus proyectos de transformación de las TI y estoy bastante seguro de que es algo en lo que no habrá pensado mucho. ¿Qué diría de implementar la «impresión como servicio»? Sí, me ha oído bien. Sospecho que está tratando de adivinar en qué consiste, así que permítame ayudarle un poco. En el pasado, el tema de la impresión era la última de las prioridades de las organizaciones de TI y el resultado es la infraestructura de impresión que ha heredado como nuevo director de información. Déjeme explicarle algo más usando el siguiente diagrama como referencia visual.
En muchas organizaciones, buena parte de las impresiones proceden de usuarios que crean documentos desde una gran variedad de dispositivos informáticos personales. Además, las organizaciones suelen disponer de aplicaciones de negocio que se ejecutan en varias plataformas de servidor. También tienen muchos tipos diferentes de impresoras, dispositivos multifunción y otros destinos de output (p.ej. electrónicos). Los usuarios finales y las aplicaciones de negocio crean documentos en varios formatos y estos documentos deben enviarse a los destinos en papel y electrónicos correctos. Para que esto suceda, las organizaciones de TI como la suya crearon una infraestructura ad hoc desarrollada internamente que evoluciona con el tiempo, pero con escasa planificación o coordinación desde los diferentes departamentos de TI. Suele consistir en muchos servidores que ejecutan diferentes sistemas operativos y un amplio abanico de conexiones entre esta infraestructura de output, las aplicaciones precedentes que generan los datos, y los destinos subsiguientes necesarios, tanto para documentos en formato papel como para documentos digitales.
Infraestructura típica de impresión y output
Debido a su complejidad, esta infraestructura resulta cara, sensible a las averías y difícil de mantener. También constituye una enorme fuente de frustración para los usuarios finales cuando se encuentran de pie frente a una impresora preguntándose por qué su documento no ha llegado, sin forma de descubrir fácilmente por qué. Hay mucho margen para mejorar la experiencia del usuarioL.
¿Por qué no es consciente de estos problemas de impresión? La respuesta breve es la naturaleza humana y los silos organizativos. Cada departamento dedica tiempo y dinero a taponar sus vías de agua pero se olvida de mejorar los servicios de la empresa. ¿Por qué? Porque es su barco, ellos lo construyeron. Son reticentes al cambio y prefieren mantener el status quo, y una y otra vez tratan de taponar vías de agua con forma de cuadrado con maderas redondas. O simplemente están demasiado ocupados cortando madera para afilar el hacha. Algunos no son conscientes de que existen soluciones mejores, mientras que otros asumen que su proveedor de MPS se encarga de ellos. Y lo que es más importante, ninguno de ellos está mirando al futuro, que es hacia donde se dirige. Finalmente, nadie se hace responsable de la infraestructura de TI global de la empresa... ¡excepto usted!
Este tipo de infraestructura «accidental» es un peso que pende de su cuello hoy en día y en el futuro será un obstáculo que podría impedirle alcanzar sus objetivos críticos de TI. ¿Realmente desea construir el futuro sobre estos cimientos? Desde luego espero que no, así que considere un enfoque diferente.
Cada año, Gartner lleva a cabo una encuesta entre directores de información y directores generales en todo el mundo, y compilan sus hallazgos y opiniones en algo que denominan «CIO Agenda». Acaban de finalizar la encuesta del próximo año, y el tema de la «CIO Agenda» de 2016 es «desarrollar la plataforma digital». La visión de Gartner es que las empresas deben pensar en su empresa como un conjunto de plataformas que abarcan todo, desde las personas hasta la tecnología.
En el fondo de la lista está la «plataforma técnica», que idealmente debería estar formada por los principales bloques de construcción y arquitecturas tecnológicos. Tomando prestada la terminología del modelo de computación en la nube, Gartner se refiere al concepto como «todo como servicio» (XaaS). Básicamente, necesitará disponer de unos cimientos flexibles y sólidos para construir sobre ellos. ¿Necesita un nuevo servidor? Acelérelo. ¿Necesita más almacenamiento? No hay problema, aquí está bajo demanda. Ya capta la idea. Su plataforma técnica está formada por un conjunto de «servicios» fundamentales en los que las capas y plataformas adicionales confían.
Aquí es donde entra en juego la «impresión como servicio». Necesita ver la «impresión» como una sola arquitectura de middleware que captura y envía documentos desde todas las aplicaciones y plataformas hacia varios destinos en papel y electrónicos. Este middleware proporciona funciones, niveles de servicio y una experiencia de usuario consistentes a través de todas las aplicaciones y plataformas en forma de una «capa de servicio» que aísla las aplicaciones de las complejidades de la distribución de documentos y simplifica el envío de nuevos servicios sin necesidad de realizar cambios en la aplicación. Puede ver esta capa de servicio de forma lógica como una extensión del catálogo de servicios de TI existente de su organización.
Ahora, tome este concepto de capa de servicio y únalo con la visión de Gartner de la plataforma técnica, donde dispone de información abierta altamente modular y arquitecturas tecnológicas que proporcionan «todo como servicio». Al implementar una arquitectura de capa de servicio de impresión estandarizada, ahora dispone de «impresión como servicio» como función principal de su plataforma técnica. Esto resulta crucial para sus procesos de negocio relacionados con documentos, donde la impresión juega un papel crucial. ¿Necesita conectar una nueva impresora a nuevas aplicaciones? Fácil. ¿Necesita modernizar aplicaciones heredadas que requieren funciones de impresión? No hay problema. ¿Necesita enviar el output de la aplicación desde la nube? Lo tiene. ¿Necesita una solución que satisfaga las necesidades de su fuerza de trabajo cada vez más móvil? Hecho. ¿Necesita reducir los costes y la carga de trabajo del personal? Cuente con ello. ¿Y qué tal mejorar la seguridad del envío de documentos? Relájese. Todo está ahí, bajo demanda y como una única arquitectura a través de todas las plataformas, aplicaciones, formatos de datos, y destinos lógicos y físicos.
Ahora, compare y contraste su infraestructura de impresión existente (diagrama anterior) con su futura plataforma digital que incluye la «impresión como servicio» (véase a continuación).
Desarrollar su futura plataforma digital
Este es el mensaje final: cuando planifique su futura plataforma digital, no cometa el error de obviar la gestión de la impresión y el output como una oportunidad para estandarizar y transformar las TI. Sin este tipo de capacidad en su plataforma técnica, le resultará muy complicado ofrecer una auténtica transformación de negocio. En su lugar, los proyectos se retrasarán y la innovación se restringirá. ¿Por qué? Porque es difícil llegar a lo «nuevo» cuando está construyendo sobre lo «viejo». Es momento de renovar la columna vertebral y eso incluye la impresión. LRS puede ayudarle a llegar a puerto. La pelota está en su tejado.