Eliminieren von vorgedrucktem Briefpapier ohne Programmänderungen vorzunehmen

Verwenden Sie vorgedruckte Papiervorräte (z.B. mit Firmenbriefkopf) mit SAP- oder Windows-Anwendungen?

Wenn ja, dann haben Sie vielleicht schon überlegt, wie Sie das vermeiden können - lesen Sie bitte weiter!

Der Farbdruck: Früher und Heute

In Unternehmen wurden lange schon Farblogos und grafische Elemente auf Geschäftsdokumenten verwendet, um ihr Branding zu verstärken und die Verwendung der Dokumente zu verbessern. In der Vergangenheit benutzten Unternehmen häufig vorgedrucktes Briefpapier, um dieses Ziel zu erreichen. Das war sinnvoll, da die Farbdrucker eher selten, teuer und auch nicht sehr zuverlässig waren. Da die meisten herkömmlichen Bürodrucker nur in schwarz/weiss drucken konnten, war es kostengünstiger, alle Farbmerkmale direkt schon vorab auf das Papier zu drucken.

Heute sind Farbdrucker viel zuverlässiger und auch relativ preiswert, so dass im Vergleich das vorgedruckte Papier die eher kostspieligere Variante ist. Der materielle Aufwand liegt nicht nur in den externen Herstellungskosten des vorgedruckten Papiers, sondern auch bei den Bestell-, Lager- und Versandkosten sowie den Transportkosten, um die Bestände an die Orte zu bringen, an denen sie benötigt werden. All das sind manuelle Prozesse, die sich auf lange Sicht nicht bewähren werden.

Diese Faktoren lassen den Wechsel zur Farbdrucker-Implementierung einfach nur logisch erscheinen. Dennoch könnten sich diese Implementierung am Ende als herausgeschmissenes Geld herausstellen, wenn die Drucker bestimmte Kodierungen benötigen, die diese Änderung erst möglich machen. Um dies besser zu verstehen, lassen Sie uns überprüfen, wie die „vorgedrucktes Briefpapier-Methode“ in der wirklichen Welt funktioniert.

Die Komplexität der Wahl des Ausgabe-Fachs

Wie kann man nun auf vorgedrucktem Papier drucken? Im Allgemeinen wird das Druckereinzugsfach, das in den Druckeinstellungen ausgewählt wurde, mit den Firmenbriefbögen oder anderem farbigen Papier befüllt, und in das andere Fach das Normalpapier gelegt. Der Geräteprogrammierer kodiert dann die Anwendung, um z.B. das Ausgabefach 1 für alle Briefpapierdrucke auszuwählen, und das Fach 2 für alle Drucke, die normales Papier benötigen.

In der Regel ist es die erste Seite jedes Kundenausdrucks, die auf das vorgedruckte Lager zugreift. Wenn jedoch ein einzelner Druckauftrag Daten für mehr als einen Kunden enthält, wird die Kodierung für „Tray-Pull-Selection“ mehrere Male während des gesamten Druckauftrags erscheinen. Komplikationen könnten auftreten, weil verschiedene Druckermodelle und Hersteller unterschiedliche Fachnummerierungen für das gleiche Fach verwenden. So kann z.B. Fach 1 auf einem HP-Gerät einen ganz unterschiedlichen Fach-Auswahlcode in der PDL (Seitenbeschreibungssprache) erfordern als Fach 1 auf einem Ricoh-Gerät. Für Umgebungen mit mehrern Druckertypen bedeutet dies mehr Arbeit für den Programmierer.

Ordnung im Chaos

Die LRS VPSX-Lösung vereinfacht diesen Vorgang durch die Entkopplung der Geschäftsanwendungen vom Druckgerät.  Mit LRS Data Transforms kann die LRS Software die Eingabefachkodierung in einer PDL abfangen und wahlweise zu einem anderen Fach wechseln. Darüber können LRS Data Transforms die Anforderung für Briefpapier interpretieren und stattdessen eine Overlay-Grafik verwenden, die auf Normalpapier gedruckt werden kann.

Kingt einfach? Ja, so ist es! Um das zu implementieren, erstellen Sie einen neuen „Filter“ für die Druckerdefinitionen, geben Sie in dem Filter an, welches Overlay zu welchem (logischen) Fach gehört und welches Druckermodell Sie verwenden. Dann scannen Sie einfach ein vorgedrucktes aktuelles Formular ein oder aber, Sie verwenden ein Design-Tool, um das neue Overlay zu erstellen und es auf dem VPSX-Server zu speichern, wo dann das Transform darauf zugreifen kann. Die Filterdefinition ermöglicht den Transformationsprozess, zusammen mit den erforderlichen Daten (z.B. Fachnummer und Overlay-Standort) und dem Druckermodell-Typ.

Wenn Sie die neue Vorgehensweise einführen und Briefköpfe drucken, können Sie das mit jedem Drucker und an jedem Standort ausführen, und damit auf die neue Methode umstellen, wenn Ihnen Ihre vorgedruckten Papiervorräte ausgehen.

Andere Verwendung von Tray-Pull-Funktionen

Falls Sie für mehrere Kunden drucken und für jeden ein anderes Formular benötigen, kann auch dies ganz einfach mit dem Einsatz des VPSX-Filters erreicht werden. Einfachheitshalber sollten Sie den Namen des Kunden, für den Sie drucken, im Titelfeld der Druckausgabe eingeben. Dies ermöglicht dem Filter, diese zusätzlichen Informationen einfach abzurufen und das erforderliche Overlay auszuzwählen, z.B. indem es den Kundennamen mit der Eingabe im Titelfeld der Druckausgabe abgleicht.

Manchmal können auch spezielle Kodierungen erforderlich werden, damit unterschiedliches Papier für den Druckauftrag eingezogen werden kann (z.B. Geldtransferformulare). Auch dies geschieht ganz einfach über die „Tray-Pull“-Funktion, welche im Filter implementiert wurde. Das Gleiche gilt für Drucke, bei denen für die zweite und alle nachfolgenden Seiten einfacherweise nur die Footer-Information benötigt wird, um das Papier aus einem bestimmten Durckerfach zu ziehen.

Wie immer können Sie sich an unsere lokalen LRS Druckspezialisten wenden, falls Sie Hilfe bei der Umsetzung dieser oder anderer druckbezogener Themen benötigen. Unsere Mitarbeiter helfen Ihnen gerne dabei, die gewünschten Filter zu konstruieren oder die beste Lösung für Ihre Druckaufgaben zu ermitteln.