Wer druckt was wann und wo
Willkommen zurück! In den vergangenen Wochen habe ich erläutert, wie Sie sicherstellen, dass alle Ihre Anforderungen in einem MPS-Vertrag (Managed Print Services) abgedeckt werden. Wir haben uns die Quellen der Ausgabe angesehen und erfahren, wie sich dies auf den Nutzen auswirken kann, den Sie aus Ihrer MPS-Investition herausholen können. In dieser Woche betrachten wie das „Wer, Was, Wo und Wann“ des Druckens, genauer gesagt das Thema „Abrechnung und Audits“.
Ich gehe davon aus, dass Sie bereits einen MPS-Vertrag abgeschlossen haben oder dies zumindest in Betracht ziehen. Die Frage ist nur, ob all Ihre Geräte tatsächlich von Ihrem Vertrag abgedeckt werden. Die Erfahrung hat uns gezeigt, dass Kunden oft eine Mischung aus einem oder mehreren MPS-Verträgen unterhalten sowie von Geräten, die von diesen Verträgen nicht abgedeckt sind.
In der Fertigungs-/Lagerungs-/Logistikbranche sind beispielsweise Thermo-Etikettendrucker für den Geschäftsbetrieb unerlässlich. Da es sich dabei jedoch um spezialisierte Geräte handelt, liegen diese meist außerhalb des MPS-Umfangs. Ein Kunde aus dem Bankenwesen, mit dem ich zusammengearbeitet habe, hatte zwei separate MPS-Verträge. Der erste galt für Geräte im Hauptsitz des Unternehmens (größere MFPs mit einem sehr hohen Nutzer-Geräte-Verhältnis, die aber nur wenig wichtige oder zeitkritische Drucke ausführen). Zudem bestand ein separater MPS-Vertrag mit einem zweiten Unternehmen für das Netzwerk in der Zweigstelle. Dieser umfasste deutlich aggressivere Fehlerbehebungsvorgaben. Das Ziel des Kunden bestand darin, für jeden einzelnen Anforderungssatz den bestmöglichen Service bereitzustellen. Zudem verfügte er über andere Geräte, die von keinem der beiden Verträge abgedeckt wurden.
Frage: Wie können Sie das „Wer, Was, Wo und Wann“ durchgehend nachvollziehen, wenn Sie potenziell abweichende Formate und Abrechnungsinformationen von unterschiedlichen MPS-Anbietern haben und die Daten von Geräten, die nicht im Umfang dieser Verträge inbegriffen sind, ganz fehlen? Können Sie in den MPS-Berichten wenigstens das „Wer“ ablesen? Die Antwort lautet in der Regel „Nein“. Bestenfalls können Sie das „Wer“ für ein Windows-Benutzerkonto einsehen (wie wir in einem früheren Beitrag festgestellt haben). Ausgaben von kritischen Geschäftsanwendungen wie SAP fallen dabei in die Abrechnungskategorie „Sonstige“.
Das MPS-Reporting dient hauptsächlich als Mechanismus zur Abrechnung, und zwar Ihrer Abrechnung durch den MPS-Anbieter. Sie liefert keine Einblicke in das Druckverhalten Ihrer Benutzer und kann auch nicht zur Weitergabe der Kosten an Ihre Endbenutzer verwendet werden. Daher basiert das MPS-Reporting auf der Nutzung auf Geräteebene und zeigt in der Regel die Anzahl der Seiten, Farb- und Schwarzweißdrucke und möglicherweise Simplex- und Duplexdrucke an. In einem früheren Blog-Beitrag zu den Ursprüngen der Ausgabe haben wir die Sicherheit und Vertraulichkeit von Dokumenten angeschnitten. Wenn wir jedoch nur die Druckaktivität für eine Teilgruppe der Geräte sehen können, die vom Vertrag abgedeckt wird, können wir nicht überprüfen, ob das Dokument erfolgreich bereitgestellt wurde (beispielsweise eine Steuerabrechnung). Wir können zudem nicht bestimmen, wer ein vertrauliches Dokument ausgedruckt hat und wohin es gesendet wurde.
Um die Kosten von Ausdrucken in Ihrem gesamten Unternehmen zu verwalten, benötigen Sie dauerhafte Einblicke in die Druckvorgänge bis auf die Geräte-/Dokumenten-/Benutzerebene – und zwar ungeachtet des Gerätetyps und MPS-Anbieters. Dies ermöglicht Ihnen auch die Erstellung umfassender Audit-Berichte. Die Analyse dieser Daten kann sich im Laufe der Zeit von einer taktischen Reaktion auf einen Sicherheitsverstoß oder als Vergleichsbasis vor einer Angebotsanforderung für einen MPS zu einer festen Aufgabe entwickeln.
Eine meiner liebsten Kundengeschichten spielte sich in einem Unternehmen mit etwa 60.000 Anwendern ab, das einfach nur die Druckstatistiken pro Benutzer und die zugehörigen Druckkosten in einem internen Portal veröffentlichte. Innerhalb einer Woche nahm das Druckvolumen um ca. 10 % ab – und das ohne weitere Maßnahmen. Das hatte nichts mit Druckrichtlinien oder den Vorteilen von Pull-Printing zu tun, sondern nur mit einer Änderung des Benutzerverhaltens. Das nenne ich Kosteneffizienz!
Das gleiche Unternehmen nutzte diese Berichte, um die verantwortliche Person zu bestimmen, als ein vertrauliches Dokument gedruckt, im Drucker gelassen und von einem externen Unternehmen gefunden wurde. Die Pull-Printing-Funktion hätte diesen Sicherheitsverstoß vermeiden können. Da der Bericht jedoch aus einem SAP-Prozess stammte, wäre dies nur möglich gewesen, wenn sämtliche SAP-Ausgaben über Pull-Printing bereitgestellt würden, was nur wenige Unternehmen berücksichtigen.
Haben Sie heute vollständige Einblicke in Ihre Druckvorgänge? Sowohl aus Audit-/Compliance-Sicht als auch aus Nutzungssicht? Wie können Sie das „Soll“ eines MPS bestimmen, wenn Sie das „Ist“ nicht kennen? Allzu oft nutzen Unternehmen kuriose Methoden, um die Vergleichsbasis der Druckernutzung vor einer Angebotsanforderung für einen MPS-Vertrag zu bestimmen. Häufig bekommen wir zu hören: „Wir bitten die MPS-Anbieter, uns das mitzuteilen!“ (Ich möchte nochmals betonen, dass sich dieser Artikel keineswegs gegen die Nutzung eines MPS ausspricht, aber in welcher Situation lassen wir so etwas sonst zu? Hier drängt sich die Redewendung „den Bock zum Gärtner machen“ auf!)
Wenn Sie die Abrechnung und Audit-Informationen Ihrer Ausdrucke über alle verwalteten und unverwalteten Geräte hinweg durchgängig betrachten können, haben Sie die volle Kontrolle über die Druckkosten und die Dokumentensicherheit. In Bezug auf die Druckernutzung könnten Sie vielleicht sogar einige Geräteeinsparungen selbst erreichen, bevor Sie sich einem MPS zuwenden (vorausgesetzt, Ihnen ist die aktuelle Situation bekannt).
Zusammengefasst sollten Sie also auf Benutzer- und Dokumentenebene erfahren können, was, wo, wann und von wem gedruckt wird. All diese Informationen sollten Ihnen in einheitlicher Form und sofort bereitgestellt werden.
Mein letztes Thema bei unserem Versuch, einen maximalen Nutzen aus Ihrer MPS-Investition zu schöpfen, betrifft die Reduzierung der Anzahl der Ausdrucke und den wahrscheinlich größten Mehrwert Ihres MPS. Wir sehen uns in etwa einer Woche!
Steve