Archivierungssoftware: Mehr als nur Dokumente speichern

Was haben Al Capone, Richard Nixon und die inzwischen aufgelöste Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Arthur Andersen gemeinsam?

Dokumente. Genauer gesagt wurden alle drei durch das Versäumnis der Zugriffskontrolle auf sensible Dokumente und Unterlagen in ihrem Zuständigkeitsbereich ruiniert.

Fast jeder kennt die Geschichte von Capones Untergang, wie sie in dem Film "Die Unberührbaren" von 1987 erzählt wird. Nach jahrelangen Ermittlungen wegen Mordes, Gaunereien und anderer Verbrechen wurde Scarface schließlich verurteilt und nach Alcatraz geschickt, weil er einfach seine Steuern nicht bezahlt hatte. Der entscheidende Beweis? Zwei "verschlüsselte" Buchhaltungsbücher, die bedauerlicherweise für Al alle Beweise enthielten, die nötig waren, um seine Missetaten aufzudecken.

Ebenso wurde Richard Nixons Präsidentschaft durch die Veröffentlichung der Pentagon-Papiere gefährdet, was ihn dazu führte, den Verlust einer großen Datenmenge wichtiger Aufzeichnungen vorzutäuschen. Dies endete schließlich mit seinem Rücktritt aus dem Regierungsamt. Und im Fall von Arthur Andersen, der führenden Buchhaltungsfirma des berüchtigten Energiekonzerns Enron, stammten die kritischen Probleme mit Dokumenten nicht aus der Offenlegung zu vieler Informationen, sondern aus der Tatsache, dass die Kundenunterlagen nicht lange genug aufbewahrt wurden.

Na und?

Sie fragen sich vielleicht, was eines dieser Beispiele mit Ihrer Organisation zu tun hat. Tatsächlich haben sie ziemlich viel damit zu tun. Im Geschäftsalltag erstellen Organisationen Dokumente und andere Aufzeichnungen, die sowohl interne als auch externe Vorgänge in Erinnerung behalten. Formulare für die Aufnahme von Patienten, HR-Akten, Versanddokumente oder was auch immer. Die Möglichkeit zu kontrollieren wer Zugang zu solchen Unterlagen hat - sowie wo, in welcher Form und für wie lange - ist eine entscheidende Fähigkeit. Archivierungssoftware kann dabei helfen.

Dokumente und andere Aufzeichnungen enthalten häufig sensible Informationen über Ihr Kerngeschäft, wie die Identität Ihrer Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter und mehr. Mit anderen Worten, die Art von Informationen, die Ihre Wettbewerber in die Hände bekommen möchten. Um diese Informationen zu schützen, kann Archivierungssoftware "digital geborene" Aufzeichnungen (z. B. E-Mails und PDF-Versionen von Dokumenten) oder digitalisiertes elektronisches Material, das als Ergebnis eines Scanvorgangs erstellt wurde, sicher erfassen und in einem verschlüsselten Online-Repository speichern. Einmal an diesem sicheren Ort gespeichert, können alle Versuche, die Dateien anzuzeigen, zu drucken, weiterzuleiten, zu löschen oder anderweitig zu nutzen, protokolliert, kontrolliert und sogar verhindert werden, basierend auf den Zugriffsrechten eines bestimmten Benutzers. Selbst wenn Dokumente in die falschen Hände gelangen, haben Sie also Werkzeuge, die Ihnen helfen, die Quelle des Lecks zu lokalisieren.

Es gibt noch weitere Vorteile dieser Kontrollstufe. Wenn die Benutzer beispielsweise wissen, wo sie ein bestimmtes Dokument in elektronischer Form finden können, sind sie vielleicht weniger geneigt, eine gedruckte Version zu drucken. Dies gilt vor allem dann, wenn die Archivierungssoftware einen Browser-basierten Zugriff von einem mobilen Gerät aus unterstützt, da das Blättern durch die Seiten auf einem Tablett einfacher ist als das Mitführen eines Stapels gedruckter Berichte. Weniger Druck führt zu geringeren Druckkosten - ein willkommenes Ergebnis für jede Organisation.

Eine Zeit zum Sammeln, eine Zeit zum Wegwerfen...

Die Speicherung von Dokumenten in elektronischer Archivierungssoftware bietet eindeutig eine sicherere und kontrollierbarere Möglichkeit, Informationen zu bewahren. Aber genauso wichtig wie die Archivierung von Aufzeichnungen ist das Wissen wann und wie sie verantwortungsvoll vernichtet werden. Tatsächlich kann dies Ihr Unternehmen retten.

Im Jahr 2001 wurde das Energiehandelsunternehmen Enron von Aufsichtsbehörden untersucht, die fragwürdige Geschäftspraktiken untersuchten. Natürlich war eines der ersten Dinge, die die Strafverfolgungsbehörden wollten, die Sammlung und Analyse aller Geschäftsunterlagen, die sie in die Hände bekommen konnten. Die Buchhaltungsfirma von Enron, die renommierte Arthur-Andersen-Organisation, wies ihre Mitarbeiter plötzlich und streng an, "sicherzustellen, dass die Teammitglieder die Richtlinie zur Dokumentenaufbewahrung einhalten". Die implizierte Botschaft in dieser Reihenfolge führte zur raschen Vernichtung zahlreicher Papier- und elektronischer Dokumente, vermutlich um zu verhindern, dass sie in die Hände von Regierungsermittlern fallen.

Lektion gelernt

Jeder, der alt genug ist, um sich an den Zusammenbruch von Enron zu erinnern, weiß wie es dazu kam. Führungskräfte von Enron wurden angeklagt und einige kamen ins Gefängnis. Die Investoren verloren unzählige Millionen. Arthur Andersen, ein 1913 gegründetes Unternehmen, das zu den "Big Five" der globalen Wirtschaftsprüfungsgesellschaften gehört, wurde praktisch aus dem Geschäft gedrängt. Und was am wichtigsten ist: Die darauffolgenden Skandale führten zur Verabschiedung des Sarbanes-Oxley (SOX)-Gesetzes von 2002, das neue Anforderungen bezüglich der Speicherung, Vernichtung, Aufbewahrung und Prüfung von elektronischen Aufzeichnungen einführte. Ähnliche Gesetze sind in Kraft, um die Einhaltung der Vorschriften für das Gesundheitswesen, die Regierung und allgemeine Benutzerdaten zu gewährleisten. Solche Vorschriften wirken sich bis heute auf Unternehmen aus.

Eine Software zur Dokumentenarchivierung vereinfacht die Einhaltung solcher Vorschriften durch die Automatisierung unzähliger dokumentenbezogener Prozesse. Autorisierte Benutzer können schnell und einfach auf die Informationen zugreifen, die sie für ihre Arbeit benötigen und Unternehmen verfügen über einen vollständigen Prüfpfad, der das "Wer, was, wo, wann und wie" in Bezug auf die Verwendung von Dokumenten beschreibt. Regelbasierte Funktionen zur Dokumentenaufbewahrung stellen sicher, dass unnötige Dokumente automatisch gemäß den Vorgaben des Unternehmens und/oder der Regierung bereinigt werden.

Weniger Arbeit, bessere Sicherheit und geringere Anfälligkeit für rechtliche Schritte? Klingt für mich ziemlich wertvoll.

(Enthüllung: In den zehn Jahren vor dem Enron-Vorfall war der Autor bei der Schwesterorganisation von Arthur Andersen, Andersen Consulting LLP, die heute als Accenture bekannt ist, beschäftigt.)