Workplace Printing: die Geschichte von den beiden Mitarbeitern

In der IT-Welt wird Zuverlässigkeit nicht begrüßt. Sie wird vorausgesetzt.

Die heutigen Nutzer erwarten, dass alles reibungslos funktioniert. Sie denken, es ist eine Selbstverständlichkeit, dass sie mit Kollegen, Kunden und der Außenwelt kollaborieren, kommunizieren und interagieren können, ohne dass sie wirklich etwas dafür tun müssen. Ob sie einen PC, ein Tablet, ein mobiles Gerät oder irgendetwas im Büro verwenden, sie erwarten, dass es funktioniert. Schnell. Mühelos. Das erste Mal, wenn sie es versuchen.

Wie kann eine IT-Abteilung die hohen Erwartungen ihrer Nutzer erfüllen? Unsere belasteten technischen Teams benötigen Lösungen, um eine vielfältige mobile Computerflotte zu unterstützen, während sie zunehmend flexible, benutzerzentrierte Dienste bereitstellen, die zuverlässig außerhalb der üblichen Geschäftszeiten funktionieren und von jedem Ort aus verfügbar sind.

Eine Geschichte von zwei Benutzern

Zur Erklärung lassen Sie mich zwei Benutzer - Adam und Zach - vorstellen, die für verschiedene globale Unternehmen arbeiten. Adam arbeitet für ABCmeds GmbH und Zach arbeitet für XYZmart Inc. Beide sind fiktive Unternehmen, obwohl die abgebildeten Szenarien lebensecht sind.

ABCmeds ist weltweit führend im Pharmasektor mit 127 Standorten auf der ganzen Welt. Mit einem Umsatz von 27 Milliarden US-Dollar verfügt ABCmeds über eine IT-Abteilung, die auf dem neuesten Stand der Technik ist. Ebenso sind die Benutzer des Unternehmens enthusiastische Adoptierer von fast allem, was die IT-Abteilung aus einer Strategie- und Software-Rollout-Perspektive macht.

Der Arbeitgeber von Zach, XYZmart, ist einer der weltweit führenden Einzelhändler mit Geschäften in den USA, Kanada, Europa und im asiatisch-pazifischen Raum. Mit einem Umsatz von 280 Milliarden US-Dollar betreibt der CEO ein "schlankes und durchschnittliches Schiff" - mit Gewinn und Margen als Dreh- und Angelpunkt für seinen Erfolg.

Also, wie vergleichbar sind Adam und Zach als Nutzer innerhalb ihrer jeweiligen globalen Organisationen? In einer kurzen Reihe von Blog-Posts möchte ich einige Szenarien beschreiben, die in Ihrer Organisation zutreffen könnten.

Ein wichtiges Treffen

Adam ist im Londoner Büro von ABCmeds stationiert und fliegt morgen zu einem sehr wichtigen Treffen mit dem Vorstand nach München. Er legt seine Forschungsergebnisse vor und hat dafür  Unterlagen für jedes Vorstandsmitglied erstellt, die er als ein Informationspaket inklusive seiner PowerPoint-Folien bereitstellt.

"Ein Ding weniger, um das ich mir morgen Gedanken machen muss."

Adam sitzt in seinem Londoner Büro und gibt einen Druckauftrag mit den zwölf Dokumenten und einen weiteren mit zwölf Informationspaketen ab. Am nächsten Tag kommt Adam um 8.00 Uhr in München an. Er geht zum nächsten Drucker, hält seine Proximity-Karte ans Gerät, um seine Druckaufträge abzurufen, und sammelt alle seine Dokumente für die Vorstandssitzung ein. Ohne Hektik und Geschrei.

„Das war einfach."

ABCmeds hat in Pull-Printing-Software investiert, die es Adam ermöglicht, von jedem Gerät im Unternehmensnetzwerk zu drucken. Adam ist ein sehr glücklicher Nutzer. Er springt schnell in ein nahegelegenes Café für eine kurze Kaffeepause vor seinem Meeting.

Auf der anderen Seite des Atlantiks hat Zach auch ein wichtiges Treffen. Er hat seinen Sitz im  Büro von XYZmart in New Jersey und fliegt am frühen Morgen zur Unternehmenszentrale in Atlanta, GA. Bis spät in den Abend hinein arbeitet Zach und hat schließlich alle seine Dokumente druckfertig. Er wählt "Drucken" und eilt zu seinem lokalen Multifunktionsdruckgerät.

"Warum warte ich immer bis zur letzten Minute?"

Aber nichts passiert. Keine Dokumente landen im Ausgabefach. Er ruft den Helpdesk an, aber alle sind im Feierabend. Katastrophe.

XYZmart investiert nicht in Software, die Zach hilft.

Zach ist ein sehr unglücklicher Nutzer.

"Was jetzt?"

Sicher, es wäre leicht, Zach dafür verantwortlich zu machen, dass er bis zur letzten Minute darauf gewartet hatte, seine Dokumente zu drucken. Geschieht ihm recht. Aber das trifft den Punkt nicht - ein Teil der Aufgabe der IT-Abteilung besteht darin, vielbeschäftigte Menschen wie Zach vor sich selbst zu retten.

Wird der Helpdesk Zach zurückrufen? Wird er seine Unterlagen rechtzeitig für das Meeting bekommen? Wie wird der Vorstand Adams Vorschlag mögen? Lesen die nächste Folge, um es herauszufinden ...