Wahrscheinlich wurde jeder von uns schon einmal mit dem Satz „Haste mal 'nen Euro?“ (oder vor der europäischen Währungsreform „Haste mal 'ne Mark?“) um ein wenig Kleingeld gebeten. In der Geschäftswelt bringt eine Mark bzw. ein Euro Sie wahrscheinlich nicht sonderlich weit. Dennoch kennen viele IT-Abteilungen die grundlegende Anforderung, „irgendwo Geld aufzutreiben“ nur allzu gut.
Das Geld ist in allen Bereichen an der einen oder anderen Stelle knapp. Unternehmen bemühen sich daher um die Senkung ihrer Kosten, um ihre Erträge zu steigern, andere wichtige Geschäftsinitiativen zu finanzieren oder beides. Wenn Ihr Unternehmen auch mitunter Probleme hat, die benötigten Mittel zusammenzukratzen, lesen Sie weiter und erfahren Sie, wie Sie mit einem ganzheitlichen Output Management wesentliche Kosteneinsparungen erreichen.
Beginnen wir mit den unterschiedlichen Quellen druckbezogener Kosten. Genau das sind nämlich die Bereiche, die ausgemerzt oder optimiert werden müssen, um wesentliche Einsparungen zu erreichen. Bedenken Sie folgende Kostenprobleme und Lösungen, um diese zu bewältigen:
Kostenproblem 1: Dokumente werden nie am Drucker abgeholt
Wir kennen es alle: Benutzer drucken ihre Dokumente aus, schaffen es aber nie, sie auch tatsächlich am Gerät abzuholen.
Die Dokumente bleiben einfach liegen, bis sie schließlich weggeworfen werden. Das stellt nicht nur ein potenzielles Sicherheitsrisiko, sondern auch eine Verschwendung von Papier, Toner und Strom dar.
Sparlösung: Implementieren Sie eine Pull-Printing-Lösung, wie z. B. MFPsecure Mit dieser Software können Benutzer Dokumente an die Druckqueue senden, wo sie gespeichert werden, bis ein Benutzer sich auf einem Gerät authentifiziert und das gewünschte Dokument zum sofortigen Druck auswählt. Alle Dokumente, die nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums ausgedruckt werden, können automatisch aus dem System gelöscht werden. Diese Funktion senkt Kosten, indem sie nicht abgeholte Dokumente vermeidet und vertrauliche Informationen während des Druckvorgangs schützt. Zudem steigert sie die Mobilität und Produktivität Ihrer Benutzer, da diese ihre Dokumente wo und wann sie möchten ausdrucken können.
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Kostenproblem 2: Benutzer drucken oft sehr ineffizient
Einseitig statt zweiseitig. Farbe statt Schwarzweiß. All das summiert sich. Tatsächlich sind sich die meisten Benutzer der Kosten ihrer gedruckten Dokumente nicht bewusst, daher denken sie beim Drucken auch nicht lange über die gewählten Optionen nach.
Und warum sollten sie sich auch dafür verantwortlich fühlen, wenn sie nie über dieses Problem informiert wurden? Wenn jemand anders das Papier und den Toner bezahlt und keine „Druckerpolizei“ die Regeln durchsetzt, ist das vielen Mitarbeitern herzlich egal.
Sparlösung: Implementieren Sie eine regelbasierte Drucklösung wie VPSX, die festgelegte Druckrichtlinien durchsetzt, um die Kosten zu senken und die Nachhaltigkeitsinitiativen Ihres Unternehmens zu unterstützen. Ihr Geschäft und die Umwelt werden es Ihnen danken.
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Kostenproblem 3: Benutzer drucken unwichtige oder private Dokumente
Ja, das kommt vor – und zwar öfter, als Sie wahrscheinlich denken. Einige Benutzer lieben einfach Papier. Das geht so weit, dass sie eine E-Mail lieber ausdrucken, als sie am Bildschirm zu lesen.
Zudem erledigen einige Benutzer private Aufgaben bei der Arbeit, die manchmal auch den Ausdruck von Dokumenten erfordern. Sicher haben auch Sie schon einmal Rezepte, Gutscheine oder andere private Ausdrucke im Ausgabefach gefunden.
Sparlösung: Implementieren Sie eine Auditlösung, wie Innovate/Audit die Druckaktivitäten verfolgt und meldet. So können Unternehmen nachvollziehen, wer was wann druckt, um Einsparpotenziale aufzudecken und die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien zur Datennutzung zu verbessern. Sobald Benutzer wissen, dass ihre Druckaktivitäten verfolgt werden, ändern sie ihr Druckverhalten meist sehr schnell.
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Kostenproblem 4: Unternehmen haben viele Windows-Druckserver
Und die sind ganz schön teuer. Gartner schätzt, dass die jährlichen Kosten für einen Windows-Server (Betriebssysteminstanz) 2015 im Schnitt 5.662 USD betrugen.
Und diese Schätzung schließt noch nicht die zusätzlichen Verwaltungskosten für das Definieren von Druckern, Bereitstellen von Druckertreibern usw. bei einem Windows-Druckserver ein. Die tatsächlichen Kosten liegen also deutlich höher. Große Unternehmen mit vielen Standorten auf der ganzen Welt verfügen oftmals über mehr als hundert Windows-Druckserver, die alle verwaltet werden müssen. Multipliziert ergeben sich so schnell gewaltige Summen.
Sparlösung: Ersetzen Sie Ihre Windows-Druckserver und konsolidieren Sie den Workload über eine hochgradig skalierbare Output Management-Lösung, wie die VPSX software. Diese Software unterstützt eine hybride Druckarchitektur, die sowohl queuebasiertes Drucken als auch Direct-IP-Druck ermöglicht. Anstelle von mehreren Druckservern benötigen Sie so nur einen einzigen Server für die zentralisierte Verwaltung und Kontrolle.
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Kostenproblem 5: Druckbezogene Probleme führen zu zahlreichen Helpdesk-Anrufen
Dabei geht es nicht nur um die Anzahl der Anrufe, sondern auch um die Zeit, die jedes einzelne Support-Ticket in Anspruch nimmt. Der wahre Aufwand des Supportteams basiert auf dem Anrufvolumen und der mittleren Zeit bis zur Behebung (Mean Time to Resolution; MTTR).
Zudem muss eine weitere Kennzahl berücksichtigt werden, nämlich der Prozentsatz der druckbezogenen Probleme, die über die 1. Supportebene behoben werden können, ohne teurere und wertvolle Ressourcen der 2. Ebene auf den Plan zu rufen.
Sparlösung: Verringern Sie die Anzahl der Helpdesk-Anrufe und verbessern Sie die Effizienz der Problemlösung mithilfe einer Output Management-Lösung. Im Rahmen einer kürzlich von der IDC durchgeführten Studie* wurde festgestellt, dass Unternehmen mit VPSX output management den Zeitaufwand ihrer Supportmitarbeiter bei druckbezogenen Problemen um 80 % senken konnten. Zudem kam IDC zu dem Schluss, dass Mitarbeiter der 1. Supportebene 57 % mehr druckbezogene Tickets vollständig bearbeiten konnten, ohne dass Mitarbeiter der 2. Ebene hinzugezogen werden mussten.
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Kostenproblem 6: IT-Administratoren verbringen zu viel Zeit mit der Verwaltung der Druckinfrastruktur
“Es ist immer die gleiche Leier: Drucker werden regelmäßig hinzugefügt, gelöscht und verschoben und müssen dann für Benutzer bereitgestellt und mit Anwendungen verbunden werden.
Die Verwaltung einer komplexen Druckinfrastruktur und Gewährleistung eines reibungslosen Betriebs ist alles andere als einfach und umfasst viele Schritte. Je mehr Zeit jedoch für die Verwaltung Ihrer Druckumgebung draufgeht, desto höher Ihre Kosten.
Sparlösung: Verringern Sie den Arbeitsaufwand, indem Sie Druckmanagementaufgaben über eine Output Management-Lösung wie VPSX automatisieren und vereinfachen. Laut der oben bereits erwähnten IDC-Studie konnten Unternehmen so die Zeit für das Druckertreibermanagement um 62 % und für das Hinzufügen/Entfernen von Druckern im Netzwerk um 60 % senken. Insgesamt wenden diese Unternehmen laut eigenen Aussagen 41 % weniger Mitarbeiterzeit für die Verwaltung ihrer Druckumgebungen auf.
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Obwohl einige dieser Einsparungen zur „weichen“ statt der bevorzugten „harten“ Kategorie gehören, sind sie nicht weniger wesentlich und real. IT-Abteilungen verfügen meist über eine lange Liste an anstehenden Projekten. In der Lage zu sein, Ressourcen kritischen IT-Initiativen zuzuweisen, stellt einen echten finanziellen Vorteil dar. Diese Vorteile sind jedem CIO klar, auch wenn die Finanzabteilung sie oft nicht in ihren Analysen berücksichtigt.
Zusammengefasst bin ich ebenso wie viele Branchenanalysten der Meinung, dass Unternehmen ihre druckbezogenen Kosten deutlich senken können, indem sie die oben genannten Funktionen einsetzen. Diese Überzeugung beruht auf realen Erfahrungen, die ich bei der engen Zusammenarbeit mit großen Unternehmen weltweit sammeln konnte. Meine Kollegen können Ihnen helfen, die Probleme und Lösungen zu verstehen und einen attraktiven Business Case zu formulieren. Wenn Sie ein wenig mit Ihren Zahlen jonglieren, wären Sie überrascht, wie viele „EURO“ Sie für Ihr Geschäft zusammenkratzen können. Wenden Sie sich an LRS. Das kostet Sie nichts, kann Ihnen aber viel Geld sparen.
* Die IDC veröffentlichte die Erkenntnisse der Studie im Whitepaper „Der geschäftliche Nutzen von LRS EOM“, das von LRS gesponsert und im Februar dieses Jahres erschienen ist. Sie können es hier von der LRS-Website herunterladen. Zu den wichtigsten Highlights gehören: ein ROI von 492 % nach fünf Jahren und durchschnittliche jährliche Vorteile von 33.780 USD pro 100 LRS-verwalteten Druckern.