IT Challenge #6 – Papierabfall
Im gesamten Unternehmen sehen Sie Papierstapel in Papierrecyclingbehältern. Die meisten davon sind Dokumente, die in den Druckerschächten zurückgelassen wurden. Sie fragen sich, wie es dazu kam, aber Sie wissen, dass es unzählige Szenarien gibt, die dazu führen, dass ein gedrucktes Dokument in den Papierkorb geworfen wird.
Zum Beispiel reichen manchmal Leute einen Druckauftrag ein, holen den Ausdruck aber nicht ab, weil sie damit beschäftigt sind, etwas anderes zu tun und ihn einfach vergessen. Oder sie drucken ein Dokument zweimal, weil sie nach dem Drücken der Drucktaste einen Fehler bemerken. Sie sind vielleicht nur zum Drucker gegangen, um herauszufinden, dass er die Dokumente anderer Benutzer druckt und ihr eigener Druckauftrag irgendwo dazwischen feststeckt; also lassen sie ihn einfach stehen und versuchen es später. Und last but not least sendet jemand einen Druckauftrag an einen Drucker, der nicht verfügbar war (zu wenig Toner, Papierstau, etc.). Natürlich kommt der Auftrag erst dann zustande, wenn der Drucker wieder online ist, aber bis dahin ist der Benutzer längst weg.
Was haben all diese Szenarien gemeinsam? Eine Antwort sind frustrierte Mitarbeiter (außer denen, die einfach vergessen haben, ihren Druckauftrag abzuholen.... sie sind zu vergesslich, um frustriert zu sein). Der gemeinsame Nenner ist der Papierabfall. In großen globalen Unternehmen können nicht abgeholte Druckaufträge zu Hunderttausenden von Seiten führen, die jedes Jahr im Papierkorb landen. Aber der Abfall geht über die Papierkosten hinaus. Dazu gehören Toner, Strom und der Arbeitszyklus der Druckgeräte, die diese Dokumente erstellt haben. Außerdem, was ist mit dem Umweltaspekt oder vielleicht dem wichtigsten Aspekt nicht beanspruchter Dokumente: Datensicherheit? Die Vorschriften, die verhindern, dass Daten preisgegeben werden, werden immer strenger, wobei die DSGVO in der EU das jüngste Beispiel für strengere Datenschutzbestimmungen ist. Man kann sich vorstellen, dass bestimmte gedruckte Dokumente sensible Daten enthalten und für jedermann einsehbar oder sogar mitzunehmen sind.
Pull-Drucksoftware für Datenschutz und mehr Komfort für den Endverbraucher
Wenn es nur eine Druckoptimierungssoftware gäbe, die verhindern könnte, dass alle der oben genannten Szenarien eintreten. Eine Lösung, die zum Schutz der Daten, zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit, zur Vermeidung von Papiermüll und zur Verringerung der Umweltbelastung beitragen kann. Nun, in der Tat, sie existiert und wird als sicherer Pull-Druck bezeichnet. Dies kann so einfach sein wie die Implementierung einer Lösung, die nur druckt, wenn sich jemand physisch an einem Gerät befindet. Solche Lösungen sind sicherlich nicht neu und die Technologie ist weit verbreitet. Bei der Auswahl einer Pull-Drucklösung ist jedoch eine gewisse Vorsicht geboten, da Abweichungen unter den Lösungen Ihr Unternehmen beeinflussen oder Geschäftsabläufe auch stören können.
Denken Sie an Multi-Vendor-Druckflotten, insbesondere neu verfügbare Gerätetypen. Sie möchten sicherstellen, dass die Lösung Pull-Druck für alle bestehenden und zukünftigen Druckermodelle bietet. Herstellerunabhängige Drucklösungen können mit jeder Hardware verwendet werden und werden direkt auf dem Multifunktionsgerät selbst installiert. Endanwender können ihre Druckaufträge über das MFP-Panel auswählen und abrufen, und sie genießen ein einheitliches Erlebnis auf jedem Gerät, unabhängig von Marke und Modell. Die Idee hinter dem Einsatz von Pull-Print-Software ist es, Probleme zu lösen, nicht neue oder andere zu schaffen.
Reduzierung unseres ökologischen Fußabdrucks und Rettung von Bäumen
Wenn Sie in eine sichere Drucklösung investieren, wollen viele Unternehmen Einblicke in ihre tatsächlichen Einsparungen erhalten, sowohl in Bezug auf Geld als auch auf Bäume. Es gibt schöne Programme, die Ihnen genau sagen, wie viel Geld und wie viele Bäume jeder Mitarbeiter und die gesamte Organisation gespart hat. Diese Programme berücksichtigen alles. In diesem Artikel geht es vor allem um Papierverschwendung, die durch nicht abgeholte Druckaufträge entsteht. Wir haben festgestellt, dass es sich hierbei um ein Problem handelt, das durch eine Pull-Drucklösung, wie beispielsweise die LRS MFPsecure-Software, behoben werden kann. Es gibt jedoch mehr Möglichkeiten, den Papierverbrauch zu senken und die Druckkosten zu kontrollieren. Denken Sie beispielsweise darüber nach, Regeln für den Duplexdruck festzulegen. Eine Druckrichtlinie ist eine sofortige Möglichkeit, die Anzahl der gedruckten Seiten zu reduzieren, wenn der Duplexdruck die Standardeinstellung ist.
Secure Pull Printing, eine effektive Lösung für ein häufiges Problem
Papierabfälle können wie ein ziemlich einfaches Problem aussehen. Akzeptabel sogar. Aber gerade in großen Unternehmen summieren sich die Kosten sehr schnell. Da dieses Problem so einfach zu lösen ist, gibt es keinen Grund, es als Problem zu betrachten; vor allem, wenn eine Lösung mehr tun kann, als all den nicht abgeholten Druckaufträgen in Papierkörben ein Ende zu setzen. Wir haben diesen Artikel mit einigen Szenarien begonnen, darunter der Mitarbeiter, der druckt und feststellt, dass das Gerät nicht verfügbar ist. Wenn der sichere Pull-Druck aktiviert ist, kann der Mitarbeiter an jedes Gerät gehen und das benötigte Dokument erhalten. Wenn sie feststellen, dass das gewünschte Gerät außer Betrieb ist, gehen sie einfach zum nächsten. Problem gelöst.
Der Einsatz einer Pull-Drucklösung bringt neben der Vermeidung von Papiermüll viele Vorteile mit sich. Die Vorteile sind noch größer für Unternehmen, die aus Backend-Anwendungen wie SAP drucken müssen. Können Sie sich vorstellen, dass ein Drucker nicht funktioniert, wenn ein Mitarbeiter Versandpapiere drucken muss? Damit könnten hohe Kosten verbunden sein. Unser nächster Blog-Artikel in dieser Serie wird sich mit dem SAP-Druck als IT Challenge #7 befassen. Möchten Sie mehr über die Pull-Drucklösungen von LRS erfahren? Kontaktieren Sie noch heute unser Expertenteam.